在庫管理術

物品管理|在庫管理との違いは?物品管理を効率化する方法とは

物品管理

物品管理とは

物品管理とは、社内業務で使用する必要な消耗品や備品、機材を管理することをいいます。

物品管理とは

具体的に以下のポイントを把握するために行います。

  • 所在:機材や備品など共同で使っているものを、誰が持ち出し、どこにあるのかを管理する
  • 数量:事業に支障がない数を確保し保管する(品切れや過剰在庫になっていないか)
  • 状態:使用期限が守られているか、洗浄・点検がされているかチェックする
  • 資産状況:固定資産の対象となる機材は、減価償却や会計処理上必要な情報をまとめておく
 
 ※一年以上保有する有形の資産
 
この記事では、物品管理とは何か、病院でおこなわれる物品管理業務の目的と、物品管理を効率化するシステムを紹介します。

物品管理と在庫管理の違い

物品管理とよく似た用語に、「在庫管理」があります。
物品管理と在庫管理の違いは、管理するものの違いです。

  • 物品:事業で使用する備品、消耗品、機材
  • 在庫:顧客に提供する商品や製品

企業の在庫管理と病院の物品管理

医療現場で行なわれる物品管理業務では、医療材料や消耗品の数量確認や発注の比重が大きく、一般企業の在庫管理業務と共通部分が非常に多いのが特徴です。

多くの病院が抱えている

  • 発注もれで診察に必要な資材が欠品
  • 在庫切れを避けるために多めに発注をかけ過剰在庫
  • 人手不足なのに管理に時間がかかり現場に負担

といった課題も企業の在庫管理の課題と共通しています。

病院の物品管理の目的

院内で使用している備品、消耗品、機材の点数は多く、全てを適切に管理するのは大変です。物品管理の目的を理解し、業務を進めていく必要があります。

物品管理の目的

  1. コスト削減:重複発注や期限切れによる廃棄ロスを防ぐ
  2. 業務効率化:必要なものを探したり、品切れで業務が停滞する時間の無駄を省く
  3. セキュリティ対策:盗難や横領等の不正が発見されやすく起こりにくい環境を作る
  4. 保険請求もれの防止:医薬品の消費実績を記録して保険の請求もれを防ぐ

病院の物品管理の方法

物品管理は病院経営上大切な業務です。

膨大な点数の点数を数えて記録したり、品切れにならないようタイミングをみて発注をしたり、手作業で行うと非常に時間と手間がかかる上、単調でミスが出やすい仕事でもあります。

患者の治療やケアに重点を置きたい病院やクリニックでは、医療物品管理の効率化のため、次のようなシステムを導入しています。

  • 物品管理システム:物品の情報を管理するシステム
  • 在庫管理システム
  • SPD(院内物流管理システム):院内の物流管理を代行するシステム。院内SPD(中央材料室)と院外SPDがある

 物品管理を効率化するシステムの比較

 

病院の規模や、スタッフ構成によって、必要な機能が異なります。システムの選び方ですが

  • 導入・運用のコスト
  • 必要な機能が備わっているか
  • 実際に使用するスタッフが使いこなせるか

を総合的に判断して、自院にマッチするシステムを選びましょう。

医療現場の物品管理を楽に!!スマートマットクラウド

棚卸ロスを予防するIOT

スマートマットクラウドは現在、病院、歯科医院で導入実績を伸ばしている在庫管理システムです。

「医療材料の種類が多すぎて管理しきれない」
「人の手で在庫を数えて、物品管理表はノートに手書き。集計が大変」
「SPD業者の見積もりをとったけれど、予算に合わなかった」、
「物品が入荷するたびにバーコード(ICタグ)を読み取る作業が手間になっている」
そんな事例を数多く解決してきました。

●皮膚科での物品管理(医療法人佑諒会 千里中央花ふさ皮ふ科様

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クリニック内の倉庫で注射針やグローブ等をスマートマットで管理。在庫量の適正化と管理担当者の負担の軽減に役立っている

 

●歯科医院での物品管理(阿南歯科医院様

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医療用の消耗品、歯科材料、院内販売商品をスマートマットで管理。経営者担当者双方の負担を軽減



スマートマットクラウドなら、医療材料からコピー用紙や文具などの備品、マスクや消毒液といった消耗品を同じシステムで管理できます。

スマートマットが重さで在庫を検知するというシンプルな仕組みを利用して、残量/残数をスマートマットクラウドに保存。

タグやバーコードの貼り付け・読み取りなどの作業負担もなく、管理画面から実在庫の自動記録、確認ができます。

医薬品やディスポーザブル製品の受発注などに広く使われている標準商品コード「メディコード」とのデータ連携が可能です。

また、現場への導入に向けては、専門のカスタマー・サクセス担当が、お客様を厚くサポートします。

スマートマットクラウドの主な機能と特徴は以下の通りです。

機能 スマートマットクラウド
計測最大重量 A3サイズ:100kgまで/A4サイズ:30kgまで/A5サイズ:5kgまで
マルチマット 複数台による計測可
在庫管理 可能
棚卸 可能
接続方法 Wi-Fiで接続
海外での利用 可能な地域あり
冷凍室での利用 可能
発注方法 メール、FAX、インフォマート、メディコード
発注方式 不定期定量発注と定期不定量発注の2種類
在庫量の遠隔監視 可能
アラート機能 在庫が少なくなったタイミングでのメール通知

※2021年11月現在の情報です。

信頼できる在庫管理システム「スマートマットクラウド」

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「管理商材が多く、ICタグを貼る業務が負担」
「初期投資費用がかかりすぎる」
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