在庫管理術

病院の在庫管理システムの選び方｜失敗しない7つの比較ポイント

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病院の在庫管理システム選びは、選択肢が多く、「どれを選べばよいか分からない」
「導入したのに現場で使われず形骸化した」
という悩みが起きやすい領域です。

本記事では、数あるシステムの中から自院に合うものをどう選ぶか、選定時に確認すべき比較ポイントと、失敗しない進め方を解説します。

病院の在庫管理システム選びで最初に決めるべきこと

このパートをまとめると！
システム選びは製品比較からではなく、「管理対象・管理範囲・目的」の整理から始めます。これを先に決めることで、自院に必要な機能とそうでない機能を見分けられます。

在庫管理システムの選定は、製品の比較から始めると判断軸が定まらず、機能の多さや価格、知名度だけで決めてしまいがちです。まずは次の3点を整理しましょう。

管理対象を決める：医薬品・医療材料（診療材料）・消耗品・医療機器など、何を管理したいかで求められる機能が変わります。特に医薬品はロット・有効期限管理の比重が大きく、医薬品在庫管理システムのような専用システムが選択肢になることもあります。
管理範囲を決める：中央倉庫だけを管理するのか、病棟・外来・手術室など各部署まで広げるのか。範囲によって必要な多拠点・多部署対応のレベルが変わります。
目的の優先順位を決める：欠品防止・棚卸工数の削減・コストの可視化・属人化の解消など、最も解決したい課題によって重視すべき機能が変わります。

病院の在庫管理そのものの全体像を整理したい場合は、病院経営と在庫管理の記事もあわせてご覧ください。

病院の在庫管理システム選定でよくある失敗

このパートをまとめると！
「現場で使われず形骸化」「過剰スペック」「連携の後回し」が典型的な失敗です。いずれも選定段階で運用と要件を詰めておけば防げます。

システム選定でつまずくケースには、共通したパターンがあります。事前に知っておくことで回避できます。

現場が使い続けられず形骸化する：入力やスキャンの手間が大きいシステムは、多忙な医療現場では次第に使われなくなり、在庫データと実態がずれていきます。
機能の豊富さで選び、過剰スペックになる：使わない機能まで含んだ高コストなシステムを選んでしまい、費用対効果が下がります。
既存システムとの連携を後回しにする：電子カルテや医事会計と連携できず、結局二重入力が発生してしまいます。
一気に全品目へ展開して頓挫する：定着前に対象を広げすぎ、運用が回らなくなります。

💡 専門家のワンポイント
選定で最優先すべきは機能の数ではなく、多忙な現場が無理なく使い続けられるかです。導入実績の多さや機能の豊富さだけで決めず、使用頻度の高い品目に絞ったトライアルで現場の定着を確かめてから全体へ広げると、形骸化を防げます。

病院の在庫管理システムを選ぶときの比較ポイント

このパートをまとめると！
在庫のリアルタイム把握・期限/ロット管理・発注支援・既存システム連携・多部署対応・データ可視化などを、整理した目的に照らして確認します。

候補を比較する際は、次のポイントを自院の目的と照らし合わせて確認します。

比較ポイント	確認すること
在庫の把握と入力負荷	在庫量をどう把握するか（手入力・バーコード・重量センサーなど）。
有効期限・ロット管理への対応	医療現場で必須となる期限・ロットの管理機能があるか。
発注点アラート・発注支援	在庫が基準を下回った際に発注を支援できるか。
既存システムとの連携	電子カルテ・医事会計システムなどと連携できるか。
多部署・多拠点・複数倉庫への対応	病棟・外来・手術室など、部署横断で管理できるか。
使用量データの可視化・レポート	消費データを蓄積し、定数の見直しやコスト管理に活かせるか。
サポート体制・医療機関での導入実績	初期設定やトラブル対応の体制、同規模の医療機関での実績があるか。

導入を成功させる進め方

このパートをまとめると！
選定は現状整理→要件定義→候補比較→トライアル→評価→展開の順で進めます。特に要件定義とトライアルでの現場検証が、定着を左右します。

システム選定は、次のステップで進めると判断に迷いにくくなります。

ステップ	タイトル	内容
ステップ1	現状と課題を棚卸しする	管理品目数・発注頻度・担当者・発注先・欠品や過剰在庫の状況を把握し、何を解決したいかを明確にします。
ステップ2	要件を定義する	前章の比較ポイントを、自院の目的に合わせて「必須・あると望ましい・不要」に重み付けします。
ステップ3	候補を比較し、ベンダーにヒアリングする	連携可否・サポート体制・同規模施設での導入実績を確認します。
ステップ4	トライアルで現場の定着を検証する	使用頻度の高い品目に絞って試験運用し、現場が無理なく使えるかを確かめます。
ステップ5	評価して段階的に展開する	効果を確認しながら対象を広げ、定数の定期見直しを運用に組み込みます。

