在庫管理術

医療材料の定数管理|病院経費削減を進める医療材料の物品管理の方法とは

医療材料の定数管理

医療材料

医療行為の提供に不可欠な医療材料

病院、クリニックでは、医療材料の購入や管理にかかるコスト削減が課題となってます。ここでは医療材料のコスト削減の仕方、過剰在庫を予防するのに効果的な物品管理の手法「定数管理」について解説。また医療材料管理に最適な在庫管理IoTシステムを紹介します。

医療材料とは

医療材料とは医療行為を提供するのに必要となる医療機器、器具、医薬品の総称です。病院やクリニックでは、患者の治療を安全に行うために、膨大な点数の医療材料を管理しています。

医療材料とは

 

医療材料の種類

医療材料は、薬事法上以下の通りに分類されます。

  • 医薬品
  • 医薬部外品
  • 医療機器
  • 薬事法上の位置付けがないもの

また医療材料の中には、保険請求が可能なものがあります。
特定保険医療材料は、価格が決められており、手技料や薬剤料とは別に個々に保険請求できる物品です。

つまり保険請求業務が関わるため、病院では医療材料を「いつ、誰に対して、いくつ」使ったかを正確に把握し、記録する必要があります。

高額かつ、保険請求が必要な特定医療材料を多く消費する手術室、内視鏡室、血管造影室(心臓カテーテル室)では、特に医療材料の消費記録を漏らさずつける必要があり、医療の現場スタッフにとって、治療の合間に行う医療材料の管理は大きな負担となっています。

医療材料と衛生材料

医療材料と似ている言葉に、「衛生材料」があります。
衛生材料とは、医療や介護で使用される資材のこと。具体的にはガーゼ・脱脂綿・テープ・綿棒・包帯・マスク・グローブなどを指します。

衛生材料は清潔であることが求められるため、使い捨てで使用されるものがほとんどです。ディスポーザブル品は一般的に保管量が多くなります。保管スペースに制限がある病院クリニックでは、切らさず保管スペースに収納できる範囲で発注を出すため、こまめに残数チェックを行なう必要があります。

医療材料と衛生材料の違い

医療材料のコスト

医療材料コストが病院経営に与える影響

病院の経営改善で課題となるのは以下の2点です。

  • 医薬品のコスト
  • 医薬品以外の医療材料のコスト

医薬品にかかるコストは病院の支出全体の約15%。医療材料にかかるコストは、医薬品費を除くと全体の約10%。数字から見ても、いかに医療材料の在庫コントロールが病院経営にとって重要であるかが分かります。

病院経営における材料費の影響

医療材料のコスト削減の難しさ

医療材料のコスト削減は、医薬品よりも難しいという声をよく耳にします。
医薬品の管理は、薬剤師が発注から使用まで一貫しておこないます。
一方、医療材料は、発注は事務スタッフ、在庫管理は助手、使用するのは医師や看護師、と関係する職員が異なる傾向があります。そのため、医薬品よりも院内で必要な情報が分散しやすいという背景があります。

また医療材料は、品目数が多く製品の切り替えサイクルも早いという特徴があります。毎年医療材料は全体のアイテムが20〜30%が入れ替わります。そのせいで医療材料について情報収拾は難しく、物品管理のベースとなる医療材料マスタのメンテナンスも非常に手がかかります。
また医療材料は値段と機能が比例の関係にあり、コストのみを気にして材料決定をすることが難しいという側面もあります。

医療材料のコスト削減対策

医療材料のコスト削減方法

ベンチマーク分析

ベンチマーク分析とは、医療材料ごとに購入単価や購入量を比較する分析です。ベンチマーク分析を行うことで自院で購入している医療材料の価格が市場の中でどのようなポジションにあり、適正かどうか判断できるようになります。他の医療材料のシェア率や価格を知ることで、課題のある医療材料を切り替えを検討することも可能になります。

