在庫管理術

発注ミス【原因・背景と引き起こすデメリット・予防する方法と事例】

発注ミス

発注ミスが起こる原因

在庫管理業務で特に気をつけたいのが発注ミスです。

発注ミスが発生すると、本当に必要なものを緊急で手配する、返品作業をおこなうなどの対応に追われ、金銭的にも、労力的にも大きな損失となります。

この記事では発注ミスの原因、その背景と引き起こすデメリット、発注ミスを予防する方法と事例を詳しく解説します。

在庫管理・発注を自動化する

発注ミスを防止するためにまずその発生原因を把握しておきましょう。

 

在庫管理での人的ミスの原因

発注ミスは下記のような人為的な要因によって発生します。

  • 記載・入力ミスや漏れ

    転記間違いや確認を怠ることで起こる。

  • FAXやメールの送付ミス

    自分では送ったと思っていても、実際には相手に届いていないことから起こる。

  • チェック体制の不備

    複数チェックを行わず、単独で作業を行うことで起こる。

  • 担当者の健康トラブル

    発注担当者の体調・精神面での不調により起こる。

発注ミスの起きる背景

人的ミスが起こる背景には、次のような問題が隠れています。

  • 5Sが徹底されていない環境
    整理整頓ができていない環境になっていて、発注に必要な書類やメモを紛失したり、別の書類が紛れ込むなどが起こる。

  • 作業の属人化
    担当者しか発注業務を把握しておらず、負担が担当者に集中している。

  • 人手不足
    人手不足により、発注を専門に担当するスタッフがいないという現場も多く、その際は本来の業務の合間に発注作業を兼務することも多く、時間や労力が不足することで起こる。

発注ミスが引き起こすデメリット

発注ミスが引き起こすデメリット

発注ミスは一度だけでも大きなトラブルになりかねない重要な業務ミスの一つと言われ、実際にさまざまな業種で多くの発注ミスが発生しています。

では、発注ミスが起こることで具体的にどのような損失があるのかみてみましょう。

  • 機会損失
    必要な資材や部品、商品が揃っていないことにより、顧客に対して十分な販売やサービスが提供する機会が失われます。

  • 顧客満足度の低下
    機会損失が起きることにより、「あの店は欲しい商品が揃っていない」「満足のいくサービスが受けられない」というイメージや口コミが広がってしまいます。

  • 業務負担が増える
    再度、発注し直す、誤って届いた商品や資材・部品などの返品作業を行うなど発注ミスにより新たな業務が増加します。

  • スタッフの心的負担
    発注担当はもちろん、周囲のスタッフ、企業側全員が「また発注ミスが起きたらどうしよう」「これ以上、発注ミスを起こしていけない」といった目に見えない心理的な不安を抱えてしまいます。

このように実際に発注ミスが起こってしまうと企業にとっても従業員側にとっても金銭、労力、心理的な面においてさまざまな損失が生まれてしまいます。

場合によっては担当者の責任問題になり、最悪「首になるかも」という事態に発展することも。

また、責任を問われなくても、本人は相当の落ち込み状態に陥り、職場の雰囲気も悪くなり、生産性の低下にもつながりかねません。

発注ミスを防ぐ方法

発注ミスを防ぐ方法

では、発注ミスを防ぐには具体的にどのような方法があり、実際の現場で導入されているのかをご紹介します。

在庫の整理整頓

発注に欠かせない在庫のチェックは主に目視など人力に頼る部分が多く、そのせいで発注ミスが起きてしまいます。

それには、在庫がどの場所にどれくらい保管されているかを正確に確認できるように見やすく整理整頓されていることが不可欠です。

在庫情報の共有

発注担当者など一部の人間しか在庫情報を把握していない、いわゆる属人化に陥っていることも発注ミスの大きな要因です。

発注担当者が不在でもミスなくスムーズに発注ができるようなるべく多くのスタッフが在庫情報を共有することが重要。

発注の自動化

人手不足による労力負担や心理的な負担を取り除くのに最も有効とされているのが発注の自動化です。

AIやIoTなど最新デジタル技術を使った在庫管理・自動発注システムの導入する企業が近年、増加しています。

次の章では、在庫情報を簡単に共有可能、発注を自動化するIoTについて解説していきます。

発注ミスを発生させないIoT

発注ミスを発生させないIoT

発注ミス防止の最も有効な方法として以下の2つが大きなキーワードとされています。

DX(デジタルトランスフォーメーション)

