医療材料の発注を自動化する方法｜SPD・IoT・バーコードの違いと選び方

 医療材料の自動発注とは何か 

手動発注と何が違うのか

手動発注では、担当者が定期的に棚を確認し、不足しているものをリストアップして発注書を作成します。つまり「人が在庫を見て判断し、人が発注を起こす」という流れ。

自動発注はこの流れを変える仕組みです。在庫量を常時把握するしくみ（センサー・バーコード読み取り・システム上の定数管理など）が、在庫の減少を検知し、設定したタイミングで発注処理を実行します。担当者が積極的に動かなくても、発注アクションが走る状態となるのが最大の違いです。

とはいえ、ひと口に「自動発注」といっても実際には自動化の度合いは、方式によって大きく異なります。方式は大別して3つあり、詳しい分類は後の章で解説します。

なぜ今、自動発注が求められているのか

手動発注が医療現場に引き起こす４つの問題

① 欠品リスク
目視確認による手動発注では、多忙な時期や引き継ぎの漏れがあると発注が遅れ、欠品につながります。処置中に材料が切れる事態は、医療安全上の問題になります。

② 過剰在庫とコストの増大
欠品を恐れるあまり、実際の使用量より多く発注する慣行に陥りやすくなります。結果として保管スペースを圧迫し、有効期限切れによる廃棄ロスも発生します。

③ 属人化による運用の不安定さ
「誰が何をどれくらい発注しているか」が担当者の頭の中にしかない状態が続くと、担当者交代や異動のたびに業務が止まるリスクが生まれます。

④ 発注ミスと照合作業の負担
手書きや口頭での発注は数量の誤りや品番の取り違えが起きやすく、納品後の照合にも時間がかかります。

看護師・医師の業務外負担を軽減するという視点

病棟では看護師が発注担当を兼務しているケースが少なくありません。2024年4月の医師の働き方改革施行を契機に、タスクシフト・タスクシェアの文脈でスタッフ全員の業務負荷が改めて精査されるようになりました。

発注業務の自動化は、医療従事者が本来業務に集中できる環境をつくるための施策としても意味があります。

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医療材料の自動発注：3つの主な方式と比較

① SPD型（定数管理＋外部委託）

SPD（Supply Processing Distribution）は、院内の医療材料の物流を専門業者が担う仕組みです。SPD業者が院内の各部署に定数を設定し、在庫が定数を下回ると補充が自動的に行われます。

▶関連記事：SPDの仕組みの詳細は［ 医療材料の定数管理｜SPD・RFID・IoT比較］

② IoT重量センサー型（SmartMatなど）

棚や保管場所に重量センサーを設置し、在庫の重量変化からリアルタイムで残量を把握します。在庫が設定した閾値を下回ると、自動で発注データが生成され、業者や院内担当者に通知・送信されます。

スタッフが「数える・記録する・発注する」という一連の作業から解放されるため、完全自動に近い運用が実現します。大規模なSPD導入が難しい中小規模の病院やクリニックでも導入しやすい点が特徴です。

③ バーコード読み取り型

スタッフがハンディ端末で商品コードを読み取ると、在庫データが更新され、設定した発注点に達した時点で発注書が自動生成されます。読み取り操作そのものは人が行うため「半自動」に分類されますが、発注書の作成・集計の手間は大幅に省けます。初期投資を抑えつつ、ペーパーレス化から始めたい施設に向いています。

方式の選び方：施設規模・品目数・予算別の判断軸

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自動発注の導入で得られる効果

欠品・過剰在庫の削減

在庫量をリアルタイムで把握し、設定した発注点で確実に発注が走るため、「気づいたら在庫がなかった」という事態が起きにくくなります。同時に、使用実績に基づいた発注点を設定することで、「念のため多めに頼む」という慣行も抑制されます。有効期限切れによる廃棄ロスの削減にもつながります。

担当者の負担軽減と属人化の解消

発注業務が「誰でも回せる仕組み」になることで、担当者不在時のリスクが大幅に下がります。特に人手不足が常態化している医療現場では、属人的な業務を仕組みに置き換えることは継続的な課題への対応策になります。担当者交代・異動時の引き継ぎコストも減らせます。

見落とされがちな注意点と向かないケース

導入後の運用設計がないと形骸化する

システムを導入しただけでは、現場で定着しないことがあります。
特に「誰が定数・発注点を見直す担当か」「例外品（緊急発注・特殊材料）はどう扱うか」といったルールを決めておかないと、時間が経つにつれて手動発注との混在が起き、管理が煩雑になります。 

向かない・注意すべきケース

▶ 関連記事：自動発注の前提である「物品請求方式」の仕組みとは

自動発注の導入ステップ 

Step1：発注フローの現状と課題を整理

まず「現在の発注業務がどのように行われているか」を棚卸しします。管理品目数・発注頻度・担当者・発注先・課題（欠品頻度・過剰在庫の状況など）を把握することで、どの方式が合うかの判断材料が揃います。

Step2：方式・ツールの選定

Step1で整理した情報をもとに、施設規模・品目数・IT体制・予算を照らし合わせて方式を絞ります。複数のベンダーへのヒアリングを通じて、導入後のサポート体制も確認してください。

Step3：定数・発注点の設定と試験運用

方式が決まったら、品目ごとの定数と発注点を設定します。最初から全品目を対象にするのではなく、消費量の安定した品目・使用頻度の高い品目に絞って試験運用を行い、設定値の精度を上げてから対象を広げていく進め方が安全です。

