在庫管理術
発注とは【在庫最適化する発注のポイントと発注課題の解決方法を解説】
発注とは？在庫管理における意味と役割
発注
発注とは、企業や組織が必要な原材料・部品・商品・外部サービスを調達するために、取引先であるサプライヤーへ正式に購入を依頼する業務プロセスを指します。
発注の基本フロー
発注は、需要の把握から検収・支払いまでの一連のプロセスで構成されます。
- 需要予測：過去データと市場動向を分析し、将来の消費量・販売量を数値化
- 在庫点検：棚卸をし現在庫と安全在庫との差分を確認
- 発注要件の確定：必要数量・希望納期・目標単価を決め、発注ロットとサプライヤを選定
- 発注書発行・送付
- 受領確認：サプライヤーから注文請書を受け取り、数量・納期条件が合致したことを確認
- 納品・検収：到着品を検品し、数量・品質が適合していれば入庫登録、不適合品は隔離
- 支払処理
発注と注文の違いをわかりやすく解説
発注と混同されやすい言葉に「注文」があります。言葉は似ていても、立場・目的がまったく異なります。
発注が自社の在庫を満たすために、企業が原材料や商品を調達するプロセスであるのに対し、注文は顧客が対価を支払い商品やサービスの提供を受けるアクションを示します。
プロセス面では、発注は「在庫数量の把握 → 発注点設定 → 発注ロット最適化 → 入庫検品 → 支払管理」まで含み、購買・在庫管理専門のフローが伴います。
| 用語 | 定義・意味 | 主な発行者 | タイミング | 法的効力・役割 |
|---|
| 発注（Order Placement） | 企業がサプライヤーに対し、必要な商品・原材料・サービスの供給を正式に依頼する行為。購買・在庫管理プロセスの一部として行われる。 | 発注者 （購買担当・調達部門など） |
条件合意後 | 契約の申し込み行為に該当。内容によっては契約成立の証拠となる。 |
| 注文（Order） | 顧客が商品やサービスを購入・依頼する行為。個人・小口取引にも広く使われる一般的な表現。 | 顧客・購入者 | 商品・サービスを依頼する時点 | 法的な区別はないが、BtoB取引では「発注」が正式な表現として使われる。 |
| 発注書（Purchase Order / PO） | 発注内容を文書または電子データで正式に伝える書類。品名・数量・単価・納期など取引条件を明記。 | 発注者 | 条件確定後 | 契約成立を証明する場合もあり、法的拘束力を持つ。PO番号で取引管理・監査にも活用される。 |
| 注文請書（Order Acceptance） | 発注書（注文書）を受け取った側が、内容を確認・承諾したことを示す書類。 | 受注者 （取引先・サプライヤー） |
発注書を受け取った後 | 法的義務はないが、内容確認の証拠として重要。取引の透明性向上に寄与する。 |
在庫を最適化するための発注方式と発注点、発注量の考え方
発注を行う際に押さえておくべき基本要素は、「いつ」「どれだけ」「どのように」発注するかを決める、発注方式・発注点・発注量です。
この3つの考え方を理解することで、欠品と過剰在庫の両方を防ぎ、安定した供給体制をつくることができます。
発注方式
的確な在庫管理を行うには、それぞれの在庫に適した発注方式を選ぶ必要があります。実際の現場で導入されている主な発注方式は以下の2つです。
発注点
あらかじめ決めた在庫水準になったら、発注をかけるタイミングのことで、閾値（しきいち）とも呼ばれます。
発注量（発注数）
実際に発注する量のことです。
発注量は担当者の経験や勘に依存することもありますが、在庫管理の精度向上や業務効率化のためには、定量的な算出式や専用システムを活用し、データに基づいた最適な発注量を設定することが不可欠です。
発注点＝平均使用量×発注リードタイム＋安全在庫
経済的発注量＝√(２×１回あたりの発注費用×年間必要量÷年間在庫保管費用)
発注の課題
発注管理業務では、以下のような多くの課題が発生しています。
人為的ミス
伝票の紛失、発注書の転記ミス、情報共有漏れ、Excel入力ミス、重複発注、発注忘れなど、手作業に起因するミスが起こりやすい。
作業工程の多さ
購買依頼書の作成、仕入れ先の選定、見積比較、検品など、工程が多く時間と手間がかかる。
発注業務の属人化