企業の営みや産業全体をデジタルの力でよりよくしていく取り組み

IoT(Internet of Things)

IoT=「モノのインターネット化」

IIoT機器を導入することにより、「自動化」や「見える化」が可能になり、発注はもちろん、現場作業の改善、生産やサービスの効率化も可能になります。

設定した数量を下回ったタイミングの発注など、最適なタイミングでの発注の自動化、発注前タイミングでのメール通知など、部門間の連携もスムーズに行えます。

また、新型コロナウイルスや原材料・物流のコスト高騰により、多くの課題を抱える企業にとって、デジタルテクノロジーを駆使して、企業経営や業務プロセスそのものを根本的に改善していくDX(デジタルトランスフォーメーション)を実現するためにIoTは欠かせません。

次の章では置くだけで在庫の見える化・発注の自動化が可能!今、話題のIoT機器「スマートマットクラウド」をご紹介します。

スマートマットクラウドで在庫管理・発注を自動化

発注ミスを防ぐスマートマットクラウド

スマートマットクラウドは、現場のあらゆるモノをIoTで見える化し、在庫管理・発注を自動化するDXソリューションです。

スマートマットの上に管理したいモノを載せるだけで設置が完了。

あとはマットが自動でモノの在庫を検知、クラウド上でデータを管理し、適切なタイミングで自動発注してくれます。

発注ミス対策に役立つスマートマット

タグやバーコードの貼り付け・読み取りなどの作業負担もなく、管理画面から実在庫の自動記録や、確認ができます。

さまざまな自動発注に対応

お客様の発注先に合わせた文面でメール・FAXの送信が可能です

在庫圧縮を促進

推移を把握できるグラフで適切な在庫量を判断し、在庫圧縮を促進します

置く場所を選びません

スマートマットはA3サイズ〜A6サイズまでの4サイズ展開。ケーブルレスで、冷蔵庫・冷凍庫利用も可能。

 API・CSVでのシステム連携実績も多数

自社システムや他社システムと連携を行い、より在庫管理効率UPを実現します。

安心サポート

現場への導入に向けては、専門のカスタマー・サクセス担当が、お客様を厚くサポートします。

在庫管理・発注を自動化する

スマートマットクラウドで発注ミスをなくした成功事例

スマートマットクラウドで、発注の自動化に成功した事例をご紹介します。

 

最大150万円! IT導入補助金を相談する

スマートマットクラウドはIT導入補助金対象のITツールです。IT導入補助金をご検討の方はお問合せください。

  • 在庫管理システムを見る

関連記事

  • 発注管理
    発注

    発注管理|業務フローや課題とは?管理効率を上げるツールも紹介

  • 発注量とは
    発注

    発注量【決め方・発注点と発注方式との関係・計算式・経済発注点・発注量決めに役立つIoT】

  • 発注点とは
    発注

    発注点【計算や求め方・発注点管理方式・安全在庫との違い・適正な発注点を決めるIoT機器】

最大150万円! IT導入補助金を相談する

スマートマットクラウドはIT導入補助金対象のITツールです。IT導入補助金をご検討の方はお問合せください。

  • 在庫管理システムを見る

人気事例

最大150万円! IT導入補助金を相談する

スマートマットクラウドはIT導入補助金対象のITツールです。IT導入補助金をご検討の方はお問合せください。

  • 在庫管理システムを見る
在庫管理システムを見る