Step4：スタッフへの周知と定期見直し

自動発注が正しく機能するには、現場スタッフが「この棚はセンサーで管理されている」「手動で別の場所に移動させない」「例外発注の場合はこう対応する」といったルールを理解していることが前提です。

導入時の説明会と運用マニュアルの整備に加え、3〜6ヶ月に一度の定数見直しを定期業務として組み込むことが推奨されます。

よくある質問（FAQ） 

 Q1.  医療材料の自動発注に対応したシステムには何がありますか？ 

A. IoT重量センサー型ではSmartMatクラウドが代表的な選択肢です。SPD型では鴻池メディカル・ニプロなど専門業者が複数存在します。クラウド型のSPDシステムとしてはJoyPla・Medyus2なども知られています^※。

施設の規模や品目数、既存システムとの連携要件によって選択肢は変わるため、複数に問い合わせて比較することを勧めます。

 Q2. 自動発注と手動発注の違いは何ですか？ 

A. 手動発注は、在庫検数から発注まで一連の作業を人が行う方式です。自動発注は、在庫量をシステムやセンサーが常時把握し、設定した発注点を下回ると自動で発注処理が実行される方式です。

最大の違いは「人が動かなくても発注が走るかどうか」。手動発注は担当者の不在や多忙が発注漏れに直結しますが、自動発注はその属人的なリスクを構造的に解消できます。 

 Q3. 自動発注と定数管理はどう違いますか？ 

A. 定数管理は「この棚にはこの品目を常時○個置く」というルールを決める管理手法です。自動発注は、そのルールに基づいて「在庫が基準を下回ったときに発注を自動実行する」仕組み。

定数管理というルールと、自動発注という実行機能はセットで機能させることは、省人化や業務効率化により有効だとされています。 

※本記事に記載の製品・サービスは2026年6月時点の情報を引用。最新は公式情報を確認してください。 

スマートマットクラウドによる医療材料の自動発注 

スマートマットクラウドは、重量センサー内蔵のマット（スマートマット）を棚や収納スペースに設置することで、医療材料の在庫量をリアルタイムで計測するサービスです。

在庫が設定した閾値を下回ると、自動で発注データが生成・送信。「数える・記録する・発注書を作成する」という作業を人が行う必要がなく、発注業務をほぼ完全に自動化します。

メール・FAXでの自動発注に加え、医薬品やディスポーザブル製品の受発注に広く使われている標準商品コード「メディコード」を使ったAPI連携により、貴院で現在お取引のある主要ディーラーへの自動発注が可能となっています。

医療現場での主な活用シーン 

導入によって変わること

スマートマットクラウドを導入した医療施設では、在庫確認・発注作業にかかる時間の削減、欠品件数の低下、担当者の業務負荷軽減といった効果が報告されています。また、蓄積された在庫・発注データをもとに、定数の見直しをデータドリブンで行えるようになる点も現場から評価されています。

歯科・整形外科・総合病院など、施設規模や診療科を問わず導入実績があります。詳細は以下よりご確認ください。

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在庫確認・発注業務が医療スタッフの負担になっていませんか。IoTで発注を自動化し、残業削減・欠品防止・離職リスク低減を実現。歯科・整形外科・総合病院の導入事例と具体的な効果をまとめた資料です。

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医療材料の管理に関するよくある質問

Q1.電子カルテや医事コンとの連携は可能ですか？

A. はい、多くのシステムでCSV連携やAPI連携が可能です。使用実績データを医事コンピューターに連携することで、医事請求漏れを防ぎ、収益改善にも繋がります。導入前にベンダーへ連携可否を確認することをお勧めします。

Q2. 定数の計算式（適正在庫の決め方）は？

A. 基本は「（1日の平均消費量 × 納品リードタイム）+ 安全在庫」で算出します。スマートマットクラウドのように、日々の消費データが自動で蓄積・可視化され、システムが推奨する定数値をAIが学習し提案してくれる機能を持つシステムもあります。

Q3. 導入コストはどれくらいかかりますか？

A. スマートマットクラウドは月額サブスクリプション形式（要見積もり）、RFIDは初期投資に加え、1枚数十円からのタグ代がランニングコストとして発生するのが一般的です。

スマートマットクラウド導入事例｜自動発注で現場はどう変わったか

実際にスマートマットクラウドを導入し、定数管理の課題を解決した病院の事例を紹介します。

採用難と新人育成の壁を打破！1,500台のスマートマットで働きやすい病院づくりを実現（社会医療法人頌徳会 日野病院様）

適正在庫が把握できず、欠品への不安から過剰発注が常態化していた日野病院。スマートマットクラウドを約1,500台導入し、在庫の見える化と自動発注を実現しました。在庫確認・発注・棚卸しの工数削減に加え、スタッフの業務負担が軽減されたことで働きやすさが向上。採用コストの削減にも貢献しています。

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院内在庫の発注自動化と発注一元化を実現（MI総合歯科クリニック様）

将来の人手不足を見据えた採用戦略の一環として、スタッフが働きやすい環境づくりを目的にDX化を推進しました。紙の発注ノートから脱却し、自動発注やワンクリック注文、入庫管理までをスマートマットクラウドで一元化した結果、業務効率が飛躍的に向上。欠品ゼロと残業時間の削減を同時に実現しました。

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▼在庫の欠品不安や発注混乱を減らした病院DX（医療法人慶睦会 千手堂病院）

週2〜3回の定数チェックに人手と時間が吸い取られ、数える在庫管理が現場の重荷になっていました。スマートマットクラウド導入後は、在庫確認・発注の省人化で現場負担を一気に軽減。精神的不安やプレッシャーも削減し、勘と経験から、仕組みと数字で回る在庫管理へと変わりました。

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