受発注とは？業務フロー・よくある課題・システム化による自動化まで解説

受発注業務とは？受注と発注の違い

受注・発注に関する業務の総称を受発注業務と呼びます。一見シンプルに見えますが、受注と発注は同じ取引の表裏であり、 どちらか一方が滞ると在庫・納期・コストの全体に影響が波及します。 

受注と発注の違い

受発注の業務フロー

受注先が製造業のケースを例にとり、受注・発注業務の基本的な流れを紹介します。

見積り依頼・見積り回答

●発注サイド
正式な発注の前段階で受注企業に見積り依頼を出します。見積り依頼では以下の項目を伝えます。

●受注サイド
受注側は、発注者に見積書を送付します。見積書では金額と納期予定を回答します。

発注・契約

●発注サイド
見積りの内容を確認し、内容に問題がなければ社内の承認を経て受注サイドに発注書を送付します。

●受注サイド
一般的には発注書を受理した時点で契約が成立しますが、業界や契約形態によっては、事前に基本契約が締結されている場合など異なるケースもあります。
製造業のうち、計画生産方式の場合は、在庫確認、在庫引当を実施します。受注生産方式の場合は、納期に納品できるように生産計画を立て製造に着手します。

納品・検品

●受注サイド
商品を用意できたら出荷指示書と納品書を作成します。倉庫から出荷指示書を基にピッキングし検品、納品書を添付し納品します。

●発注サイド
商品を受領したら検品・検収をおこないます。発注書、納品書、現物に相違がないことを確認したことを証明する検収書を作成し、受注サイドに送付します。

請求書発行・支払い

●受注サイド
請求書を作成し発注企業に送付、入金が確認できたら領収書を発行します。

●発注サイド
請求書の内容に従って代金を支払います。

受発注における主な課題

課題①：在庫管理との連携不足

受発注業務の仕事内容は各種書類作成といった事務作業だけにとどまりません。受注側、発注側双方が普段から在庫管理ができているかどうかが円滑な業務遂行のポイントになります。

見積り段階で発注サイドは発注個数を割り出すために対象となる在庫の有高、消費スピードを把握しておくことが必要です。在庫確認を怠り、担当者の勘や経験則に基づいて発注を出すことが過剰在庫や欠品の最たる原因となっています。

受注を受ける側は受注生産方式の場合は、発注に対していつまでに納品ができるかという納期回答を行います。見積りや納期回答に時間がかかったり精度が低かったりすると、失注や取引先からの信用を失うリスクが大きくなります。

普段から社内の原材料や部品の在庫管理ができていることが素早く精度の高い見積り回答を出す必須条件となります。そのためには定期的な在庫確認が必須ですが手動で対応すると非常に工数がかかるのが難点です。

課題②：受注業務と工程管理

受注生産において、納期回答の精度は取引先との信頼に直結します。

しかし多くの現場では、工程の進捗状況が担当者の頭の中にしかない状態で、リアルタイムで生産能力を把握できる仕組みが整っていません。その結果、以下のような問題が起きやすくなります。

工程管理と受発注を連携させるには、工場内のモノの動きをリアルタイムで把握できる仕組みが前提条件となります。

受発注業務を効率化・自動化する方法

受発注業務の課題を解決する方法に　在庫管理・工程管理ソリューション「スマートマットクラウド」の活用があります。

リアルタイム実在庫を計測できるスマートマットクラウドなら、

の両方を実現し、発注業務を最大限に効率化します。

受注サイドでも「スマートマットクラウド」が、原材料や部品、仕掛品、ブラックボックス化しやすい工程間のモノの流れをリアルタイムで検知し可視化します。

梱包材や製造ラインの保守部品等目の届きにくい間接材の在庫まで徹底的に在庫管理し、納期厳守に貢献します。

クラウドに保管された在庫データをRPA、受発注管理システム、生産管理システム等各種システムに連携もできます。在庫管理・発注・棚卸業務や部門間の情報伝達など、人がする必要のない業務を人の代わりに超効率化し、製造に集中できる環境を整えます。

受発注に関するよくある質問（FAQ）

Q1. 受発注とはどういう意味ですか？受注と発注の違いは？

A. 受発注とは、商品やサービスの「受注（注文を受ける）」と「発注（注文を出す）」の一連の取引管理を指します。企業は顧客からの受注をもとに、必要な材料や商品を仕入先へ発注するため、両者を正確に連携させることが重要です。

Q2. 受発注業務では何をするのですか？向いている人は？

A. 受発注業務は、見積・注文確認・在庫確認・納期調整・出荷手配など、取引の流れを管理する仕事です。正確さと調整力が求められ、コミュニケーションが得意な人や細かい確認が苦にならない人が向いています。やりがいは、取引を円滑に進める中心的役割を担える点です。

Q3. 受発注業務を効率化する方法は？システム導入のメリットは？

A. 受発注システムを使うと、注文入力の手間削減、在庫との自動連携、ミス防止が可能になります。メールやエクセル中心の業務フローよりも正確性が高まり、担当者の負荷軽減にもつながります。受発注が「きつい」と感じる要因の多くは、属人化と確認作業の多さで、システム化が効果的です。