共同購入の検討

他の病院やクリニックと提携し、医療材料を共同購入をする方法があります。仕入れる量が多く、購入回数をまとめるほど、医療材料のディスカウント率は大きくなります。

適切な物品管理

基本となるのは、適切な医療材料の物品管理です。発注・在庫管理・棚卸の管理を正確におこなうことが院内の医療材料の適正在庫維持に欠かせません。

医療材料の物品管理

医療材料の定数管理

医療材料の物品管理の基本は定数管理です。

医療材料の定数管理
定数管理とは、使用する物品ごとに保管する数を決め、使用したらその数から不足した分量を補充する管理方法のことをいいます。
定数管理を円滑におこなうため、管理する物品にバーコードを印刷したカードを取り付け、使用するときに外し、回収して集計、発注という方法をとっている病院が多くあります。

定数管理のメリット

医療材料の定数管理を行うメリットは次の3つです。

  • 欠品防止
  • 期限切れによる廃棄防止
  • 過剰在庫防止

定数管理の課題

定数管理は誰でも医療材料の管理が行いやすい仕組みではありますが、次のような課題もあります。

定数が形骸化しやすい

一度配置する定数を決めてしまうと、その後、数値が見直されることが少ない傾向がある。

定数が多くなりがち

定数を決定する際、品切れを回避するため、必要数より多めに定数を決める傾向がある。

定期的に在庫確認をする必要がある

バーコードなど読み取りツールを使っても、結果として医療スタッフに物品管理の手間がかかってしまう。
 

医療材料の物品請求方式

医療材料を管理するもう1つの基本が物品請求方式です。

物品請求方式とは、定期的に使用した医薬品や医療材料の数を集計。使用した数=で物品請求書を提出し、補充を依頼する方式のことをいいます。

治療最優先で動くことを求められる病院では、最小限の手間で在庫切れを回避しつつ、過剰在庫にならない数を発注できるため、定数管理と物品請求方式を併用しています。

しかし、定期的にいまある在庫を数えて、物品請求書を作成すること自体が医療スタッフにとっては大きな負担になっています。

医療材料の定数管理課題を解決するIoT「スマートマットクラウド」

スマートマットクラウドのイメージ

そうした医療材料管理の課題を解決するIoTツール、スマートマットクラウドを紹介します。
配置された物品が実際にいくつあるのか、自動的に計測できる在庫管理システムです。
在庫数の確認だけでなく、在庫が少なくなったら発注できる自動発注機能も搭載されています。

スマートマットクラウドは、医薬品標準コード「メディコード」とのデータ連携が可能
また、クラウド上に在庫変動データが自動で蓄積されるため、どれくらいの量の材料を使用しているかを見える化。実際の消費量は、定数の見直しの材料として活用できます。

病院・クリニックでの多数の導入実績があります。

▼医療材料管理の事例(医療法人一成舎GOGO歯科クリニック様

GOGO歯科クリニック様事例

歯科クリニックに点在する医療材料を一元管理。スタッフによる在庫管理にかかる時間を大幅に削減。管理画面を材料の定数や発注点を教える新人研修に活用している。

 

在庫管理ツール「スマートマットクラウド」の特徴

スマートマットクラウドは、株式会社スマートショッピングが運用するIoT機器スマートマットを利用した在庫管理・発注自動化サービスです。

今までありそうでなかったスマートマットが重さで在庫を検知するというシンプルな仕組みを利用して、残量/残数をスマートマットクラウドに保存。

タグやバーコードの貼り付け・読み取りなどの作業負担もなく、管理画面から実在庫の自動記録、確認ができます。

また、現場への導入に向けては、専門のカスタマー・サクセス担当が、お客様を厚くサポートします。

オフィスのコピー用紙、倉庫や工場の小さなネジ類、 冷蔵庫の見えない食材、遠方のお客様先に設置した自社製品など、業種・品目を問わず幅広い場面に対応。CSVやAPIを利用し、生産・在庫管理・購買システムとの連携も可能です。

スマートマットクラウドの主な機能と特徴は以下の通りです。

機能 スマートマットクラウド
計測最大重量 A3サイズ:100kgまで/A4サイズ:30kgまで/A5サイズ:5kgまで
マルチマット 複数台による計測可
在庫管理 可能
棚卸 可能
接続方法 Wi-Fiで接続
海外での利用 可能な地域あり
冷凍室での利用 可能
発注方法 メール、FAX、インフォマート、メディコード
発注方式 不定期定量発注と定期不定量発注の2種類
在庫量の遠隔監視 可能
アラート機能 在庫が少なくなったタイミングでのメール通知

※2022年1月現在の情報です。

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