業種

医療・病院

宮川病院

注射器や包帯などの消耗品も遠隔で確認可能に

事例を読む

医療現場の在庫管理業務とは

病院やクリニックなど医療の現場では、膨大な種類の物品管理を日々行っています。

病院・クリニックで管理される物品

  • 医薬品
  • 医療材料
  • 医療消耗品:マスク・手袋・ガーゼ・包帯・注射針等
  • 検査薬
  • 医療機器
  • リネン類:タオル・シーツ・入院患者用寝具・寝巻き
  • 備品:事務用品

医療現場では緊急の処置があり、在庫切れで治療に支障がでる事態は許されません。医療スタッフにとって、物品管理は本来の業務ではありませんが、作業には正確さが要求されています。

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また医薬品やワクチンは安全性の観点から、ロット管理をし、トレーサビリティを確立することが求められています。

減菌・滅菌目的のメンテナンスが必要な物品が多く、それらが保管されている場所も倉庫や事務所、滅菌室、冷蔵庫など院内に点在しているため、どこに何がいくつ保管されているかを正確に把握するのが難しくなっています。

医療機器や薬剤には高価なものが多く、過剰在庫有効期限切れ医材の保険請求漏れ病院の経営を圧迫することにもなりかねません。

ハードワークのため人手不足が表面化している昨今、医療現場の物品管理の効率化は重要な課題となっています。

在庫管理・発注を自動化する

病院・クリニックが抱える在庫管理の課題

病院クリニックの在庫管理の課題

医療業界(一般病院・内科医・小児科医・歯科医・産婦人科医・整形外科医・皮膚科医・眼科医・耳鼻科医院やクリニック)は、現場ならではの在庫管理の問題を多数抱えています。

  • 在庫切れがあり、診療に影響が出る
  • 専門性の高い資格を持った看護師が在庫確認に時間を取られ、人件費もかかっている
  • 在庫管理業務で診療に専念できない
  • 判別がつきにくい物品が多く、誤発注が発生。不動在庫の原因となっている
  • 医薬品の使用期限返品期限のチェックができていない
  • 物品が院内に点在していて、見て回るため、スタッフが持ち場を離れる時間が長い
  • PCで病院システムに手入力するのは手間がかかり、入力ミスもある
  • 在庫情報や発注情報共有できておらず二重発注発注もれが起きている

病院・クリニックで行われている在庫管理の方法

医療現場で実際に行われている在庫管理の方法を紹介します。

病院やクリニックの物品管理の方法

定数管理

医療現場は在庫切れを回避するために、定数管理を基本として物品管理をおこなっています。

定数管理とは部署ごとに医療材料や医薬品の保管する数を決める管理方法で、部署で使った数をカウントし、定数になるように補充をします。

かんばん方式

あらかじめ物品にカードやラベルシールを取り付けます使用時にラベルをはずして回収し、使用した物品を識別する方法です。物品の定数管理を効率よくおこなうため使われています。

ラベルを使った物品管理

発注担当者や用度課、中央材料室では、集まったラベルを集計して発注を出します。かんばん方式は製造業でよく使われる手法で、ラベルの代わりに物品の空き箱で代用することもあります。

医療用物品管理システムやSPD業者もこの仕組みを利用して物品を管理しています。

かんばん方式による物品管理には

  • ラベル貼り付けの手間が発生する
  • ラベルの回収もれがある
  • 集計の手間が発生する
  • 物品を使用した時から、発注を出すまでタイムラグが発生する

等の課題があります。

ノート・物品管理表を使った発注

在庫が切れそうな物品が発生したら、その都度在庫管理ノート物品管理表に書き出し、担当者はノートを見ながら発注を出す方式です。
かんばん方式の在庫管理と併用されるケースもあります。

ノートや物品管理表を使った発注は、手作業でおこなうため、

  • 記入もれや書き間違いが発生する
  • 発注忘れが発生する
  • 二重発注が発生する
  • 記入から、発注を出すまでタイムラグが発生する

等の課題があります。 

SPD業者・SPDシステムの利用

SPDとは、医療現場で使用する物品の選定、購入、数量や品質管理、物流を行う業務のことをいいます。 病院のSPDの形態は次の3つがあります。

  • SPD専門の部署を設け自院でSPDを運用する
  • 物流管理をSPD業者に委託し、物品調達は自院でおこなう
  • 物品管理・調達ともにSPD業者に委託する

医療現場で扱う物品管理業務をSPD部門やSPD業者が専門に行うことで、診療スタッフや受付・経理部門は本来の自分の業務に集中できる、大きなメリットがあります。

自院でSPD部門を運用すると、システムの導入や運営、採用や人件費がかかり、SPD業者に委託すると委託料が発生します。 コストとメリットをかんがみて、物品管理・調達ともに病床数の多い大病院はSPD業者に一括して委託する方法、中小規模はSPDシステムを導入し、自分達で物品管理をおこなう方法が主流になりつつあります。

