在庫の欠品不安や発注混乱を減らした病院DX。看護師が“在庫を数える時間”をなくし、患者さんに向き合う時間へ
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岐阜県岐阜市にある医療法人慶睦会 千手堂病院さまは、療養病床30床・地域包括ケア病床20床を持ち、入院・外来・在宅診療・介護事業まで一気通貫で地域を支える病院です。慢性期・回復期の高齢患者さんを多く受け入れ、在宅医療や通所リハビリ、居宅介護支援なども含めて「住み慣れた地域で安心して暮らし続けられる仕組みづくり」に取り組んでいます。今回は、事務長の浜田さまと看護師長の小笠原さまにお話を伺いました。
貴院の事業内容について簡単に教えてください
当院の事業内容は「医療業」全般になります。具体的には、入院、外来診療、在宅診療、介護事業を行っています。
病棟としては、療養病床と地域包括ケア病床を合わせて50床を有し、急性期治療を終えた方の在宅復帰支援や、慢性期の療養、在宅との行き来を支える役割を担っています。
外来では内科・循環器内科・整形外科などの診療科に加え、心臓リハビリや下肢静脈瘤、禁煙外来、骨粗しょう症外来など、地域のニーズに合わせた専門外来も設けています。
また、通所リハビリや居宅介護支援事業所、在宅訪問診療など、介護・在宅領域も含めて、多職種が連携しながら地域で暮らす方々を支える体制をとっています。
スマートマットクラウド導入前の在庫管理の課題を教えてください
週2〜3回の定数チェックに人手と時間が吸い取られ、
“数える・頼む”在庫管理が現場の重荷に
引き継ぎ不能なブラックボックス状態からの脱却が急務
導入前は、在庫管理のために「定数チェックの日」を週に2〜3日つくっていました。担当の職員が3〜4人で1時間ほどかけて棚を巡回し、医療材料や衛生資材の数を確認していたので、かなりの人員と時間を取られていたと思います。
やり方としては、「定数がいくつだから、その数に戻るように発注する」という運用で、1個減っていたら1個発注するイメージですね。在庫の全体像が見えているわけではなく、「本当にこの量が適正なのか」「過不足がないのか」といったところまでは把握できていませんでした。
また、病棟・外来・在宅診療部など、複数の部署が同じ物品を使っているのですが、時には一気に持ち出していく部署もあって、「使いたい時にそこにない」ということもありました。
発注業務も特定の人に集中していて、その人が不在だと発注が滞ってしまう…。ノートに「いくつになったら発注」「誰が持っていったか」などを書いて管理していましたが、結果的に「この数字は本当に合っているのか」「責任は誰が持つのか」が曖昧で、スムーズなチーム連携への足かせになっていたと思います。
当時の在庫管理は、良くも悪くも“職人技”の世界でした。特定の担当者しか分からない数字になっていて、管理者でさえ「これが本当に正しい在庫数なのか」を確信できない、いわばブラックボックス状態です。
旧病院は敷地が広くて、フロアも分かれていました。在庫置き場も広く、どこに何があるか全員が把握できている状態ではありませんでしたね。
医療業界全体として人手不足が続く中で、属人化された在庫管理を引き継いでいくのは難しく、「人が変わっても回る仕組み」に変えていく必要性を強く感じていました。
スマートマットクラウドを知ったきっかけは何だったのでしょうか？
導入を最初に検討した担当者が今はいないので、はっきりとは分からないのですが、おそらく卸業者さんからの提案がきっかけだったと思います。
当時は、卸業者さんとは電話やFAXでやり取りをしていました。ただ、卸業者さん側にもロットの都合がありますし、当院は規模が小さいので「小ロットで至急にお願いします」といった要望には限界があったはずです。
そうした中で、卸業者さん側の「安定供給したい」というニーズと、当院側の「常に必要な在庫を抱えられる体制」を整えたいというニーズが、スマートマットクラウドにマッチしたのだろうと考えています。
スマートマットクラウドを選んだ決め手は何でしたか？
病院DXの流れにスマートマットクラウドが合致
“勘と経験”から、仕組みと数字で回る在庫管理へ
導入当時は、ちょうど病院全体でDX化を進め始めたタイミングでした。情報共有ツールを導入し、人の力だけに頼らず「機械の力を借りる」方向に舵を切り始めていた時期です。
病棟機能の変化も背景にありました。従来の、長期入院で看取りが多かった療養病棟から、在宅復帰を目指す地域包括ケア病棟へと機能を変えていく段階で、職種ごとの動きをお互いに細かく把握する必要が出てきました。
そこで、チャットツールなどを活用して、文字情報で指示出し・情報共有を行う取り組みも同時に進めていました。
そうした「DXの流れ」の中で、在庫管理についても、人の勘や経験に頼るのではなく、数字と仕組みで誰でも分かるようにしたい。Wi-Fiが飛んでいることなど、技術的な条件が整ってきたタイミングでもあり、スマートマットクラウドを選ぶ後押しになったと思います。
現在スマートマットクラウドでどういった物品を管理していますか？
毎日使う衛生資材・消耗品を中心に、
“減りが早い重要物品”を優先して管理
主に、使用頻度の高い衛生資材を中心に載せています。ほぼ毎日使うような消耗品は消費スピードも早いので、本来なら頻繁に数えて、都度在庫確認と発注をしなければいけません。
そういった「減りが早く、重要度も高いもの」を優先的にスマートマットに載せる運用にしています。