病院の在庫管理システム選定チェックリスト

このパートをまとめると！
比較・商談の前に確認すべき項目をリスト化しておくと、候補を抜け漏れなく評価できます。

候補を比較する前に、以下の項目を確認しておきましょう。

□ 管理対象・範囲・目的を整理したか
□ 必要な機能と不要な機能を切り分けたか
□ 有効期限・ロット管理に対応しているか
□ 電子カルテ・医事会計など既存システムと連携できるか
□ 現場の入力・運用負荷は許容範囲か
□ 多部署・多拠点に対応できるか
□ 料金体系と総コストを把握したか
□ 医療機関での導入実績・サポート体制を確認したか
□ トライアルや小規模導入で現場検証ができるか

病院の在庫管理システム選びならスマートマットクラウド

スマートマットクラウドは、重量センサー内蔵のマットの上に物品を置くだけで、在庫量をリアルタイムに把握する在庫管理システムです。在庫が設定値を下回ると自動で発注データが生成・送信されるため、「数える・記録する・発注する」という作業を現場が行う必要がありません。

スマートマットクラウドのイメージ

バーコードの読み取りやシステムへの手入力が不要なため、忙しい医療現場でも運用が定着しやすいのが特長です。標準商品コード「メディコード」を使ったAPI連携により、お取引のある主要ディーラーへの自動発注にも対応します。医薬品・医療材料・消耗品まで幅広く管理でき、歯科・整形外科・総合病院など施設規模を問わず導入実績があります。

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病院の在庫管理システムの導入事例

使用頻度の高い品目からの段階的な導入や、導入を機にした在庫の置き場所の再設計に取り組んだ医療機関の事例を紹介します。無理なく病院に在庫管理システムの運用を定着させるためのヒントとなります。

発注頻度の高い品目から段階的に自動化し、在庫管理時間を約1/3に削減（うなやま整形外科様）

神奈川県のうなやま整形外科では、医療材料の在庫管理を週1回・紙とバーコードで行い、2〜3人で3〜4時間を要する作業が診療後の残業を生んでいました。スマートマットを50台導入し、発注頻度の高い品目を優先的にマットへ載せ、それ以外は手動発注機能で管理画面に集約することで、無理のない形で自動化を進めました。重量センサーで在庫を自動計測・自動発注し、従来取引のある卸4社とも連携。結果として在庫管理にかかる時間は月20時間から約1/3に減り、在庫管理のための残業もゼロになりました。

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導入を機に在庫の置き場所を再設計、使用頻度の高い物品から“置くだけ”管理へ（あおばリガーレクリニック様）

在宅医療を担うあおばリガーレクリニックでは、スタッフが日中外出するため在庫管理の時間を確保しづらく、月2〜3回の欠品や使用期限切れの廃棄、在庫の点在に悩んでいました。導入を機に院内の全物品をリスト化して定位置を決め、点滴や採血で使う物品をセットで配置するなど、診療準備まで見据えた置き場所の再設計を実施。まずは使用頻度の高い物品から“置くだけ”の自動計測・自動発注に切り替え、段階的に対象を広げています。結果として欠品や過剰発注を大幅に削減し、物品を探す手間も解消。その後60台を追加導入し、消耗品管理への拡大を進めています。

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病院の在庫管理システムの選び方に関するよくある質問

Q. 病院の在庫管理システムは何を基準に選べばよいですか？

まず「管理対象・管理範囲・目的」を整理し、その目的に直結する機能（リアルタイム把握、期限・ロット管理、既存システム連携、現場の運用負荷など）を基準に比較するのが基本です。機能の数や価格だけで判断しないことが重要です。

Q. 機能が多いシステムを選べば間違いないですか？

必ずしもそうとは限りません。使わない機能まで含んだシステムはコストが高くなり、操作も複雑になりがちです。自院の目的に必要な機能を見極め、過不足のないシステムを選ぶほうが定着しやすくなります。

Q. 導入してから使われないを防ぐにはどうすればよいですか？

選定段階で現場の運用負荷を確認し、使用頻度の高い品目に絞ったトライアルで定着を検証してから全体へ展開するのが有効です。あわせて、定数の見直し担当や例外品の扱いといった運用ルールを決めておくと形骸化を防げます。

Q. 自院の規模に合うかはどう判断すればよいですか？

管理品目数・部署数・IT体制・予算を整理し、それらに見合う方式・製品を候補にすることが出発点です。方式ごとの向き不向きは、施設規模別に比較した関連記事も参考になります。

まとめ

病院の在庫管理システム選びで失敗しないためには、製品の比較から始めるのではなく、管理対象・範囲・目的を整理し、自院に必要な要件を定義することが出発点になります。そのうえで、在庫の把握方法や既存システムとの連携、そして何より現場が使い続けられるかという運用負荷の観点を重視すると、導入後の定着と効果につながります。

方式そのものの違いや製品ごとの詳細は関連記事で比較しつつ、本記事の選定ステップとチェックリストを、自院に合ったシステム選びにご活用ください。

この記事を書いた人

スマートマットクラウド医療メディア編集部

医師をはじめとする医療従事者、医療業界の課題に精通している日本最大級の医療情報専門サイト「m3.com」出身のライターが、医療業界の課題から業務効率化・DX推進までわかりやすく解説します！
【スマートマットクラウドとは？】スマートマットの上にモノを置き続け、重さで数を数えるIoTサービスです。ネジなどの部品、副資材・仕掛品・粉モノや液体の原材料まで、日々の在庫確認や棚卸・発注まで自動化します。