在庫管理術

発注の自動化【発注の課題・自動化のメリット・方法・自動化に必要なIoT】

発注の自動化

発注の課題

仕事上で行われる発注には、具体的に以下のような発注が、さまざまな現場で日々行われています。

  • 製造現場などで業務に必要な備品や資材を注文

  • スーパーやコンビニなど小売店で店頭に並べ、顧客に販売する商品・製品をに注文

  • 病院やクリニックで治療や施術に必要な医療資材や医薬品を注文

  • 旅館やホテルなどの宿泊業でアメニティやリネン類、食材などを発注

  • 飲食店で顧客に提供する料理に必要な食材やドリンク類などを発注

そして、発注は、業務を滞りなく進め、健全な経営を維持するために欠かせない大変重要な業務であるがゆえに、以下のような点に細心の注意を払う必要があり、多くの課題の声があげられています。

発注の課題

  • 発注書の紛失や転記ミスが起こりやすい.

    発注業務を紙で行なっている企業も多く、そのため発注伝票や発注書、発注ノートの紛失や転記ミスなどの人的なミスが起こる。

  • 労力と時間がかかる

    発注業務は、製造予定や販売予定の確認、在庫確認、発注数の記載(入力)、電話やFAX、メールで実際に発注、発注した製品や資材などが実際に届いているかの確認など、業務が多岐に渡るため、担当者の労力とそれにかかる時間はかなり膨大。

  • 部署間の連携ができていないためにミスが起こる

    生産部門や在庫管理部門、営業部門、経理部門などさまざまな部署と連携が取れていないと、実際に必要な発注数を正確に把握できない。

  • 業務の属人化が起こりやすい

    発注量の決定が、発注担当者の経験や勘などにより行われてしまうことも多く、正しい閾値(しきいち)=発注点*が定まらない。情報が一元管理できない。

  • 心理的な負担が大きい

    発注量が少なければ、製造や販売、治療・施術など企業に欠かせない活動に支障をきたすという心理的な負担がとても大きい。

発注業務は、担当者にとってかなりの負担であると同時に、企業の活動に大きく関わってくるため、業務の効率化と適正化が必要とされています。

この記事では、発注業務の効率化に欠かせない発注の自動化について、メリットや方法などをわかりやすくご紹介。

また、発注の自動化を簡単に可能にする今、話題のIoTについても解説していきます。

発注を効率化するには

では、愚弟的に発注業務を効率化・適正化するために、現状、企業ではどのような取り組みを行なっているのか見ていきましょう。

  • 発注業務フローを見直す

    現在の業務フローを見直し、3M(ムリ・ムダ・ムラ)がないかをチェックし、改善策を見つけ、実行する。

  • 発注業務のマニュアルを作成し、部署間で共有

  • 発注の自動化

    RPA(FAXやメールの自動送信)やIoTを活用した自動発注システムやソフトを導入。

発注の効率化発注を効率化するには、上記のような方法があげられますが、業務フローの見直しやマニュアル作成・部署間で共有は、月日が経つごとにまた、新たな課題が生じたり、人的ミスはどうしても避けられない…といったデメリットが生じやすいのが実情。

そこで、最も期待され、導入が進んでいるのがシステムやソフトを使用した発注の自動化です。

発注の自動化のメリット

発注を自動化することで、以下のようなメリットが期待できます。

  • 発注業務の負担軽減

  • 人的コストの削減

  • 販売機会損失の防止

  • 生産・販売・サービスの向上と顧客満足度アップ

発注の自動化の方法

多くのメリットが生まれる発注の自動化。具体的にどのような方法があるのかをご紹介します。

  • AI需要予測型自動発注システム

    過去の販売データからAIがその日の需要を予測。最適な発注量を決定し、商品を自動発注。

  • 自動補充発注システム

    過去の在庫数量や売上数量に基づいて基準在庫数量を設定し、基準在庫数量と
    現在の売上、在庫数量をもとに自動的に発注時期や発注量を決定。

  • スマートマットクラウド

    在庫の上に置くだけで在庫を遠隔監視。管理する在庫が少なくなったタイミングで自動発注ができるIoT機器。

スマートマットクラウドを使った発注の自動化

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自動発注システムの課題・デメリット

発注業務の負担を減らし、効率化する自動発注ですが、それぞれどんなメリット・デメリットがあるのでしょう。

自動発注システムの課題

  • 自動発注システムの失敗(使いこなせない)