導入してどのような効果や改善が見られましたか？
定数チェックは週1回の確認へ、
在庫確認・発注の省人化で現場負担を一気に軽減
精神的不安やプレッシャーも削減
一番大きいのは、在庫確認と発注にかかる人手と時間が大幅に減ったことです。
「正しくマットに載せておけば、必要な分はちゃんと届く」という仕組みができたことで、職員が毎回数えて、毎回発注する必要がなくなりました。その分の時間と人件費はかなり削減できていると感じています。
また、在庫の全体像が見えるようになったことで、「この定数は妥当なのか」「不足感が出ていないか」といった見直しもできるようになりました。実際に、業者さんの納品ペースや使用頻度を見ながら定数を調整していくことで、欠品はかなり減った印象です。
スタッフの精神的な負担という意味でも、「在庫を切らしちゃいけない」「欠品させたら怒られるかも」というプレッシャーが以前は強かったと思います。在庫がないと、「失敗できない」と不安になったり、「失敗しちゃってどうしよう」と落ち込むスタッフもいました。
今は、スマートマットクラウドで必要な在庫をしっかり持てるようになり、定数も見直しているので、そういう不安やプレッシャーはかなり減っていると思います。
最適な定数に調整できたことにより欠品をなくし、スタッフの精神的な負担も軽減
“物の住所”ができて、在庫置き場の整理整頓も実現
整理整頓という意味でも効果が大きいですね。スマートマットを置いている棚は、そこに「物の住所」がきちんと出来るようになり、余計なものを突っ込めなくなりました。
いろんなものが増えてくると、棚の隙間を見つけて何か入れたくなるんですが、そうすると本当に必要な時に「どこ行った？」と大捜索になるんですよね。スマートマットがあると、勝手に置けないので、必然的に整理整頓された状態を維持するようになります。
スマートマットが「物の住所」となり、在庫スペースの整理整頓も実現
「誰が発注するのか問題」は解消されましたか？
発注担当を固定し“誰が・いつ・何を”が見える化、
業務負荷の偏りが起きない発注体制へ
はい、かなり解消されたと思います。
今は発注者をあえて限定しています。日勤の常勤スタッフ3〜4名と私で発注担当を固定し、さらにそのメンバーと私の間で、グループチャットを使って「誰が・いつ・何を・どれだけ発注したか」を共有しています。
「これはどこの部署の分」「これだけ発注しました」という情報が見える化されたことで、コミュニケーションが円滑になり、必要な分だけ発注される仕組みができました。「新しい物品が増えた時に、誰かに業務が偏る」という構造も、だいぶ和らいだと感じています。
定量的な効果があれば教えてください
週2〜3回の定数チェックが週1回に、
少人数・短時間運用へ切り替わり工数は体感半分以下に
以前は、週に2〜3回、3〜4人が1時間ほどかけて棚を巡回し、定数チェックをしていました。スマートマットクラウド導入後は、週1回程度、「マットに載っていないもの」や例外的な物品だけをさらっと目視確認する運用です。
体感としては、在庫確認・発注にかけていた時間が半分以下になり、大幅に削減されました。
また、スマートマットクラウドのデータを見ながら定数を見直すことで、「足りない」も「多すぎる」もない、ちょうどいい在庫量に近づけていけている感覚があります。
納品数についても、今は「困ってもいないし、多すぎるわけでもなく、足りなくもない」状態で回っている印象です。
現場の働き方や意識にはどのような変化がありましたか？
在庫管理の時間を本来業務に集中できる流れへ
DXが前向きな職場文化が働き方の土台づくりに貢献
まず、看護師・看護助手が在庫数えや発注に追われる時間が減りました。「数を数える」ために時間を使うのではなく、患者さんに向き合う時間に使えるようになったのが大きいです。
今当院にいるスタッフのうち、おそらく3分の2はスマートマットクラウド導入後に入職しているので、彼らにとっては「これが当たり前」の環境です。入職説明や見学の際にも、「こんな便利なものを入れているんですね」「すごく進んでいますね」といった声をよくいただきます。
スマートマットクラウドを含めたDXの取り組みが、「ここってイケてる病院なんじゃないか」と感じてもらえる要素になっていると感じます。
本来、在庫を数えるのは看護師の仕事ではないと思っています。機械に頼れるところは機械に任せて、その分、患者さんに向き合ってほしい。スマートマットクラウドは、そうした働き方の土台づくりに貢献していると感じます。
スタッフたちが患者さんに向き合う仕事に時間をなるべく使えるように、同院では積極的にDX化を進めている
スマートマットクラウドを今後どのように活用していく予定ですか？
病棟機能に合わせて運用範囲を再設計、
部署別管理へシフトしながら物価高に備えた適正在庫を追求
今後は、病棟機能の分化に合わせて、「スマートマットクラウドをどの部署でどう使うか」をもう一段精査していきたいと考えています。
外来や在宅診療など、さまざまな部署が物品を自由に持っていける形だと、在庫管理の観点では分かりづらくなってしまいます。そこを、病棟ごと・部署ごとの在庫管理にきちんと分けていき、「病棟機能に特化した使い方」にシフトしていきたいですね。
一方で、物価高騰が続いている中で、商品の見直しや使用量の適正化も重要なテーマです。
1〜3年かけて、どこを基準にするかといったベンチマークや指標づくりをしていかなければならないと考えています。
