医療材料の棚卸効率化｜現場負担を減らす改善アプローチと手順

医療材料の棚卸とは──目的と、なぜ負担が大きいのか

棚卸の3つの目的（在庫精度・コスト管理・安全確保）

棚卸とは、実際に棚や保管場所にある物品を数え、帳簿上の在庫記録と照合する作業です。医療現場における棚卸には、主に次の3つの目的があります。

① 在庫精度の維持
日常の入出庫が積み重なる中で、帳簿と実態の間にはズレが生じやすくなります。棚卸によって差異を検出し、記録を実態に合わせることで、「あるはずなのに手元にない」という事態を防ぎます。

② コストの可視化と最適化
期末の棚卸は財務・会計上の資産評価にも使われます。過剰在庫や使用期限切れによる廃棄ロスを数値として把握することで、定数や発注量の見直しにつなげられます。

③ 医療安全の確保
医療材料には使用期限・滅菌期限があるものが多く、期限切れ品の混入は医療安全上のリスクに直結します。棚卸は「期限管理の確認機会」としても機能します。

 医療材料ならではの難しさ 

一般的な棚卸と比べて、医療材料の棚卸が特に大変になりやすい理由が4つあります。

■ 品目数と多様性
消耗品・衛生材料・処置材料・高額医療材料（ステントや骨接合材など）が混在し、品目数が数百〜数千規模になることも珍しくありません。品目によって管理単位（パック・個）もバラバラなため、数え方のルールを統一するにもひと手間かかります。

■ 部署ごとの分散管理
病棟・外来・手術室・処置室がそれぞれ在庫を保有しており、全体を一度に集計しようとすると関係者の調整だけで時間を消費します。また担当者が部署ごとに異なり、記録精度にもばらつきが出やすい構造です。

■ 診療継続とのジレンマ
棚卸作業中も診療は止められません。業務の合間を縫って対応するか、業務終了後に残業として行うか、どちらにしても現場への負担が大きくなります。

■ 使用期限管理の加わる複雑さ
数量を数えるだけでなく、ロット・期限の確認が必要な品目も多く、単純な数量棚卸より作業時間が長くなります。

▶ 医療材料の在庫管理に関して：「医療材料の在庫管理｜課題と解決策の総合ガイド」

棚卸でよく起きる問題と、その根本原因

定数と実態がズレたまま放置されるスパイラル 

定数管理とは、各場所に置いておく在庫の基準量（定数）を設定し、その水準を維持するように補充する仕組みです。しかし、この定数が実際の消費量と合っていないケースが多くの現場で起きています。

たとえば、使用頻度が上がった処置材料の定数を更新しないままにすると、棚卸のたびに「定数5に対して実在庫2」という差異が繰り返し記録されます。差異が出るたびに記録と補充の手間が発生しますが、定数そのものを見直すフローがないと、この状態が何ヶ月も続きます。

「棚卸が大変」の相当部分は、定数と実態のズレを毎回補正することに費やされています。棚卸の効率化を考えるなら、定数の定期的な見直しをセットで設計することが前提になります。

棚卸データが次の発注・補充に活かされない

棚卸を終えた後、そのデータはどこへ行きますか。集計した結果が担当者のExcelファイルに保存されているだけで、次の発注量や補充のタイミングに反映されていないケースは珍しくありません。

棚卸データが発注・補充の判断に使われないと、「棚卸は棚卸、発注は発注」として別々に動いてしまいます。棚卸で過剰在庫が判明しても発注が減らず、欠品が記録されても定数が上がらない。このような状態では、棚卸の時間を費やしても在庫の最適化には近づきません。

「棚卸を効率化する」とは、作業時間を短くするだけでなく、棚卸結果を在庫管理のサイクルにつなげる仕組みを作ることが本来の目的です。

効率化の3ステップ──現状に合わせた段階的アプローチ

ステップ1｜現在の棚卸方式が自施設に合っているか確認する 

改善のまえに問うべきは、「今の棚卸のやり方が自施設の規模に合っているか」です。たとえば品目数が多い大規模病院で「月次全品目棚卸」を続けている場合、作業負担の大半は方式のミスマッチから来ている可能性があります。

