在庫管理術
クリニックの在庫管理｜診療科別の特徴・課題と解決事例
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在庫確認・発注業務が医療スタッフの負担になっていませんか。IoTで発注を自動化し、残業削減・欠品防止・離職リスク低減を実現。歯科・整形外科・総合病院の導入事例と具体的な効果をまとめた資料です。
今すぐ無料ダウンロード開業医の先生やクリニックの院長・スタッフにとって、在庫管理はやらなければならないが、本業ではない業務の代表格ではないでしょうか。
クリニックの在庫管理が難しいのは、病院のように専任の管理担当者を置きにくく、少人数のスタッフが日々の診療と兼任しているためです。さらに、扱う品目の特性は診療科によって大きく異なります。
本記事では、こうした診療科ごとの在庫管理の特徴と課題を整理したうえで、事例を交えながら、解決の方向性をご紹介します。自院の診療科に近い事例から、ぜひ参考にしてみてください。
クリニックの在庫管理が難しい理由
クリニックの在庫管理は、病院と比べて少人数で多岐にわたる業務を兼任せざるを得ない点に最大の難しさがあります。在庫管理の担当者が診療補助や受付業務と兼務しているケースが多く、専任で時間を割けないことが属人化や欠品リスクの温床になりがちです。
また、クリニックが扱う消耗品は種類が多く、使用期限や温度管理が必要な医薬品から日用品まで幅広いのが特徴です。さらに、診療科によって絶対に欠品させられない品目が異なるため、業界共通の在庫管理手法だけでは対応しきれない場面も出てきます。
診療科別の在庫管理の特徴と課題
ここでは、内科・在宅医療系、皮膚科、整形外科、産婦人科の4つの領域を取り上げ、それぞれの在庫管理の特徴と起こりがちな課題を解説します。
内科・在宅医療系クリニック
在宅医療を専門とするクリニックでは、スタッフの多くが日中は訪問診療で外出しているため、院内での在庫確認や発注作業に十分な時間を確保しにくいという構造的な課題があります。アナログな管理運用のままでは、欠品を防ごうとして過剰在庫を抱え、結果的に使用期限切れの廃棄が発生するという悪循環に陥りやすい領域です。また、在庫が複数の場所に点在していると「どこに何があるか分からない」状態になり、日常業務や新人教育の効率も下がってしまいます。
- 日中不在の時間帯が長く、在庫管理に充てられる時間が限られる
- 欠品防止のための過剰在庫と、それに伴う期限切れ廃棄
- 在庫の置き場所が分散し、探す手間や引き継ぎの負担が発生
皮膚科
皮膚科では、診療に使う消耗品に加えて、美容関連の薬剤・化粧品、院内販売の日用品など、いわゆる物販在庫も並行して管理する必要がある点が特徴です。
管理品目の種類が多いため発注先も複数にまたがりやすく、診療後の発注業務がスタッフや院長自身の残業の原因になりやすい領域でもあります。
- 診療用消耗品と美容商品・日用品が混在し、品目数が多い
- 化粧品など高額な物販品を扱う
- 温度管理が必要な在庫がある
整形外科
整形外科では、サポーターやコルセットといったサイズ展開のある装具系の在庫と、医療消耗品が管理対象になります。
患者数や症状の傾向が季節や曜日によって変動しやすく、定期発注だけでは消費量の波に対応しきれず急な欠品リスクが生じやすい領域です。
- サイズ展開のある装具と医療消耗品が混在し、品目管理が複雑
- 患者数・症状の季節変動により消費量の予測が難しい
産婦人科・産科
産科クリニックでは、注射薬や生理食塩液など冷蔵保管が必要な医薬品を扱うため、温度管理と期限管理の両立がシビアに求められます。
- 冷蔵保管が必要な医薬品など、温度・期限管理がシビア
- 医療消耗品の支出額が経費に占める割合が大きい
診療科を問わず共通する解決策
診療科によって扱う品目の特性や課題の表れ方は異なりますが、解決の方向性には共通点があります。
重量センサーで在庫量を自動計測し、設定したしきい値を下回ると自動発注する「置くだけ」の仕組みは、装具のようなサイズ違いの在庫にも、冷蔵保管が必要な医薬品にも、消費ペースが読みにくい医薬品であっても科目を問わず適用できます。
バーコード運用のように都度の読み取り作業が発生しないため、忙しい診療現場でもスタッフの負担を増やすことなく導入しやすい点が特徴です。
クリニックの在庫管理はスマートマットクラウド
