多忙な訪問診療でも“置くだけ”管理で欠品や過剰在庫を大幅に削減！ スタッフ負担を減らし、医療に専念できる環境を実現

貴院の事業内容について簡単に教えてください

当初はかなりアナログな管理をしていました。使用した物品が足りなくなると、棚に置いてある発注ノートに「〇〇を〇個発注」と書き、発注担当が発注ノートを確認して電話発注するという仕組みです。

定期的に棚卸はしていましたが、通常の訪問診療業務と並行しなければならないので人手が足りず、欠品が起きやすかったですね。欠品を防ぐために多めに在庫を抱えた結果、使用期限切れの廃棄となるケースも多かったです。

訪問診療はスタッフが日中ほとんど外に出ているため、夕方以降に在庫の確認や翌日の準備をすることが多いのですが、通常業務終了後に行うことが大きな負担となっていました。

さらに、同じ物品が別々の場所に点在していて、どこに何があるか把握できていない状況でした。在庫の「住所」が明確でなかったため、使用する物品を探すのに時間がかかり、無駄な時間が生じていました。

欠品はどのくらいの頻度で起きていましたか？

物品にもよりますが、月に2、3回はありました。特に使用頻度は低いが、いざ必要になったときに在庫がない、というケースが厄介でした。

医療現場においては欠品が患者さまの診療に直結してしまうので、絶対に避けなければならない事態です。

診療アシスタントの平松さま

スマートマットクラウドを知ったきっかけは何だったのでしょうか？

問題があるにもかかわらず在庫管理に人的リソースを割けない状況の中で、「在庫管理をデジタル化するしかない」と考え、Webでいろいろ調べました。

その中でスマートマットクラウドを見つけ、重さを量るだけで在庫を把握して自動で発注までしてくれるというシンプルな点が魅力的でした。

導入するにあたって他に検討した方法・ソリューションはありますか？

バーコードリーダーを導入して読み取るタイプなど、他にも候補はありましたが、忙しい現場でさらに作業や操作が増えるのは避けたかったですね。

その点、シンプルに置くだけで済むスマートマットクラウドは導入しやすかったです。

スマートマットクラウドを選んだ決め手は何でしたか？

『置くだけ』で計測できる手軽さに魅力
スタッフ教育の負担を減らせる直感的操作

業種を選ばなかったこと、操作が直感的で分かりやすかったことが大きかったです。わざわざ作業工程を増やさずに、ただ置くだけで在庫量が計測されるので、スタッフへの説明や教育のハードルが低いことも決め手でした。

SmartMat Cloudは、”置くだけ”で簡単に在庫管理を自動化

スマートマットクラウド導入後はどのような物品を管理していますか？

現在は使用頻度の高い物品を優先的に管理しています。将来的にはすべての物品をスマートマットクラウドの運用に切り替えていきたいと考えています。

スマートマットクラウド導入後、具体的にどのような改善が見られましたか？

欠品・過剰発注が激減し、安定稼働を実現
探す手間も省略され、スタッフの負担を軽減

欠品が大幅に減りました。システム上で常に在庫数が把握でき、自動発注もしてくれるので、担当者の目が届かなくても大丈夫です。

単価を登録しておけば在庫金額も把握できるので、経営面でも役立ちます。入出荷の情報はグラフで見えるので、回転率や適正在庫の調整がしやすくなり、過剰在庫の防止にもつながりました。

さらに、スマートマットによって在庫の「置き場所」が明確に決まるので、物品が散乱しにくくなりました。以前は同じ物品が複数箇所に点在していて、新人スタッフがどこにあるか分からないことも多かったのですが、今は「これを使うならここ」という住所がはっきりしたので、格段に分かりやすくなりました。

多種多様な医療物品たちのそれぞれの置き場所が明確になり、整理された物品棚

導入時に在庫の整理をされたとのことですが、大変だった点はありますか？

散乱していた在庫の大幅整理に成功

最初はかなり大変でした。物品が複数箇所にバラバラにあったので、院内のすべての物品をリスト化し一つずつ集めて「この物品はここに置く」と決め直しました。

また、それを機に「使用頻度が高いものや一緒に使用するものはセットでまとめる」など、日常業務での使いやすさを意識した配置ができました。

結果的に、どこに何があるか分かりやすくなりましたし、探す手間も大幅に削減できました。

診療では、1個の物品を患者さんに渡すだけではありません。例えば、点滴なら容器や保護テープなども一緒に必要になります。それらを一塊にして置くように工夫しました。

採血で使用する物品をセットにして配置することで、診療に出掛ける際の準備が楽に

自動発注の活用でスタッフの負担はどう変わりました？

ヒューマンエラーが減り、欠品リスクが大幅に改善

大幅に軽減されました。いつ何が使われてどの時点で発注がかかったか、履歴やグラフで一目瞭然です。

アナログのときのように「ノートを見忘れた」などのヒューマンエラーも減り、欠品リスクが格段に下がりました。

スマートマットクラウドの活用について、今後の展望や期待することなどを教えてください

医療物品以外の消耗品管理にも拡大
本業に集中できる働きやすい環境づくり

つい最近、追加で60台のスマートマットクラウドを導入しました。いずれは医療物品だけでなく、事務用品などすべての消耗品管理にも広げたいと考えています。

訪問診療は24時間体制なので、できるだけスタッフの負担を減らし、本業に集中できるようにしていきたいと考えています。

医療業界の人手不足の問題も大きいですし、在庫管理のような事務作業はなるべく自動化し、スタッフが残業せずに帰れる環境を作りたいと思っています。

診療アシスタントの川島さま

インタビューへのご協力、誠にありがとうございました。あおばリガーレクリニック（旧：おおぜき医院）さまは、多忙な訪問診療体制の中でもスマートマットクラウドを活用し、在庫管理の効率化とスタッフ負担の軽減を両立することに成功されています。さらに、院名変更や組織拡大とともに、医療現場のDX推進を一層加速されているとのこと、私たちも大変嬉しく存じます。今後も在庫管理にお悩みの多くの医療機関の皆さまへお力添えができるよう、よりよいサービス提供に努めてまいります。