在庫管理術
発注の自動化【発注の課題・自動化のメリット・方法・自動化に必要なIoT】
この記事では、発注業務の効率化に欠かせない発注の自動化について、メリットや方法などをわかりやすく紹介します。また、発注の自動化を簡単に可能にする今、話題のIoTについても解説していきます。
発注の課題
業務現場では、下記のように多様な発注が日々行われています。
- 製造現場で業務に必要な備品や資材を注文
- スーパーやコンビニなど小売店で店頭に並べ、顧客に販売する商品・製品を注文
- 病院やクリニックで治療や施術に必要な医療材料や医薬品を注文
- 旅館やホテルなどの宿泊業でアメニティやリネン類、食材などを発注
- 飲食店で顧客に提供する料理に必要な食材やドリンク類などを発注
業務現場では、下記のように多様な発注が日々行われています。発注業務では細心の注意を払う必要があり、さまざまな課題があげられています。
発注書の紛失や転記ミスが起こりやすい
発注業務を紙で行なっている企業も多く、そのため発注伝票や発注書、発注ノートの紛失や転記ミスなどの人的なミスが起こる。
労力と時間がかかる
発注業務は、製造予定や販売予定の確認、在庫確認、発注数の記載（入力）、電話やFAX、メールで実際に発注、発注した製品や資材などが実際に届いているかの確認など、業務が多岐に渡るため、担当者の労力とそれにかかる時間はかなり膨大。
部署間の連携ができていない
生産部門や在庫管理部門、営業部門、経理部門などさまざまな部署と連携が取れていないと、実際に必要な発注数を正確に把握できない。
業務の属人化が起こりやすい
発注量の決定が、発注担当者の経験や勘などにより行われてしまうことも多く、正しいしきい値（発注点）が定まらない。情報を一元管理できない。
心理的な負担が大きい
欠品が発生したら、製造や販売、治療・施術など企業に欠かせない活動に支障をきたすという心理的な負担がとても大きい。
発注業務は担当者に大きな負担がかかるうえ、企業全体の運営に直結するため、効率化と最適化が不可欠です。
発注を効率化するには
では、具体的に発注業務を効率化・適正化するために、現状、企業ではどのような取り組みを行なっているのか見ていきましょう。
発注業務フローを見直す
現在の業務フローを見直し、3M（ムダ＝浪費、ムラ＝ばらつき、ムリ＝過負荷） がないかをチェックし、改善策を見つけ、実行する。
発注業務のマニュアルを作成
共通ルールを明文化し共有することで、担当者が変わっても品質とスピードを維持できるようにするためです。
発注を自動化する
RPA（FAXやメールの自動送信）やIoTを活用した自動発注システムやソフトを導入。
発注効率化の取り組みとして業務フローの見直しやマニュアル作成・共有などが挙げられますが、時間の経過とともに新たな課題が発生しやすく、人的ミスの完全な排除も困難なのが現状です。
そこで、発注の自動化が行えるシステムやソフトの導入が有効な手段として期待されています。
システムを活用した発注の自動化のメリット
システムの利用などにより発注を自動化すると、以下のようなメリットが期待できます。
- 発注業務の工数削減
- 人的コスト・ヒューマンエラーの削減
- 他業務や主要業務にリソースを回せる
- 機会損失の防止
- 生産・販売・サービスの向上と顧客満足度アップ
自動発注システムの課題・デメリット
発注業務の負担を減らし、効率化する自動発注ですが、それぞれどんなメリット・デメリットがあるのでしょう。
- システムを使いこなせない
- システムに頼りすぎると、従業員の需要予測や発注業務に関する知識が育たない
- 自動発注システム導入にコストがかかる
- 正確なデータをもとに発注点を設定しないとミスが生じる
これだけではなく、導入後に初めて浮上する課題もあります。まずは導入予定の自動発注システムのPoCやシステムベンダーの検証支援を通して、自社の業務内容や導線にあったシステムかどうかを詳しく検討しましょう。
発注の自動化にはどのようなシステムがある？
多くのメリットが生まれる発注の自動化。具体的にどのようなシステムがあるのかをご紹介します。
AI需要予測型自動発注システム
過去の販売データからAIがその日の需要を予測。最適な発注量を決定し、商品を自動発注。
自動補充発注システム
過去の在庫数量や売上数量に基づいて基準在庫数量を設定し、基準在庫数量と現在の売上、在庫数量をもとに自動的に発注時期や発注量を決定。
スマートマットクラウド（実在庫データを起点に自動発注）
