在庫管理術
病院の在庫管理を効率化する方法とは？課題から解決策・システム比較まで解説
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在庫確認・発注業務が医療スタッフの負担になっていませんか。IoTで発注を自動化し、残業削減・欠品防止・離職リスク低減を実現。歯科・整形外科・総合病院の導入事例と具体的な効果をまとめた資料です。
今すぐ無料ダウンロード本記事では、病院の在庫管理が非効率に陥る原因を整理したうえで、ルールの標準化からバーコード・RFID・IoT・AIまで、効率化の具体的な方法を比較表つきで解説します。
あわせて、実際に病院で導入・効果が出た事例もご紹介。自院に合った方法の目星をつけられる内容になっています。
病院の在庫管理が非効率になる3つの原因
病院の在庫管理が非効率になる原因は「アナログ管理」「業務負担の集中」「属人化」の3つに集約されます。これらは個別に対処するのではなく、仕組みそのものを見直すことで根本的な解決につながります。
毎月の棚卸しで計算が合わない、高額な医療材料が使用期限切れで廃棄になった――こうした問題の背景には、多くの場合「アナログな管理」「担当者への負担集中」「属人化」という3つの原因が重なっています。
- 手作業・目視によるアナログ管理の限界：紙の管理表やExcelへの手入力は、品目数が多く入出庫が頻繁な病院では記録漏れやカウントミスが起きやすく、正確性の維持に限界があります。
- 看護師・事務職員への負担集中：在庫管理が本来の業務（診療補助や患者対応）の合間に行われることが多く、片手間の作業になりがちで、管理の質にもばらつきが生じます。
- 属人化による管理品質のばらつき：発注のタイミングや在庫の置き場所などが担当者の経験則に依存していると、異動や退職の際に管理水準が大きく変わってしまうリスクがあります。
病院の在庫管理を効率化する6つの方法（比較表つき）
効率化の方法は複数ありますが、単体で導入するよりも「IoTでデータを蓄積し、AIで分析・最適化する」という組み合わせが、継続的な改善につながりやすい方法です。
在庫管理の効率化には複数のアプローチがあり、病院の規模や扱う物品の特性によって適した方法が異なります。ここでは代表的な6つの方法を比較します。
- ①管理ルールの標準化：発注点・棚卸頻度・管理責任者を明文化し、誰が担当しても同じ基準で運用できる体制を整える方法です。システム導入前の土台づくりとして欠かせません。
- ②バーコード・QRコード管理：物品にコードを貼付し、スキャンで入出庫を記録する方法です。手入力によるミスを減らせますが、貼付作業や読み取り作業自体は人手が必要です。
- ③RFID活用：電波で複数タグを一括読み取りできるため、棚卸のスピードは大きく向上します。ただしタグ単価や読み取り環境の整備コストがかかる点は考慮が必要です。
- ④IoT重量センサーによる自動計測：物品を置くだけで重量から在庫数を自動算出する方法です。バーコードの貼付やスキャン作業自体が不要になるため、消毒液など目視による計数が難しい物品にも対応しやすいのが特徴です。
- ⑤クラウド在庫管理システムの導入：在庫データをクラウド上で一元管理し、複数部署からリアルタイムに閲覧・更新できるようにする方法です。
- ⑥AIによる需要予測・在庫最適化：蓄積された在庫データをAIが分析し、発注量の予測や異常検知を行う方法です。こうした活用はすでに医療現場で実例が出てきています。
| 方法 | 向いている物品 | 導入のしやすさ | 主なメリット | 注意点 |
|---|---|---|---|---|
| ①ルール標準化 | 全般 | ◎（コストほぼ不要） | 属人化の解消 | 運用の徹底・定着に時間がかかる |
| ②バーコード/QR | 個装された医療材料 | ○ | 入力ミスの削減 | スキャン作業自体は残る |
| ③RFID | 高額医療材料・手術セット | △（コスト大） | 一括読み取りで棚卸を高速化 | タグ費用・環境整備コスト |
