発注ミス【原因・背景と引き起こすデメリット・予防する方法と事例】

発注ミスが引き起こすデメリット

発注ミスは一度だけでも大きなトラブルになりかねない重要な業務ミスの一つと言われ、実際にさまざまな業種で多くの発注ミスが発生しています。

では、発注ミスが起こることで具体的にどのような損失があるのかみてみましょう。

機会損失

必要な資材や部品、商品が揃っていないことにより、顧客に対して十分な販売やサービスが提供する機会が失われます。

顧客満足度の低下

機会損失が起きることにより、「あの店は欲しい商品が揃っていない」「満足のいくサービスが受けられない」というイメージや口コミが広がってしまいます。

業務負担増加

再度、発注し直す、誤って届いた商品や資材・部品などの返品作業を行うなど発注ミスにより新たな業務が増加します。

スタッフの心的負担

発注担当はもちろん、周囲のスタッフ、企業側全員が「また発注ミスが起きたらどうしよう」「これ以上、発注ミスを起こしていけない」といった目に見えない心理的な不安を抱えてしまいます。

このように実際に発注ミスが起こってしまうと企業にとっても従業員側にとっても金銭、労力、心理的な面においてさまざまな損失が生まれてしまいます。

場合によっては担当者の責任問題になり、最悪「首になるかも」という事態に発展することも。

また、責任を問われなくても、本人は相当の落ち込み状態に陥り、職場の雰囲気も悪くなり、生産性の低下にもつながりかねません。

発注ミスを防ぐ方法

では、発注ミスを防ぐには具体的にどのような方法があり、実際の現場で導入されているのかをご紹介します。

在庫の整理整頓

発注に欠かせない在庫のチェックは主に目視など人力に頼る部分が多く、そのせいで発注ミスが起きてしまいます。

それには、在庫がどの場所にどれくらい保管されているかを正確に確認できるように見やすく整理整頓されていることが不可欠です。

在庫情報の共有

発注担当者など一部の人間しか在庫情報を把握していない、いわゆる属人化に陥っていることも発注ミスの大きな要因です。

発注担当者が不在でもミスなくスムーズに発注ができるようなるべく多くのスタッフが在庫情報を共有することが重要。

発注の自動化

人手不足による労力負担や心理的な負担を取り除くのに最も有効とされているのが発注の自動化です。

AIやIoTなど最新デジタル技術を使った在庫管理・自動発注システムの導入する企業が近年、増加しています。

次の章では、在庫情報を簡単に共有可能、発注を自動化するIoTについて解説していきます。

発注ミスを発生させない環境をつくるために

DX化は、組織全体の業務プロセスと意思決定をデジタルで最適化する取り組みです。

発注業務では、データを基盤にした標準化を進めることで属人的な判断を排除し、製造・購買・物流など複数の部門が同じ在庫情報を共有できる環境を整えます。こうして部門間の連携を滑らかにすることで、ヒューマンエラーが生じにくい仕組みを構築できます。

DXツールには多様な選択肢があります。そのうちIoTは、在庫や設備といったモノをネットワークにつなぎ、リアルタイムで状態を取得する技術です。センサーで測定した在庫量は即座にDX基盤へ連携され、あらかじめ設定した閾値を下回った瞬間に自動で発注ロジックが走ります。これにより、最適なロットサイズを算出して購買システムへ直接登録し、必要に応じて担当者へメールやチャットで通知する仕組みが実現します。

DXという改革方針を社内に浸透させ、IoTが現場データを収集してその判断材料を提供する――この二層構造がそろうことで、発注ミスを限りなくゼロに近づける環境が完成します。

スマートマットクラウドで在庫管理・発注を自動化

スマートマットクラウドは、重量センサーを内蔵する IoTマットで現場在庫をリアルタイム計測し、発注点到達から自動発注までをワンストップで実現するDXソリューションです。

人手による数量転記や二重チェックを排除し、ヒューマンエラーを根本から断ち切ります。

タグやバーコードの貼り付け・読み取りなどの作業負担もなく、管理画面から実在庫の自動記録や、確認ができます。

リアルタイム在庫計測

設定したしきい値を下回ったらセンサーが検知し、通知。目視確認やバーコード照合が不要になり「数え間違い」や「チェック漏れ」を根本的に解消します。

在庫圧縮を促進

推移を把握できるグラフで適切な在庫量を判断し、在庫圧縮を促進します

置く場所を選びません

スマートマットはA3サイズ〜A6サイズまでの4サイズ展開。ケーブルレスで、冷蔵庫・冷凍庫利用も可能。

 API・CSVでのシステム連携実績も多数

自社システムや他社システムと連携を行い、より在庫管理効率UPを実現します。

安心サポート

現場への導入に向けては、専門のカスタマー・サクセス担当が、お客様を厚くサポートします。

スマートマットクラウドで発注ミスをなくした成功事例

スマートマットクラウドで、発注ミスの解消に成功した事例をご紹介します。

▼消費スピード予測が困難な部品発注を自動化（株式会社SUBARU様)

スマートマット導入以前、部品の特性上、消費スピードが読めず頻回で実地棚卸を実施していました。数量の転記ミスやチェック漏れの発生が課題でした。部品在庫をリアルタイム可視化し、しきい値割れをトリガーに自動発注。管理人件費を削減し、若手社員の従業員体験の向上にも役立っています。

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