スマートマット（IoT重量計）の上に発注を自動化したいモノを置くだけで実在庫変動データがクラウドシステムに送信され、在庫量が発注点を下回ったタイミングで自動発注が行われます。
発注の自動化をサポートするIoT
重量IoTを搭載した在庫管理システム「スマートマットクラウド」は、IoTセンサが正確なデータを取得し、AIが“最適な発注点をサジェスト、デバイスに載せるだけで現場運用のしやすさを担保することで、従来システムの課題を根本から解決しつつ、DX推進と現場力向上を両立できます。
| 課題 | 解消アプローチ | 期待効果 |
|---|---|---|
| システムを使いこなせない | ノーコード／ローコードUIで設定・操作を簡素化 |
・現場のITリテラシーを問わず運用可能・操作定着までの時間を短縮 |
| システムに頼りすぎて社員の知識が育たない | ダッシュボードでAIの在庫最適化提案を確認→意思決定 | ・AIの判断根拠を学習でき、担当者の知識も向上 ・「人 × AI」のハイブリッド最適化が可能 |
| 導入コストが高い | サブスク月額モデルで初期費用を抑制2. 既存ERP／WMSとAPI・CSV連携し、大規模カスタムを不要化 重量センサ IoT デバイスを置くだけ設置で工事レス |
資本支出（CAPEX）を運用費用（OPEX）に転換・既存システムを活かし ROI を早期に確定 |
| 誤った発注点設定によるミス | リアルタイム在庫データ×AI需要予測で発注点を自動算出 消費量の履歴から根拠を検証可能 |
欠品・過剰在庫を同時に低減・設定ミスの原因を可視化し再発防止 |
IoT機器が在庫データをリアルタイムで収集・分析し、最適な発注点を自動で再計算。設定したしきい値を下回った瞬間に発注処理とメール通知を実行するため、現場の負荷を最小化しつつ欠品と過剰在庫を同時に防ぎます。
スマートマットクラウドで発注を自動化
スマートマットクラウドは、現場のあらゆるモノをIoTで見える化し、在庫管理・発注を自動化するDXソリューションです。
スマートマットの上に管理したいモノを載せるだけで設置が完了。
あとはマットが自動でモノの在庫を検知、クラウド上でデータを管理し、適切なタイミングで自動発注してくれます。
タグやバーコードの貼り付け・読み取りなどの作業負担もなく、管理画面から実在庫の自動記録や、確認ができます。
さまざまな自動発注に対応
お客様の発注先に合わせた文面でメール・FAXの送信が可能です
在庫圧縮を促進
推移を把握できるグラフで適切な在庫量を判断し、在庫圧縮を促進します
置く場所を選びません
スマートマットはA3サイズ〜A6サイズまでの4サイズ展開。ケーブルレスで、冷蔵庫・冷凍庫利用も可能。
API・CSVでのシステム連携実績も多数
自社システムや他社システムと連携を行い、より在庫管理効率UPを実現します。
安心サポート
現場への導入に向けては、専門のカスタマー・サクセス担当が、お客様を厚くサポートします。
スマートマットクラウドで発注の自動化を実現した成功事例
スマートマットクラウドで、発注の自動化に成功した事例をご紹介します。
発注の自動化に関してよくある質問
Q1. 自動発注とは、具体的にどのような仕組みですか？
A. 過去の販売実績や在庫データをもとに、あらかじめ設定した発注点（在庫がこの数を下回ったら発注するという基準値）を下回った際に、システムが自動で発注処理を行う仕組みです。RPAによるFAX・メール送信の自動化から、AIが需要を予測し発注量を算出、実在庫の計測データを起点にしたタイプまで、さまざまな自動化があります。
Q2. 発注点（自動発注の基準値）はどうやって計算すればよいですか？
A. 基本的には「発注点＝1日あたりの平均使用量×発注リードタイム＋安全在庫」という式で求められます。ただし需要の波がある商材では過去データだけで固定値を決めると欠品や過剰在庫につながりやすいため、リアルタイムの消費傾向を把握しながら定期的に見直すことが望ましいです。
Q3. エクセルだけで発注を自動化することは可能ですか？
A. 関数やマクロを組めば、在庫数が一定を下回った際にアラートを出す、発注書のひな形を自動生成するといった簡易的な自動化は可能です。ただし在庫データの入力自体は手作業になるため、転記ミスや更新漏れのリスクは残ります。より高度な自動化を目指す場合は、IoTでの在庫データ収集と連携させる方法が有効です。
おすすめのダウンロード資料
人気記事ランキング