棚卸方式の主な選択肢は3つです。

品目数が多く、月次全品目棚卸が現場負担になっている場合は、循環棚卸への移行だけで作業時間を大幅に削減できることがあります。

▶ 関連記事：棚卸方法の詳細と選び方[医療材料の在庫管理｜課題と解決策の…]

ステップ2｜現在の運用のまま改善できることをやり切る 

棚卸方式が自施設に合っていると確認できたら、次はコストをかけずに運用で改善できることを先にやり切ります。

この段階での改善は費用ゼロで始められる一方、アナログな検数作業であれば、記入ミスや転記ミスのリスクは残ります。またSTEP2までは既に現場でやり切っており、「現在の棚卸は非効率」との声が経営者層に上がっている場合もあります。現場へのヒアリングは欠かさないようにしましょう。

ステップ3｜運用改善が限界ならシステム導入を検討する

棚卸方式の見直しやフォーマット整備をやり切ってもなお、「品目数が多すぎて検数が追いつかない」「部署をまたいだ集計に時間がかかる」「欠品や過剰在庫が繰り返される」という状態が続くなら、システムの導入を検討するタイミングです。

■ バーコード・QRコードの活用
品目ごとにコードを貼付し、ハンディスキャナやスマートフォンで読み取ることで、手入力によるミスと照合の手間を削減できます。比較的低コストで導入でき、品目数が多い施設ほど効果が出やすい手段です。ただし、棚の前に行ってスキャンする作業は残るため、工数をゼロにはできません。

■ IoT重量センサーによる自動化
モノや保管ボックスの下にセンサーを設置し、重量変化から在庫残量をリアルタイムで把握する仕組み。人が数えなくても在庫数が常時記録されるため、棚卸作業量を大幅に削減できます。スマートマットクラウドでは、在庫が基準値を下回った際の自動発注・補充依頼まで一連の流れを自動化できます。施設規模や在庫品目数との擦り合わせが重要となります。

システム導入が向かないケース

IoTやシステム導入がすべての施設に適しているわけではありません。品目数が数十程度の小規模クリニックや、月に数回しか動かない高額医療材料の管理が中心の場合は、フォーマット整備とExcel・個別台帳管理で十分なことが多いです。システムのランニングコストと削減できる工数を比較したうえで判断しましょう。 

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棚卸を効率化した先に得られること──定数見直しと発注の自動化

棚卸結果を定数見直しに活かすサイクル

棚卸で差異が出たとき、「記録して終わり」になっていないでしょうか。差異が繰り返し出る品目は、定数そのものがずれているサインであるケースが大半です。

差異の原因は大きく3つに分けられます。①記録ミス（入出庫の記録漏れ）、②消費量の変化（使用頻度が増減している）、③廃棄ロス（期限切れや破損による廃棄が記録されていない）。このうち②であれば、定数を見直すタイミングです。

見直しのサイクルとして月次の棚卸結果をもとに四半期に一度は、定数の妥当性を確認するという運用が現実的です。全品目を毎月見直すのではなく、差異が大きい品目・消費変動が激しい品目を優先することで、負担を抑えつつ精度を上げられます。

▶関連記事：「医療材料の定数管理｜病院コスト削減の方法とIoT・RFID・SPD比較」

SPD連携・自動発注との接続

さらに一歩進めると、棚卸で把握した在庫の実態をSPD（Supply Processing & Distribution）や自動発注の仕組みと連動させることができます。在庫が設定した基準値を下回った時点で補充依頼や発注が自動で行われるようになれば、担当者が棚を確認して発注書を作成するという手作業がなくなります。

最初からすべてを整える必要はありません。ステップ1の「フォーマット標準化」から始め、棚卸の結果が発注や補充の判断に使われる状態を少しずつ作っていくことが、現実的かつ続けやすいアプローチです。

▶ 関連記事：「物品請求方式｜医療材料管理を効率化。煩雑な物品請求書作成…」

スマートマットクラウドによる医療材料の棚卸・在庫管理 

スマートマットクラウドは、IoT重量センサーを活用した在庫管理サービスです。棚や保管ボックスの下にセンサーを置くだけで、在庫の残量をリアルタイムで把握できます。担当者が棚の前に立って数える作業がなくなるため、棚卸にかかる時間と人手を大幅に削減できます。