在庫管理システム「スマートマットクラウド」は在庫の計測から発注書の送信まで、すべて自動。煩雑な定数管理・物品請求方式の課題を一気に解消します。
重量センサーが24時間リアルタイムで在庫の残量を監視し、設定した閾値を下回るとクラウドが自動で発注します。消費スピードが読めない物品でも欠品ゼロを実現し、導入はマットを設置してすぐ始められます。
さまざまな自動発注に対応
スマートマットクラウドは、メール・FAXに加え、医薬品やディスポーザブル製品の受発注に広く使われている標準商品コード「メディコード」を使ったAPI連携により、貴院で現在お取引のある主要ディーラーへの自動発注が可能です。
スマートマットは、サイズ展開豊富
- 倉庫室のラック上
- 診療エリア備え付けの棚の中
- 引き出しの中
貴院のスペースや使用状況、導線に合わせた設置が可能です。
クリニック在庫管理課題を解消した導入事例
多忙な訪問診療でも"置くだけ"管理で欠品や過剰在庫を大幅に削減！（あおばリガーレクリニック様）
在宅医療に特化したあおばリガーレクリニックでは、スタッフが日中ほとんど外出しているため在庫確認の時間が取れず、アナログ管理と人手不足から欠品や過剰在庫、使用期限切れの廃棄が発生していました。スマートマットクラウド導入後は自動計測・自動発注によりヒューマンエラーが減少し、欠品や過剰発注を大幅に削減。在庫の置き場所も明確になり、24時間365日の訪問診療体制をストレスなく維持できる環境が整いました。
在庫管理・発注を自動化し、余分なコストや欠品、機会損失を削減（谷村皮フ科様）
谷村皮フ科では、過剰在庫によるバックヤードの圧迫や、発注ミスによる欠品が患者対応への影響につながることが課題でした。診療後の発注業務が残業代という余分なコストの原因にもなっていました。スマートマットクラウド導入後は発注が自動化され、発注業務に費やしていた時間が不要に。スタッフに心の余裕が生まれ、患者対応への専念と「顧客体験の最大化」を実現しています。
発注管理時間を1/3に。在庫管理改革でクリニック全体の生産性向上へ（うなやま整形外科様）
うなやま整形外科では、サポーターやコルセットなど消費量が読みにくい在庫を週1回の手作業で確認しており、発注締め切りに追われるプレッシャーや誤発注、在庫管理のための残業が課題でした。スマートマットクラウド導入後は50台体制で在庫を自動計測し、在庫管理にかかる時間を従来の約1/3に削減。残業もなくなり、クリニック全体の生産性向上につながっています。
医療消耗品の支出額をデータで可視化！自動発注で現場の負担やミスを削減（名古屋バースクリニック様）
名古屋バースクリニックでは、紙ベースの発注運用により在庫切れにスタッフが気づかず放置されることや、ダブル発注が課題でした。治療に欠かせない医薬品の在庫切れは最も避けたいリスクの一つでした。スマートマットクラウド導入後は自動発注により現場の負担とミスを削減し、全体支出の約20%を占めていた医療消耗品の支出額もデータで可視化。経営面での意思決定にも役立っています。
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今すぐ無料ダウンロードクリニックの在庫管理に関するよくある質問
Q. クリニックの在庫管理は何から手をつければいいですか？
A. まずは現在の在庫をリスト化し、どこに何がどれだけあるかを可視化することから始めるのがおすすめです。在庫が複数箇所に点在していると、それだけで探す手間や欠品リスクが生まれます。リスト化と5Sの徹底で置き場所の整理ができたら、発注ルール（発注点・発注量）を決め、最後に自動化ツールの導入を検討する、という順番が効率的です。
Q. 欠品と過剰在庫、どちらも防ぐにはどうすればいいですか？
A. 欠品を恐れるあまり多めに発注すると過剰在庫につながり、特に医薬品では使用期限切れの廃棄を招きます。逆に発注を絞りすぎると欠品リスクが高まります。両者を両立するには、在庫量をリアルタイムで把握し、消費ペースに応じて自動的に発注がかかる仕組みを整えることが有効です。
Q. 診療科によって在庫管理の方法は変えるべきですか？
A. はい、診療科ごとに管理品目の特性が異なるため、注意点も変わります。自院の診療科特性を踏まえた管理体制を検討することが重要です。
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