| ④IoT重量センサー | 消耗品・試薬 | ○ | 計測作業そのものが不要で遠隔管理が可能 | 期限管理等個体管理が難しい |
| ⑤クラウド管理システム | 全般 | ○ | 複数部署でのリアルタイム共有 | 現場フローに合った運用設計が必要 |
| ⑥AI需要予測・最適化 | 全般（データ蓄積が前提） | ○（④⑤と組み合わせ） | 発注点の継続的な最適化、不動在庫の可視化 | 一定期間のデータ蓄積が前提 |
在庫管理を効率化すると何が変わるか
効率化の本質は作業を減らすことだけでなく、経験則に頼っていた判断を、データに基づく判断に置き換えることにあります。
効率化によって現場の業務フローがどう変わるのかを、導入前後で比較します。
- 棚卸業務：目視でのカウント・記録作業から、システム上でのデータ確認作業へ変わります。IoT重量センサーを使えば、そもそも「数える」という作業自体が不要になります。
- 発注業務：担当者の経験則による発注判断から、データに基づく発注点管理へ移行します。AIによる分析が加わることで、発注点自体も実際の消費傾向に合わせて継続的に見直されるようになります。
- 期限管理：手作業でのチェックから、システムによるアラート通知へ変わり、期限切れ発生前に対応しやすくなります。
効率化を進める導入ステップ
いきなり全面導入するのではなく、課題の可視化→ルール設計→小規模検証→本格運用という段階を踏むことが、現場に定着させるための近道です。
- STEP1：現状の課題を可視化する：どの物品で、どのような課題（欠品・過剰在庫・棚卸の手間など）が起きているかを洗い出します。
- STEP2：管理ルールを設計する：発注点・棚卸頻度・責任者を明文化し、システム導入の土台を作ります。
- STEP3：自院に合った方法・ツールを選定する：扱う物品の特性（個装品か、液体・粉体か等）に応じて、バーコード・RFID・IoTなどから適切な方法を選びます。
- STEP4：一部の部署・物品で試験導入する：現場の運用フローに合うかを小規模に検証してから本格導入することで、導入後のトラブルを防げます。
- STEP5：本格運用・継続的な改善：データが蓄積されてきたら、発注点の見直しや不動在庫の洗い出しなど、継続的な最適化のフェーズに移ります。
病院の在庫管理の効率化で失敗しないための注意点
効率化は目的ではなく手段です。現場フローとの適合性、医療安全とのバランスを踏まえて選定することが、失敗しないための最大のポイントです。
- 現場の業務フローに合わないシステムを選ばない：機能が豊富でも、現場の運用実態に合わなければ入力の手間が増え、かえって負担が増します。試験導入での現場の声を重視することが重要です。
- AI予測に任せきりにしない：AIによる発注予測はデータ蓄積が前提のため、導入初期は精度が安定しないことがあります。また感染症の流行期など、過去データだけでは予測しづらい季節変動については、人による判断も併用することが望まれます。
- 医療安全との両立を優先する：効率化やコスト削減を優先するあまり、欠品や誤使用のリスクが高まる設計になっていないか、導入前に確認が必要です。
今後の展望：AIと在庫管理の進化
IoTによるデータ蓄積とAIによる分析が組み合わさることで、在庫管理は「人が数えて判断する」業務から「データを確認するだけ」の業務へと変わっていきます。
今後の病院の在庫管理は、次のような流れで標準化していくと考えられます。
- ①まず重量ベースのIoTなどで正確な在庫データを蓄積する
- ②そのデータをAIが分析し、発注点の妥当性や不動在庫を可視化する
- ③現場は「判断」ではなく「確認」だけで運用できるようになる
スマートマットクラウドの発注点見直し・不動在庫検出機能は、まさにこの流れを体現するものです。データが蓄積されるほど提案の精度が上がっていく設計のため、導入初期だけでなく、運用を続けるほど価値を実感しやすい点が特徴です。
活用できる補助金・支援制度
病院の在庫管理システムの導入には、デジタル化・AI導入補助金をはじめとする各種支援制度を活用できるケースが多くあります。
