365日診療の現場でスタッフを悩ませていた在庫管理・発注を自動化し、引き継ぎの負担やストレスから解放！
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横浜市都筑区にある年中無休のワタナベ歯科医院。渡部譲治院長のモットーは、「自分だったらどうしてほしいか」を考え、患者さんに満足していただける治療を常に心がけること。皆さまからの信頼に全力で応える治療を目指すワタナベ歯科医院の渡部院長と歯科助手の佐藤さま、秋山さまにお話を伺いました。
貴院の事業内容について簡単に教えてください
当院は365日診療を行っており、地域の患者様に対して安定した歯科医療を提供しています。
医院には38台のユニットがあり、医師20人以上、歯科衛生士18人、歯科助手15人などに加え、受付など多数のスタッフが在籍。多職種が連携しながら幅広い診療体制を支えており、日々大勢の患者さまを受け入れています。
38台のユニットがある院内。幅広い診療体制で日々大勢の患者さまを受け入れる
スマートマットクラウド導入前の在庫管理の課題を教えてください
治療に欠かせない材料の在庫管理がベテランスタッフの目配りと勘頼りに
将来的な人手不足を見据え、煩雑な在庫管理業務の自動化が必要
歯の治療には材料が必須であり、材料がないと治療ができなくなるため、欠品リスクを絶対に回避したいという強い要望がありました。
これまでの在庫管理は、経験豊富なスタッフの目配りや勘に頼っていましたが、中高年のスタッフに比べて若いスタッフがそこまで目が配れるか分からないという懸念があり、今後そのような人材がいなくなる可能性も考えるように…。
このように将来的な人手不足問題や、優秀なスタッフには在庫管理ではなく臨床業務に集中してほしいという思いから、煩雑な在庫管理業務の自動化が必要だと感じていました。
当院はユニット数やスタッフが多いため、材料の消費スピードも速く、在庫が急激に減ってしまうということもよくあります。そのような状況の中で、担当者には「絶対に欠品をさせられない」という大きなプレッシャーがかかっていたことも事実です。
また、担当者依存による管理体制も課題でした。担当者以外のスタッフが在庫状況を把握しにくく、急な休みで発注が滞るリスクや引き継ぎの難しさがありましたね。
当院は365日診療なので、定休日がありません。そのため、担当者が休む場合には必ず誰かに代わりの対応をお願いしないといけないのですが、伝達不足やコミュニケーションエラーによるミスの可能性も大きな課題でした。
在庫が院内の様々な場所に分散しており、どこにあるか把握しきれていないという課題もありました。
階段下の倉庫で管理されているグローブ。確認しにくい場所にある在庫も、スマートマットクラウドで常に在庫を把握して欠品を解消
スマートマットクラウドを知ったきっかけは何だったのでしょうか？
スマートマットクラウドについては、私の妻が在庫管理の効率化を目指して色々とリサーチしていた際に、インターネットで見つけたのがきっかけです。
その後さらに詳しく調べて実際に話を聞くことに至りました。
導入するにあたって他に検討した方法・ソリューションはありますか？
導入にあたって、在庫管理をPC・タブレット端末で一元化する別のソリューションも検討しました。しかし、そのソリューションは人の手で在庫数を確認し、入力しなければならない点に課題を感じました。
人的ミスや手間が残る方法では根本的な解決にはならないと判断し、自動化の観点からも「あまり意味がない」として選びませんでした。
スマートマットクラウドを選んだ決め手は何でしたか？
抱えていた課題に対してサービスの概念が合致
小型軽量品も重量で計測できる点も決め手に
導入前の課題であった欠品防止や、人にしかできない臨床業務にスタッフを集中させたいといったニーズに対し、サービスの概念が合致したことですね。
また、人が手入力するようなソリューションではなく完全に自動化できる点や、縫合針のような小さいものや軽いものでも、正確に重量を計測して発注できる点も決め手となりました。
縫合針のような小さく軽いものも、A6サイズのマットで計測可能
現在スマートマットクラウドでどういった物品を管理していますか？
対象となっているのは、欠品によって診療に支障をきたす恐れのある必需品や使用頻度が高く消費スピードが早いもの、無駄な在庫を減らしたい高額な材料です。具体的には、グローブ、縫合針などですね。
導入してどのような効果や改善が見られましたか？
欠品のリスクを解消し、高額な材料の無駄な在庫を削減
スタッフをストレスから解放し、臨床業務に集中
導入後、最大の改善点は欠品リスクの解消です。スマートマット上で管理されている物品に関しては欠品が発生せず、診療が滞るリスクが減りました。
さらに、欠品を恐れて多めに発注することがなくなり、特に高額な材料などで無駄な在庫を削減できたことは大きい効果です。
現場スタッフからは、「欠品させてはいけない」という精神的ストレスがなくなったという声が多く聞かれました。
以前はバラバラに置かれていた在庫がスマートマットが置かれた場所に集約され明確になったことで、管理や場所の把握が容易になり、新人教育の効率化にもつながっています。
在庫管理に費やしていた時間を臨床業務に集中できるようになったことも大きなメリットですね。
以前は院内に点在していた在庫が集約され、置き場も明確になったことで業務や育成も効率化
スマートマットクラウドの活用について、今後の展望や期待することなどを教えてください
管理品目をさらに拡大し、
より適切な在庫管理やオペレーション改善へ
現状で特に大きな不満はなく、スマートマットクラウドのサービスは十分だと感じています。
今後は、スマートマットクラウドで管理する品目をさらに拡大していきたいと考えています。現在約100品目の管理を行っていますが、潜在的には200〜300品目まで拡張の余地があります。
導入初期はスタッフ間での認識の統一が出来てなく、特に新人スタッフはスマートマットの仕組みを十分に理解しておらず誤って別の物品を載せたり、正しくない位置に置くことで過剰発注が発生することもたまにありました。
今はそのようなことは減ってますし、今後さらにオペレーションの改善や育成など通して院全体にスマートマットによる在庫管理方法を浸透させていきたいです。
また、グローブなど消費量の多い物品で、欠品への不安から長年の習慣で手動での追加発注をしてしまい、まだ過剰在庫になっているケースもあるので、御社の担当の方にアドバイスして頂いた在庫グラフやダッシュボード画面の過剰・不足表示などを活用することで、より適切な在庫管理やオペレーション改善に繋げていきたいと考えています。