医療材料の管理に特化した主な機能は以下となります。

▶ 関連記事：発注自動化の仕組み「医療材料の発注を自動化する方法｜SPD・IoT…」

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スマートマットクラウド導入事例｜IoT重量計管理で棚卸しは変わったか

棚卸・在庫管理の仕組みを変えることで、現場の負担がどう変わったか。実際の導入事例を2件紹介します。

医療

社会医療法人頌徳会 日野病院

課題：適正在庫が把握できず、欠品の不安から過剰発注が常態化。在庫が院内に点在し、何がどこにあるかわからない状態が続いていた

効果：在庫確認・発注・棚卸の時間削減。過剰在庫の解消と欠品リスクの排除を両立。スタッフが探し回るストレスがなくなり、労働環境が改善。人が辞めにくくなり採用コストの削減にも寄与しました。また「適正在庫数が10個なのに100個ないと不安」と欠品への恐れが過剰発注につながっていましたが、1,500台のスマートマットを段階的に導入し、在庫の見える化と自動発注により適正在庫の維持を実現。探す手間とストレスがなくなったことで、新人育成や働きやすさの改善に貢献しました。

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医療

レナトゥスクリニック

課題：看護師と専任担当者の両方で管理を試みたが人的ミスがなくならず、月1回の在庫総チェックがスタッフ全員の負担になっていた

効果：在庫管理にかかる時間が従来の1/3以下に短縮。雑務が減ったことでスタッフの定着にもよい影響が出ている

冷蔵保管が必要なボトックスの残量確認のために1日3回別フロアまで確認に行くなど、管理の手間が現場に蓄積していました。110台のスマートマットを導入し、冷蔵庫内を含む在庫をリモートで常時把握できる体制へ。「雑務に仕事を中断されるストレスがなくなった」と院長が語るほど、現場の負担感が変わりました。

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医療材料の管理に関するよくある質問

Q1. 棚卸を効率化するには、まず何から手をつければいいですか？ 

A.  最初の一手としては棚卸フォーマットの標準化が有効です。品目名・品番・管理単位・数量・使用期限を記録欄や保管場所のチェックリストを作ることで、担当者依存なく同じ精度で記録できる状態を作ります。ツールやシステムの導入より先に、「誰がやっても同じ手順で進められる仕組み」を整えることが、効率化の土台になります。 

Q2. 病院で棚卸をする目的は何ですか？ 

A.  ① 在庫精度の維持（帳簿と実態のズレを検出し、記録を正確な状態に保つ）、② コストの把握と最適化（廃棄ロスを数値で確認し、定数や発注量の見直す）、③ 医療安全の確保（使用期限・滅菌期限切れの品目混入の回避）の3つが主な目的です。単なる数量確認ではなく、安全な医療提供を支えるプロセスとして位置づけられています。 

Q3.  消耗品はどこまで棚卸の対象にすればいいですか？ 

A.  原則として施設内のすべての医療材料・消耗品が対象ですが、品目の単価・期限の有無・消費頻度の3つを軸に管理単位と頻度を分けるのが現実的です。定数管理品は差異確認を中心に、高額材料（インプラント・ステントなど）は1個単位の個別管理、日常的に使い切る低単価品は箱単位など粗く管理することで、工数を抑えながら精度を保てます。 

まとめ 

医療材料の棚卸が大変になる理由は、品目の多さや部署の分散という構造的な要因にあります。ただし、それ以上に改善を妨げているのは「棚卸をしても定数が変わらない」「データが次の発注に使われない」という運用上のループです。

効率化の手順を整理すると以下のようになります。

• フォーマットの標準化で、誰がやっても同じ精度で記録できる基盤を作る
• バーコード・QRコードの活用で、記録の省力化とミスの削減を図る
• IoT重量センサーの活用で、棚卸作業そのものを日常業務に溶け込ませる
• 棚卸データを定数見直し・自動発注につなげることで、在庫管理のサイクルを回す

どのステップから着手すべきかは施設の規模や体制により変わってきますが、「まず仕組みを整える」ことが共通した出発点です。現状の棚卸がどこで止まっているかを確認し、自施設に合った改善の一歩を踏み出してください。

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