受発注【受注発注業務のフロー・業務上の課題とは？】

受発注業務とは？【概要】

受注と発注の違い

受注・発注に関する業務の総称を受発注業務と呼びます。

●受注と発注の違い

受発注業務は、書類作成や在庫確認、システムへの登録といった煩雑な事務や処理に時間と手間がかかる業務が多く、業務効率化に頭を悩ませている企業が多いのではないでしょうか。
今回は受発注業務のフローチャート、受発注に関する課題とは何か、受発注業務の課題を解決し効率化する方法について解説します。

受発注の業務フロー

受注先が製造業のケースを例にとり、受注・発注業務の基本的な流れを紹介します。

見積り依頼・見積り回答

●発注サイド
正式な発注の前段階で受注企業に見積り依頼を出します。見積り依頼では以下の項目を伝えます。

●受注サイド
受注側は、発注者に見積書を送付します。見積書では金額と納期予定を回答します。

発注・契約

●発注サイド
見積りの内容を確認し、内容に問題がなければ社内の承認を経て受注サイドに発注書を送付します。

●受注サイド
発注書を受理すると契約が成立します。製造業のうち、計画生産方式の場合は、在庫確認、在庫引当を実施します。受注生産方式の場合は、納期に納品できるように生産計画を立て製造に着手します。

納品・検品

●受注サイド
商品を用意できたら出荷指示書と納品書を作成します。倉庫から出荷指示書を基にピッキングし検品、納品書を添付し納品します。

●発注サイド
商品を受領したら検品・検収をおこないます。発注書、納品書、現物に相違がないことを確認したことを証明する検収書を作成し、受注サイドに送付します。

請求書発行・支払い

●受注サイド
請求書を作成し発注企業に送付、入金が確認できたら領収書を発行します。

●発注サイド
請求書の内容に従って代金を支払います。

受発注業務における課題

受発注業務と在庫管理

受発注業務の仕事内容は各種書類作成といった事務作業だけにとどまりません。受注側、発注側双方が普段から在庫管理ができているかどうかが円滑な業務遂行のポイントになります。

見積り段階で発注サイドは発注個数を割り出すために対象となる在庫の有高、消費スピードを把握しておく必要があります。

在庫確認を怠り、担当者の勘や経験則に基づいて発注を出すことが過剰在庫や欠品の最たる原因となっています。

受注を受ける側は受注生産方式の場合は、発注に対していつまでに納品ができるかという納期回答を行います。見積りや納期回答に時間がかかったり精度が低かったりすると、失注や取引先からの信用を失うリスクが大きくなります。

普段から社内の原材料や部品の在庫管理ができていることが素早く精度の高い見積り回答を出す必須条件となります。そのためには定期的な在庫確認が必須ですが手動で対応すると非常に工数がかかるのが難点です。

受注業務と工程管理

さらに受注生産の場合は、生産ラインの生産能力、見積原価を高い精度で見積もることが求められます。工場内の生産ラインで工程内のモノの動きのみえる化を実現し、歩留まりデータを蓄積しておくことで、見積り算出の精度が向上します。

受発注業務の課題を解消する方法

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