在庫管理術
介護現場の在庫管理｜施設・訪問介護の管理課題と解決策を徹底解説
介護施設の在庫管理
介護施設現場の特徴
老人ホーム、福祉施設などの介護現場では、施設内で使用する膨大な消耗品・備品の在庫管理を行っています。
介護施設で管理する在庫
- 排泄ケア用品：紙オムツ・パッド
- PPE（個人防護具）：感染症対策に必要なマスク・手袋・ガウン等
- 衛生材料：ガーゼ・包帯・口腔ケア用品
- 医薬品
- リネン類：シーツやタオルなど
- 日用品：シャンプー、石鹸、洗剤
- 食品（流動食・固形食）・飲料
- 事務用品：コピー用紙・封筒など
- BCP備蓄品：非常食、飲料水、簡易トイレ、発電・照明機材など
介護施設が直面している現状・課題
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慢性な人手不足：
介護施設では人員が限られており、スタッフは介護やケアの合間を縫って在庫点検や発注業務を行っています。在庫管理業務は後回しや作業の中断が起こりやすく、管理が属人化しやすいのが現状です。 -
欠品・過剰在庫のリスク：
在庫不足による欠品はケアの質に直結し、利用者へのサービス低下につながります。発注の精度が低いと過剰在庫や廃棄ロスが生じ、施設の経営を圧迫します。 -
医薬品・食品の期限管理：
医薬品や食品には使用期限や消費期限があり、管理が不十分だと安全リスクや廃棄コストの増大を招きます。期限管理は日々のチェック体制に依存しており、現場の負担が大きい領域です。 -
施設内に在庫が点在：
備品・消耗品はフロア毎、ユニット毎に保管場所が定められ、保管場所は館内に点在しています。職員は、在庫点検や発注作業に加え館内移動にも時間を割いています。 -
BCP備蓄への対応：
災害や感染症流行に備え、食料・飲料水・簡易トイレなどのBCP備蓄品を一定量確保することが求められています。これらは消費期限や使用期限の管理が必須で、定期的な入れ替えや更新が必要です。備蓄対応を怠ると、介護報酬の減算リスクもあり、職員の業務負荷はさらに高まっています。
訪問介護事業者の在庫管理
訪問介護現場の特徴
訪問介護事業者では、利用者宅でサービスを提供するために、職員が必要な消耗品や衛生用品を事業所から持ち出して使用します。
施設内に在庫をまとめて抱える介護施設とは異なり、在庫が事業所や職員の車両・カバンや各家庭に分散する点が大きな特徴です。
訪問介護で管理する主な在庫
- 排泄ケア用品：紙オムツ、パッド、尿取りシート
- PPE：マスク、手袋、エプロン、フェイスシールドなど
- 衛生材料：アルコール消毒液、清拭用タオル、口腔ケア用品
- 医療的ケア関連品：ガーゼ、包帯、カテーテル消耗品など
- 事務関連：記録用紙、文具類
- BCP備蓄品：災害時に利用者宅で必要となる簡易トイレや非常用物資の持ち出し管理
訪問介護事業者が直面している在庫管理の課題
長時間労働のリスク
訪問介護の現場では隙間時間を活用しにくく、訪問業務終了後に在庫の点検や記録を行うのが慣例です。職員にかかる負担が重く、長時間労働につながりやすいのが現状です。こうした状況は、サービス品質や職員の定着にも影響を及ぼしかねません。
職員ごとに在庫が分散
消耗品は職員各自で持ち出すケースが多く、誰がどれだけ持っているかが見えにくくなります。全体の在庫残量を把握しにくく、適正在庫の範囲内で発注することが困難になります。
移動・持ち出し管理の負担
訪問介護は移動が多いため、職員は毎回持ち出す物品の種類や残量を確認しなければならず、各自に日常的に在庫管理業務が発生します。
戻り在庫の集計や帳簿への反映が煩雑で、転記間違いや発注遅れ等の人為的ミスが起きやすくなります。
介護現場の在庫管理を楽にする方法
重さによる管理が現場の負担を解消
介護施設や訪問介護の現場では、人手不足のなかで在庫点検や発注を職員が担っており、欠品や過剰在庫、長時間労働の要因となっています。こうした課題を解決する有効な手段が、重量IoTを活用した在庫自動化です。
在庫の残量を人が見に行き、数を数え、記録する従来のやり方から、在庫の残りを自動的に可視化・自動発注までつなげる仕組みへ移行することで、職員の負担は大幅に軽減されます。
次のセクションでは、その代表的なソリューションである 「スマートマットクラウド」 を取り上げ、具体的な仕組みと導入効果を紹介します。
重さで管理「スマートマットクラウド」で在庫管理を効率化
在庫管理システム「スマートマットクラウド」は、人手不足に悩む介護現場の在庫管理楽にする在庫管理システムです。これまでシステムは介護の合間を縫って、スタッフが手作業で数を数え発注するという方法が主流でした。
限られた時間で目視で在庫を確認、手作業で発注を出すため、介護に必要な在庫を欠品させてしまうリスクがありました。
在庫管理バーコードシステムを導入していても、コードを読み取るために在庫の保管場所までスタッフが移動を余儀なくされるという課題は残ったままでした。
スマートマットクラウドは、介護や医療に必要な在庫をマットの上に載せるだけで自動計測し、在庫を見える化、適切なタイミングで発注まで完結させる在庫 IoTソリューションです。
重量センサーが在庫数をリアルタイムで把握し、そのデータをクラウドへ自動送信するため、スタッフが棚卸や二重入力に費やす手間はありません。スマートマットの上に管理したいモノを載せるだけで設置が完了。あとはマットが自動でモノの在庫を検知、クラウド上でデータを管理し、適切なタイミングで自動発注してくれます。
介護に専念できる環境作りに貢献し、ケアの質を向上させる在庫管理システムとして、介護施設、訪問介護事業者ともに導入が進んでいます。
さまざまな自動発注に対応
「スマートマットクラウド」は、メール・FAXに加え、医薬品やディスポーザブル製品の受発注などに広く使われている標準商品コード「メディコード」を使ったAPI連携により、貴院で現在お取引のある主要ディーラーに対し自動発注を行うことができます。
スマートマットのサイズはサイズ展開豊富
- 倉庫室のラック上
- ユニット内の保管スペース
- 引き出しの中
事業所内のスペースや使用状況、導線に合わせた設置が可能です。
介護現場での導入成功事例
スマートマットクラウドは、現在多くの医療機関に導入いただいています。介護現場での導入事例をご紹介します。
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