発注担当者しか業務を把握しておらず、勘や経験に頼った判断になりやすい。
部門間の情報共有不足
営業や製造の状況がリアルタイムで共有されず、発注判断が遅れる。
在庫の整理整頓不足
保管場所が不明確で在庫数の把握に誤差が生じ、数え間違いや発注漏れが発生する。
人手不足
専任担当者がいないため、他業務と兼務で発注対応が遅れやすい。
発注業務を効率化するシステム
発注業務は、製造やサービスを止めず、安定した供給体制を維持するうえで欠かせないプロセスです。しかし現場では、属人化・情報分断・入力ミスなどの課題により、効率化が思うように進まないケースが多く見られます。
こうした課題を解消し、発注の正確性とスピードを高めるために、近年ではアナログ運用を見直し、次のような専用システムを導入する企業が増えています。
発注管理システム
発注から納品までの業務が一括管理できるシステム。
依頼書の作成や仕入れ先の選定、注文書の作成などもシステム管理されることにより効率化が可能に。
購買管理システム
原材料や部品（直接材）から、補修用品や消耗品、事務用品（間接材）まで、企業の購買活動において、価格や品質、納期を管理し、購買管理を効率化するシステム。
在庫管理システム
過剰在庫や欠品、不良在庫などをなくすために在庫情報や入出庫情報などを入力し、正確な情報を把握・管理するためのシステム。
発注に関するよくある質問（FAQ）
Q．発注書（PO）は、請求書や見積書とどう違うのでしょうか？
A. 企業間取引において、発注書は「正式な発注の意思を示す書類」です。
また発注書は英語の“Purchase Order”を略して「PO」と表記されるケースが多いです。見積書が「価格・条件の提案」、請求書が「代金支払いの依頼」であるのに対し、発注書は「契約内容を確定させる文書」として機能します。 管理するためにPO番号を設定し、後続の納品書・請求書と紐づければ、取引の整合性と監査対応が容易になります。
Q．PO（発注書）はどの段階で発行するのが正しいですか？
A.発注書は「価格・納期・数量」が確定した時点で発行します。
見積依頼や交渉段階ではなく、双方が条件を合意した後が正式なタイミングです。 加えて、社内での必要な承認が得られた段階で発行します。条件確定前や口頭発注のまま進めると、契約トラブルや二重発注の原因となるため注意が必要です。
Q．発注業務をシステム化すると、どのようなメリットがありますか？
A. 手作業によるミス防止、履歴管理、承認フローの自動化などが実現します。
さらに、PO番号を軸に見積・納品・請求までのデータを一元化できるため、購買管理・会計・在庫管理の連携が容易に。 IoT連携システムを導入すれば、在庫減少を自動検知し、適切なタイミングで自動発注することも可能です。
発注の課題を解決し、自動発注も実現!スマートマットクラウド
発注ミスや発注点の見落とし、属人化といった現場の課題を解消するために開発されたのが、スマートマットクラウドです。
スマートマットの上に管理したいモノを置くだけで、在庫の“実数”を自動で計測し、発注業務を抜本的に効率化します。
発注方式を選べる
スマートマットクラウドは常に決まった量を発注する定量発注と、在庫が減った分だけ発注する定期発注が選べます。
さらに発注先ごとに、毎日、毎週、毎月とサイクルに合わせて発注できます。
在庫の自動計測＆自動発注で発注点を逃さない
在庫が発注点を下回ると、自動で発注をトリガー。
在庫へのタグ貼付やバーコード読み取りなどの手作業は不要で、発注漏れ・数え間違い・二重発注を根本から防止します。
AIを活用し在庫最適化
重量IoTが計測した在庫データをAIが分析。不動在庫の特定、発注点の見直しなど、担当者では気づきづらい最適化ポイントを実在庫データに基づいて提案します。
スマートマットクラウドはリアルタイム在庫の把握、工程全体の見える化、部品・仕掛品の遠隔管理まで、現場で起きやすい発注トラブルの原因を仕組みで解消し、安定した供給体制と在庫最適化を同時に実現します。
スマートマットクラウドで発注の効率化・自動化を実現した成功事例
スマートマットクラウドで、発注の自動化に成功した事例をご紹介します。
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