医療材料の在庫管理｜課題と解決策の総合ガイド

医療材料とは？在庫管理の対象と特徴

医療材料とは、診療行為に使用する医療機器、消耗品、衛生材料などを広く総称した呼称です。法令上の単一カテゴリではなく、医療現場での運用上、以下のように分類して管理されることが一般的です。

なかでも特定保険医療材料は、診療報酬上で手技料と別に材料料として算定できるため、「いつ・誰に・何個使用したか」を正確に記録・請求する必要があります。手術室・内視鏡室・カテーテル室などで使用量が多く、使用実績の管理ミスは診療報酬の請求漏れに直結します。

一方、ガーゼ・グローブ・マスクなどの衛生材料（ディスポーザブル品）は保管量が多くなりやすく、限られたスペースの中で「切らさず・余らせず」管理する仕組みづくりが急務となっています。

関連記事：
▶︎医療材料の発注管理とは？発注方式・効率化の手法・システム選定をわかりやすく解説
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医療材料の在庫管理が難しい5つの理由

医療材料の在庫管理には特有の難しさがあります。現場でよく聞かれる課題を5つに整理しました。

① 品目数が膨大で、更新サイクルが速い

大規模病院では、管理する医療材料のSKUが数万点に上るケースも珍しくありません。さらに毎年10〜20%程度が新製品への切り替えが行われるため、品目マスタの維持管理や価格情報の更新だけでも相当な手間が発生します。新製品への切り替え時には旧製品の在庫整理も必要となり、廃棄ロスが生じやすくなります。

② 担当者が分散し、情報が共有されにくい

発注は事務部門・在庫管理はSPD担当・使用は医師や看護師、というように医療材料に関わる業務が複数の部門に分散していることが多く、リアルタイムの在庫情報が部署間で共有されにくい構造になっています。情報の分断が、発注重複や欠品の把握遅れにつながります。

③ 有効期限・使用期限の管理が複雑

医療材料には多くの場合、有効期限や滅菌期限が設定されています。特に手術材料・滅菌器材・薬液は、期限切れによる廃棄や使用事故のリスクがあります。
先入れ先出し（FIFO）を徹底するためには、入出庫のたびに期限を確認する仕組みが必要ですが、繁忙な現場では後回しになりがちです。

④ 部署・診療科ごとに管理ルールが異なる

手術室・病棟・外来・中央材料室など、部署によって使用する材料と管理ルールが大きく異なります。病院全体で統一した管理基準を設けることが難しく、属人的な運用が定着しやすい傾向があります。担当者が異動・退職すると、発注点の根拠が分からなくなるといったケースも頻繁に起きます。

⑤ 欠品が患者の安全に直結するプレッシャー

小売業なら欠品は機会損失で済みますが、医療現場の欠品は患者の治療に直接影響します。「万が一」に備えて多めに発注・保管する傾向があり、結果として過剰在庫→スペース不足→廃棄コストという負のサイクルに陥ります。欠品リスクを恐れるあまり在庫が膨らむという構造は、多くの医療施設に共通した悩みです。

医療材料の在庫管理の基本3手法

医療材料の在庫管理には、業界で広く採用されてきた基本的な手法があります。それぞれの特徴を理解したうえで、自院の規模や品目に合わせた組み合わせを検討しましょう。

① 定数管理（カンバン方式）

定数管理とは、部署ごとに各品目の最低必要数（定数）を設定し、消費した分だけ補充する管理手法です。物品にバーコードラベルやカンバンカードを取り付け、使用時に回収→集計→発注という流れで運用するカンバン方式が一般的に採用されています。

シンプルで導入しやすい一方、緊急時のスキャン漏れやカードの紛失、属人的な発注点の判断といった課題も指摘されています。こうした限界を解消するために、IoT重量計やRFIDによる自動化が広がっています。

▶ 関連記事：医療材料の定数管理を自動化する｜IoT・RFID・SPDの比較と失敗しない選び方

② SPD（Supply Processing and Distribution）の活用

SPDとは、院内で使用する医療材料の在庫・供給を一元管理し、各部署に適切なタイミングで供給する院内物流管理の仕組みです。専任のSPDスタッフが物品の発注・検品・仕分け・補充を担うことで、医師・看護師が本来の医療業務に集中できる環境をつくります。

SPDは「Supply（供給）・Processing（加工・処理）・Distribution（配送）」の頭文字をとった言葉で、大規模病院では外部業者へのアウトソーシングも普及しています。
一方、個人クリニックや小規模病院では費用面からSPDスタッフの配置が難しく、代替手段としてIoTシステムの活用が注目されています。

▶ 関連記事：SPD業務とは？導入メリット・デメリット、病院経営における役割から現場のリアルな声まで紹介

③ ABC分析による重点管理

すべての品目を同じ精度で管理しようとすると、コストと工数が膨大になります。ABC分析を活用して管理精度に優先度をつけることが効果的です。

ランク付けの基準は金額だけでなく、欠品時の医療安全上のリスクや使用頻度も考慮して設定することが重要です。

施設規模・部署別の在庫管理ポイント

医療材料の在庫管理は、施設の規模や診療科によって最適なアプローチが大きく異なります。

手術室・カテーテル室（高額特定保険医療材料）

カテーテルやインプラントなど、1品あたり数万円〜数十万円規模の高額材料が多い手術室・カテーテル室では、個品管理とトレーサビリティの確保が最優先です。使用したロット番号・シリアル番号を患者ごとに記録できる体制が必要であり、RFIDや専用の手術材料管理システムの活用が効果的です。