条件を満たせば、システム導入にかかる初期費用やクラウド利用料の最大半額〜3/4程度が国から補助されるため、大幅にコストを抑えた導入が可能です。
弊社は国から認定を受けた支援事業者です。
システムの導入サポートはもちろん、専門知識が必要な補助金の申請手続きまでしっかり伴走いたします。導入コストに関するご相談は、直接お問い合わせください。
まとめ
病院の在庫管理の非効率は、アナログ管理・業務負担の集中・属人化という構造的な原因から生まれています。ルールの標準化を土台に、IoTやAIを組み合わせることで、現場の負担軽減とコスト削減、そして医療安全の両立を目指せます。自院の規模や扱う物品に合わせて、無理のない範囲からの導入をおすすめします。
病院の在庫管理効率化はスマートマットクラウドで
在庫管理システム「スマートマットクラウド」は在庫の計測から発注書の送信まで、すべて自動。病院の在庫管理課題を一気に解消します。
重量センサーが24時間リアルタイムで在庫の残量を監視し、設定した閾値を下回るとクラウドが自動で発注します。消費スピードが読めない物品でも欠品ゼロを実現し、導入はマットを設置してすぐ始められます。
さまざまな自動発注に対応
スマートマットクラウドは、メール・FAXに加え、医薬品やディスポーザブル製品の受発注に広く使われている標準商品コード「メディコード」を使ったAPI連携により、貴院で現在お取引のある主要ディーラーへの自動発注が可能です。
AIによる在庫最適化にも対応
スマートマットクラウドは、AIによる在庫最適化にも対応しています。重量センサーが収集し続ける実在庫データを、在庫最適化AIエージェントが分析。欠品リスクの警告や発注点の見直し提案、動きの少ない在庫の特定まで、日次・週次・月次のレポートで自動的に見える化します。
これまで経験の長い担当者の勘に頼っていた判断を、データに基づく提案に置き換えられるため、人が入れ替わっても在庫の質を維持しやすくなります。現場は提案を確認し、実行するかどうかを判断するだけ。分析作業自体はAIにお任せいただけます。
スマートマットは、サイズ展開豊富
- 倉庫室のラック上
- 診療エリア備え付けの棚の中
- 引き出しの中
貴院のスペースや使用状況、導線に合わせた設置が可能です。
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在庫確認・発注業務が医療スタッフの負担になっていませんか。IoTで発注を自動化し、残業削減・欠品防止・離職リスク低減を実現。歯科・整形外科・総合病院の導入事例と具体的な効果をまとめた資料です。
今すぐ無料ダウンロード病院での導入事例
実際に大規模病院でスマートマットクラウドを導入し、在庫管理を効率化した事例をご紹介します。
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病床数199床の日野病院様では、適正在庫が把握できておらず現場任せの過剰発注が常態化し、在庫の点在による新人育成の負担や採用コストの増大にもつながっていました。スマートマットクラウド導入後は、約1,500台のマットで医療材料からリネン、厨房用品まで幅広く自動管理し、在庫確認・発注・棚卸の時間を削減。過剰在庫の見直しが進み、新人への説明時間も数時間から数分へ短縮されるなど、採用・育成コストの改善にもつながっています。
在庫の欠品不安や発注混乱を減らした病院DX。看護師が"在庫を数える時間"をなくし、患者さんに向き合う時間へ（医療法人慶睦会 千手堂病院様）
療養病床30床・地域包括ケア病床20床を有する千手堂病院様では、週2〜3回、3〜4人がかりで1時間かけて行う定数チェックが現場の負担になっており、在庫管理が特定担当者の経験に依存する属人化も課題でした。スマートマットクラウド導入後は、定数チェックが週1回程度に減少し、在庫確認・発注にかかる工数は体感半分以下に。発注担当や在庫の"住所"が明確になったことで、属人化の解消と在庫エリアの整理整頓にもつながっています。
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