→ SPD業務の詳しい説明はこちら

在庫管理システム・IoT機器の利用

SPD業者やSPD部門に管理を委ねる方式をとっても、各部署内に持つ在庫が発生し数量確認の手間が発生します。 また個人クリニックは費用面からSPD部門の設置や全面的な業者委託が難しい、という現実があります。 SPD部署のある病院の在庫管理をさらに効率化し、自院での在庫管理を省力化する役目を果たすのが在庫管理システムやIoT機器です。

スマートマットクラウドのイメージ

IoT(アイオーティー)とは、Internet of Thingsの略で、「モノのインターネット」という意味があります。

IoTには、センサーが搭載されており、モノの状態や周辺環境といった情報を感知・収集し、インターネットを介して、それらのデータを人やモノに伝えます。

重量センサーで重さを測る仕組みで、医療現場での在庫管理を自動化するIoT製品をご紹介します。

置くだけで在庫の見える化!医療現場の在庫管理を劇的に変えるスマートマットクラウド

病院で活躍中のスマートマットクラウド

スマートマットクラウドは、体重計のような形の在庫管理用IoTです。置くだけで在庫の見える化を可能にする在庫管理システムです。

棚卸と発注を自動化し、在庫管理をミスなく簡単に実施することができるほか、CSV自動出力も可能なので、データをスピーディに共有・活用できます。

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スマートマットクラウド導入のきっかけ

スマートマットクラウドは現在、業界問わず幅広いお客様に導入・活用していただいています。
ここでは、お客様の実際の声をもとに、医療(病院)の現場にスマートマットクラウドを導入したきっかけや、長年抱えていた課題をまとめました。

名古屋バースクリニック様

柵木先生

 

紙ベースの発注でも、それなりにできてはいたのですが、やはり少し要領が悪かったりですとか、在庫が溜まってしまうという問題がありました。
そして一番の課題は、在庫切れにスタッフが誰も気づかずに、そのまま放置されていたという点です。
治療に必要な材料の在庫切れは、一番致命的なリスクですので、なんとか回避しなければならないという想いはずっとありました。

名古屋バースクリニック柵木千尋先生インタビューより 

レナトゥスクリニック様

副田先生

 

開院以来、在庫管理はずっと重い課題でした。スマートマットクラウド導入前は、看護師に通常業務と兼任で在庫管理をお願いしていました。

まず人の入れ替わりがある度に、説明をする教育コストがかかりそれが一番の負担になっていました。

レナトゥスクリニック副田先生インタビューより

スマートマットクラウドの活用事例

使用頻度が高く、在庫数量の多いグローブやマスクをマットに直接載せて残量を把握することができます。自動でクラウドに記録が残ります。管理画面による遠隔管理が可能で、目が届きにくい場所に置いた備品をわざわざ確認しにいく必要もありません。

スマートマットクラウドを医療現場でご利用いただいているお客様の実際の導入事例をご紹介します。

コードレスかつ省電力設計のスマートマットクラウドは、サイズ展開も豊富。病院やクリニックのニーズとご利用方法に対応しています。

計測商品(例)
マスク・手袋・消毒液などの医療消耗品。業務用のダンボールごと
注射針やシリンジ
医薬品(常温管理・冷蔵庫管理
点滴液
メスなど手術用品の滅菌洗浄液。ポリタンクのまま
院内で使用するコピー用紙
置き場所(例)
院内倉庫
病院・診療所内の保管スペース
受付付近の棚の中
医薬品用冷蔵庫の中

●医薬品・消耗品管理(名古屋バースクリニック様)

 

 

スマートマットクラウド導入による効果事例

柵木先生近影
名古屋バースクリニック 
柵木千尋先生

欠品リスクを解消し医療材料支出の見える化を実現

スマートマットクラウドを導入して、最初はスタッフが使いこなせるかですとか、導入したことによって煩雑が増えるのではないかと懸念していたのですが、思ったよりもかなりスムーズに導入ができました。

在庫切れのリスクを減らし、実際の医療消耗品の支出額を可視化する。そして現場スタッフを楽にすることができる自動発注は経営者としての観点からも見逃せないと思います。

業務効率化
医療の専門職スタッフによる在庫管理・発注業務を削減
診療・処置といった重要業務に集中できる
常に欠品を気にするストレスからスタッフを開放する
働き方改革・離職率ダウン
長時間労働になりがちな医療や看護の現場の働き方改革を促進
スタッフの採用が進みやすくなるうえ、現場の残業を削減
人件費や採用費、研修費のコストカットにも貢献
[医療機器・医療卸向け]配送・補充の最適化
遠隔から各拠点の残量をチェックできるため、従来のルート営業が不要に
事前に残量を見て、病院への補充タイミング・ルートを最適化可能。新規営業にも時間を割けるように

最大150万円! IT導入補助金対象

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