また、使用期限の迫った材料の早期消費管理や、診療報酬の請求漏れ防止の観点からも、正確な使用実績の把握は病院経営に直結します。

病棟・外来（消耗品中心）

注射針・グローブ・ガーゼ・アルコール綿など、使用頻度が高く単価の低い消耗品が中心の病棟・外来では、在庫補充の自動化と在庫確認の省力化が最重要テーマです。IoT重量計を用いた定数管理の自動化により、看護師がカウントや発注電話に費やしていた時間を大幅に削減できます。

夜間・緊急時でも在庫状況が自動で記録されるため、緊急手術中のスキャン漏れや夜勤明けの引き継ぎ漏れといったヒューマンエラーのリスクも低減できます。

クリニック・診療所（小規模施設）

クリニックや診療所では、管理する品目数は病院ほど多くないものの、少人数で在庫管理・発注・診療をこなさなければならないという負担があります。専任のSPD担当者を置くことが難しいため、発注ノートやExcelでの手動管理を続けているケースが多く、欠品・発注漏れ・過剰在庫が発生しやすい状況にあります。

IoTを活用したシンプルな自動発注の仕組みが、特に効果を発揮するケースです。導入事例として、以下の皮膚科クリニックの事例をご紹介します。

在庫管理と発注の自動化で院内スタッフの業務負荷を軽減、本来の業務に集中（医療法人佑諒会様）

大阪の皮膚科クリニック（医療法人佑諒会 千里中央花ふさ皮ふ科）では、スタッフ増加に伴い医療消耗品（注射針・グローブ等）の在庫管理が煩雑化し、看護師が発注業務に時間を取られる課題がありました。スマートマットクラウド導入後は、消耗品の在庫が自動管理・自動発注に切り替わり、院内スタッフが本来の診療業務に集中できる環境を実現。在庫の一元管理によって消費期限切れによる廃棄ロスの削減にも貢献しています。

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有効期限管理と先入れ先出し（FIFO）の徹底

医療材料において、有効期限・使用期限・滅菌期限の管理は医療安全上の必須要件です。期限切れの材料を使用すると、患者の安全を脅かすリスクがあるほか、材料費の無駄廃棄・薬機法上の問題にも発展しかねません。

先入れ先出し（FIFO：First In, First Out）とは、先に入庫した在庫を先に使用する原則です。医療材料では、新しく入荷した材料を棚の奥に置き、古いものを手前に配置する運用が基本とされています。しかし、繁忙な医療現場では徹底されないケースも多く、棚の奥で期限切れになっていたという事例は珍しくありません。

医療材料の在庫管理を効率化する方法

IoT重量計による消耗品の自動管理

重量センサーを内蔵したIoT機器を在庫の下に設置するだけで、残量をリアルタイムで検知し、設定した閾値を下回ると自動で発注データを送信します。スキャンや入力作業が一切不要なため、緊急時でも漏れが発生しません。注射針・グローブ・ガーゼなど、ディスポーザブル品の管理に特に適しています。

RFIDによる高額材料のトレーサビリティ

物品にICタグを貼付し、電波で一括読み取りするRFID技術は、高額な手術材料や特定保険医療材料の管理に効果的です。「いつ・誰が・どのロットを使用したか」まで追跡できるトレーサビリティ機能を確保でき、診療報酬の請求漏れ防止にも貢献します。

在庫管理システムによる一元管理

院内全体の医療材料を一元管理するためには、在庫管理システムの導入が有効です。紙台帳やExcelからの脱却だけでも、大きな効率化とミス削減につながります。選定にあたっては次の3点を重視してください。

IoT重量計・RFID・システムはそれぞれ得意とする管理品目が異なります。すべての品目を1つの方式で管理しようとせず、消耗品はIoT重量計・期限管理はRFIDというハイブリッド運用が現実的で効果的です。

スマートマットクラウドでは、IoT重量計だけでなく、RFIDを活用した管理システムもセットで提供が可能です。 品目の特性に合わせて最適な管理手法を組み合わせることで、現場の作業負担を最小限に抑えながら、確実な期限管理と発注自動化を同時に実現できます。

医療財庁の在庫管理に関するよくある質問

Q. 医療材料の在庫管理に最低限必要な手法は何ですか？

定数管理（カンバン方式）・SPD・ABC分析の3つが基本手法です。大規模病院ではSPDを中心に組み合わせる運用が一般的ですが、小規模クリニックではIoT重量計を活用したシンプルな自動発注から始めるのが現実的です。施設の規模と品目の特性に合わせた組み合わせを選ぶことが重要です。

Q. 医療材料の有効期限管理はどのように効率化できますか？

先入れ先出し（FIFO）の原則を自動化・見える化することがポイントです。在庫管理システムに期限情報を登録し、期限切れ前に自動アラートが届く仕組みを整えることで、繁忙な現場でも廃棄ロスを根本から削減できます。入荷のたびに手作業で棚を並べ替える運用は継続が難しく、システムによる管理が現実的な解決策です。

Q. 小規模クリニックでも医療材料の在庫管理を自動化できますか？

可能です。専任のSPD担当者を置かなくても、IoT重量計を導入することで注射針・グローブ・ガーゼなどの残量を自動検知し、発注を自動化できます。

まとめ｜医療材料の在庫管理改善のポイント

本記事では、医療材料の在庫管理における課題と解決策を解説しました。要点を振り返ります。

スマートマットクラウドは、医療材料をはじめ多様な消耗品・材料を「置くだけ」でリアルタイム管理できるIoT在庫管理サービスです。

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