在庫管理術
物品請求方式｜医療材料管理を効率化。煩雑な物品請求書作成を省略する方法とは
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今すぐ無料ダウンロードこの記事では、物品請求方式のメリットと運用上の課題を整理し、医療現場の最適な在庫管理改善策を紹介します。
物品請求方式とは？
病院で行われる物品請求方式とは、決められたタイミングで使用した医薬品や医療材料の数を数えて物品供給の担当者に物品請求書を提出し、補充を依頼する方式のことをいいます。
病院では医療に必要な物品を部門ごとに、保管する数、「定数」を決めて揃えておく定数管理が基本になっています。定数管理を採用することで、現在の在庫量から使用した数、つまり物品の消費量を簡単に把握することができます。
定数管理と不足している数を補充する物品請求方式を併用することで、在庫切れを回避しつつ、過剰在庫にならない数を部署ごとに揃えておくことが可能になります。
病院の物品請求の流れ
病院で行われている物品請求の方法を確認しておきましょう。
●物品請求の手順
- 決められたタイミングで、部署内で保管している物品の残数を確認する
- 「定数ー残数」で使用した数量を把握する
- 物品請求書を作成し、供給部署に提出する
- 物品請求伝票に決済をもらう
- 物品が供給されたら、古い材料を手前に引き出し新しい材料を奥に保管する
物品請求書の書き方
物品の補充が必要な時に、供給部署に提出する書類を物品請求書と呼びます。
物品請求書の書き方は、病院ごとに異なり、フォーマットが決められていることがほとんどです。
物品請求書では、基本的には、以下のような項目が網羅されています。
- 部署名
- 日付
- 請求者
- 品名
- 規格・型番
- 数量
- 受領印
項目のうち特に注意が必要なのは、「規格・型番」です。
医療材料は、類似品や後継製品が多いため、物品を特定できる製品番号・サイズ・色を正確に記入する必要があります。製品番号がある場合は記載した方が間違いがありません。
物品請求カード
物品請求には、今ある在庫を把握する残数確認作業が伴います。
短時間で物品補充依頼ができるよう、物品請求カードというものを使用している病院・クリニックがあります。
物品請求カードとは、自動車製造のトヨタで行われているかんばん方式をもとにした方法です。
物品にあらかじめカードやシール（物品請求カード・SPDシールともいう）を取り付けておき、使用時にはずして回収ボックスに入れる、という方法です。
残数のチェックや手書きで物品請求書を作成しなくても補充依頼ができる点が、物品請求カードを使う大きなメリットです。
一方で、現場の全員でミスなく正確にカードを取り扱わないと正しい運用ができない、物品請求カードやSPDシールが紛失することがある、というデメリットがあります。
物品請求方式の課題
物品請求方式そのものにも課題があります。元々は、定数管理と物品請求方式は、医療現場にかかっている物品管理の負担を軽減するために始まりました。
しかし年々医薬品、医療材料ともに種類が増え、管理にかかる時間も増加傾向にあります。
あらためて、物品請求方式における課題をまとめてみました。
- 医師・看護師・助手医療スタッフが、残数確認や物品請求書作成に時間を取られている
- 一時的に多く物品が消費されることがあり、治療に必要な物品の在庫切れが完全に防ぎきれない
- 医薬品や材料を切らさないことを目的とした手法であるため、動きがない材料がストックされ続け、不動在庫・停滞在庫が発生しやすい
- 院内の物品請求の方法（物品ごとの定数、請求タイミング、物品請求伝票の書き方や物品請求カードの取扱い等）を人の異動があるごとに教育コストがかかっている
医療従事者を物品請求の手間から解放するIoTシステム
スマートマットクラウドは重さで在庫を検知する仕組みの在庫管理システムです。
重さを定期的に計測し、あらかじめ設定しておいた値を下回ったら、メールアラートや自動発注できる仕組みです。在庫数の変動はクラウド上に自動保存されますので、在庫数の確認は管理画面上で完了。手書きで物品請求書を作成する必要がなくなります。
- 物品管理・発注の効率化
- 本業の医療に専念
- 物品管理の教育や採用コスト削減
- 欠品防止による医療の質の向上
- 医療スタッフにかかる作業負担軽減
病院・クリニック様に以上のような効果を実感していただけます。
スマートマットクラウドで在庫管理を自動化
IoT重量センサーを活用したスマートマットクラウドで、医療材料の管理を自動化しませんか。専用マットに管理対象を置くだけで設置が完了し、センサーが在庫量をリアルタイムで検知。クラウド上で残量を可視化し、設定した発注点を下回ると自動で発注します。
- 棚卸や在庫点検の手間を大幅に削減
- 欠品防止と過剰在庫抑制を同時に実現
- 新人でも迷わないシンプル運用
手作業主体だった物品請求プロセスを短期間でDX化し、スタッフが本来の患者ケアへ集中できる環境が整います。
さまざまな自動発注に対応
「スマートマットクラウド」は、メール・FAXに加え、医薬品やディスポーザブル製品の受発注などに広く使われている標準商品コード「メディコード」を使ったAPI連携により、貴院で現在お取引のある主要ディーラーに対し自動で発注を行うことができます。
スマートマットは、サイズ展開豊富でさまざまな場所にレトロフィット
- 倉庫室のラック上
- 診療エリア備え付けの棚の中
- 引き出しの中
- 冷蔵庫・冷凍庫内
貴院のスペースや作業導線、管理物品の使用条件に合わせた設置が可能です。
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物品請求方式でよくある質問（FAQ）
Q1. 物品請求方式と定数管理はどう違うのですか？
A. 定数管理は「部署ごとに保管しておく物品の数（定数）を決める仕組み」、物品請求方式は「定数と残数の差から使用量を割り出し、請求書を出して補充してもらう運用」です。記事で解説している通り、両者は対（セット）で機能する仕組みであり、定数管理だけでは補充の手続きは発生しません。
Q2. 物品請求書には何を書けばよいか？テンプレートはありますか？
A. 病院ごとにフォーマットは異なりますが、共通して必要なのは部署名・日付・請求者・品名・規格型番・数量・受領印の7項目です。
特に「規格・型番」は類似品や後継品との取り違えを防ぐため、製品番号まで正確に記載することが重要、という記事の指摘を踏まえた回答にできます。
Q3. 物品請求カード（SPDカード）を紛失した場合はどうすればよいですか？
A. 物品請求カードやSPDシールを紛失した場合、まずはその物品の現在の残数を目視で数え直し、正規の請求ルートとは別に手書きなどの臨時請求で補充依頼を出すのが基本的な対応です。あわせて、同じ物品のカードを再発行し、次回以降の請求サイクルに支障が出ないようにする必要があります。
ただし、紛失に気づかずに次の請求タイミングを迎えると、本来請求すべき数量が把握できず、欠品や過剰請求につながるリスクがあります。定期的な棚卸でカードと実在庫数の突合を行うことは欠かせません。
Q4. 物品請求業務を自動化・効率化する方法はありますか？
A. 物品請求業務の効率化には、バーコード・QRコードによる在庫管理とRFIDタグによる在庫管理、重量IoTセンサーによる在庫管理が挙げられます。バーコード・QRコードは使用時にスキャンして消費数を記録する方式で、比較的低コストで始められる一方、スキャン作業自体は現場に残ります。RFIDタグは複数の物品をまとめて非接触で読み取れるメリットがありますが、タグの回収や貼付け業務・コストが課題となりえます。
これに対して重量IoTセンサーは、物品を置くだけで重さの変化から消費数を自動検知するため、スキャンや読み取り作業自体が不要になる点が特徴です。
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