在庫管理術

物品請求方式|医療材料管理を効率化。煩雑な物品請求書作成を省略する方法とは

物品請求方式

物品請求方式とは?

病院で行われる物品請求方式とは、

・決められたタイミングで使用した医薬品や医療材料の数を数える

・物品供給の担当者に物品請求書を提出し、補充を依頼する

方式のことをいいます。


病院では医療に必要な物品を部門ごとに、保管する数(定数)をきめて、揃えておく定数管理が基本になっています。


定数管理を採用することで、現在の在庫量から使用した数(=物品の消費量)を簡単に把握することができます。

定数管理と物品請求方式


定数管理と不足している数を補充する物品請求方式を併用することで、在庫切れを回避しつつ、過剰在庫にならない数を部署ごとに揃えておくことが可能になります。

病院の物品請求の流れ

病院で行われている物品請求の方法を確認しておきましょう。

●物品請求の手順

  1. 決められたタイミングで、部署内で保管している物品の残数を確認する
  2. 「定数ー残数」で使用した数量を把握する
  3. 物品請求書を作成し、供給部署に提出する
  4. 物品請求伝票に決済をもらう
  5. 物品が供給されたら、古い材料を手前に引き出し新しい材料を奥に保管する

物品請求の流れ

物品請求書の書き方

物品の補充が必要な時に、供給部署に提出する書類を物品請求書と呼びます。
物品請求書の書き方は、病院ごとに異なり、フォーマットが決められていることがほとんどです。
物品請求書では、基本的には、以下のような項目が網羅されています。

物品請求書の書き方

  • 部署名
  • 日付
  • 請求者
  • 品名
  • 規格・型番
  • 数量
  • 受領印

項目のうち特に注意が必要なのは、「規格・型番」です。

医療材料は、類似品や後継製品が多いため、物品を特定できる製品番号・サイズ・色を正確に記入する必要があります。製品番号がある場合は記載した方が間違いがありません。

物品請求カード

物品請求には、今ある在庫を把握する残数確認作業が伴います。
短時間で物品補充依頼ができるよう、物品請求カードというものを使用している病院・クリニックがあります。

物品請求カードとは、自動車製造のトヨタで行われているかんばん方式をもとにした方法です。
物品にあらかじめカードやシール(物品請求カード・SPDシールともいう)を取り付けておき、使用時にはずして回収ボックスに入れる、という方法です。

物品請求カードの仕組み

残数のチェックや手書きで物品請求書を作成しなくても補充依頼ができるが、物品請求カードを使う大きなメリットです。

一方で、現場の全員でミスなく正確にカードを取り扱わないと正しい運用ができない、物品請求カードやSPDシールが紛失することがある、というデメリットがあります。

物品請求方式の課題

物品請求方式そのものにも課題があります。元々は、定数管理と物品請求方式は、医療現場にかかっている物品管理の負担を軽減するために始まりました。
しかし年々医薬品、医療材料ともに種類が増え管理にかかる時間も増加傾向にあります。
あらためて、物品請求方式における課題をまとめてみました。

物品請求方式の課題

  • 医師・看護師・助手医療スタッフが、残数確認や物品請求書作成に時間を取られている
  • 一時的に多く物品が消費されることがあり、治療に必要な物品の在庫切れが完全に防ぎきれない
  • 医薬品や材料を切らさないことを目的とした手法であるため、動きがない材料がストックされ続け不動在庫・停滞在庫が発生しやすい
  • 院内の物品請求の方法(物品ごとに決められた定数請求タイミング物品請求伝票の書き方物品請求カードの取扱い)を人の異動があるごとに教える教育コストがかかっている

 

医療従事者を物品請求の手間から解放するIoTシステム

スマートマットクラウド重さで在庫を検知する仕組みの在庫管理システムです。
重さを定期的に計測し、あらかじめ設定しておいた値を下回ったら、メールアラートや自動発注できる仕組みです。在庫数の変動はクラウド上に自動保存されますので、在庫数の確認は管理画面上で完了。手書きで物品請求書を作成する必要がなくなります

スマートマットクラウド を使った病院の在庫管理

  • 物品管理・発注効率化
  • 本業の医療に専念
  • 物品管理の教育や採用コスト削減
  • 欠品防止による医療の質の向上
  • 医療スタッフにかかる作業負担軽減

病院・クリニック様に以上のような効果を実感していただけます。

スマートマットクラウドで在庫管理を自動化

Pharmarket(ファルマーケット)のスマートマットクラウド

現場のあらゆるモノをIoTで見える化し、発注を自動化するDXソリューション「スマートマットクラウド」を使えば、貴院でも簡単に自動化が可能です。

スマートマットの上に管理したいモノを載せるだけで設置が完了。あとはマットが自動でモノの在庫を検知、クラウド上でデータを管理し、適切なタイミングで自動発注してくれます。

さまざまな自動発注に対応

「スマートマットクラウド」は、メール・FAXに加え、医薬品やディスポーザブル製品の受発注などに広く使われている標準商品コード「メディコード」を使ったAPI連携により、貴院で現在お取引のある主要ディーラーに対し自動で発注を行うことができます。

スマートマットのサイズは、A5サイズ〜A3サイズまで

  • 倉庫室のラック上

  • 診療エリア備え付けの棚の中

  • 引き出しの中

貴院のスペースや使用状況、導線に合わせた設置が可能です。

医療材料管理を効率化!スマートマットクラウド導入事例

スマートマットクラウドは、現在多くの医療機関に導入いただいています。導入をきっかけに医療材料管理を自動化した事例をご紹介します。

▼在庫管理業務の軽減(医療法人佑諒会千里中央花ふさ皮ふ科

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大阪の豊中市にある皮膚科クリニック様の事例。1日に動く物品の数が増えてきたのをきっかけに導入。スタッフにかかっていた在庫管理の負担を軽減本業の看護業務に専念できるように。

 

▼在庫管理にかかる人件費と採用コスト削減(なないろガーデン歯科クリニック様

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千葉県松戸市にある歯科クリニック様の事例。スマートマットの導入で、在庫切れの解消だけでなく在庫管理にかかる人件費の削減採用コストの削減効果があった。

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