  • システムに頼りすぎると、従業員の需要予測や発注業務に関する知識が育たない


  • 自動発注システム導入のコストがかかる


  • 正確なデータをもとに発注点を設定しないとミスが生じる

上記以外にも、それぞれの現場で実際に導入したから見えてく課題はまだまだたくさんあります。

自社の発注業務に自動発注システムを導入した場合を具体的にシミュレーションして、検討しましょう。

発注の自動化をサポートするIoT

発注の自動化のIoT

上記のような自動発注システムの課題や懸念を払拭する最も有効な方法として以下の2つが大きなキーワードとされています。

DX(デジタルトランスフォーメーション)

企業の営みや産業全体をデジタルの力でよりよくしていく取り組み

IoT(Internet of Things)

IoT=「モノのインターネット化」

IIoT機器を導入することにより、「自動化」や「見える化」が可能になり、発注はもちろん、現場作業の改善、生産やサービスの効率化も可能になります。

設定した数量を下回ったタイミングの発注など、最適なタイミングでの発注の自動化、発注前タイミングでのメール通知など、部門間の連携もスムーズに行えます。

また、新型コロナウイルスや原材料・物流のコスト高騰により、多くの課題を抱える企業にとって、デジタルテクノロジーを駆使して、企業経営や業務プロセスそのものを根本的に改善していくDX(デジタルトランスフォーメーション)を実現するためにIoTは欠かせません。

次の章では置くだけで在庫の見える化・発注の自動化が可能!今、話題のIoT機器「スマートマットクラウド」をご紹介します。

スマートマットクラウドで在庫管理・発注を自動化

発注の自動化のスマートマットクラウド

スマートマットクラウドは、現場のあらゆるモノをIoTで見える化し、在庫管理・発注を自動化するDXソリューションです。

スマートマットの上に管理したいモノを載せるだけで設置が完了。

あとはマットが自動でモノの在庫を検知、クラウド上でデータを管理し、適切なタイミングで自動発注してくれます。

タグやバーコードの貼り付け・読み取りなどの作業負担もなく、管理画面から実在庫の自動記録や、確認ができます。

さまざまな自動発注に対応

お客様の発注先に合わせた文面でメール・FAXの送信が可能です

在庫圧縮を促進

推移を把握できるグラフで適切な在庫量を判断し、在庫圧縮を促進します

置く場所を選びません

スマートマットはA3サイズ〜A5サイズまでの3サイズ展開。ケーブルレスで、冷蔵庫・冷凍庫利用も可能。

 API・CSVでのシステム連携実績も多数

自社システムや他社システムと連携を行い、より在庫管理効率UPを実現します。

安心サポート

現場への導入に向けては、専門のカスタマー・サクセス担当が、お客様を厚くサポートします。

スマートマットクラウドで発注の自動化を実現した成功事例

スマートマットクラウドで、発注の自動化に成功した事例をご紹介します。

▼ノートを使用したアナログ発注から脱却!医療法人 祐涼会 神谷デンタルオフィス)

発注の自動化の神谷デンタルオフィス導入事例

以前は取引業者ごとにノートを作り、材料がなくなったことに気づいたスタッフがノートに記入、それを見て発注を行なっていました。

どの業者にいくつ発注するのか、また発注のタイミングはいつなのか、スタッフ全員が把握しきれていなかったため、発注ミスが起こり、材料が欠品して診療に影響が出てしまうことも…。

スマートマットクラウドで発注を自動化したことで、人が介入する必要がなくなり、欠品が発生しなくなりました。(医療法人 祐涼会 神谷デンタルオフィス・神谷先生)

 

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