【受発注システム】Web上で受発注業務が完結できるシステムの選び方や無料ツールは？

パッケージをカスタマイズ、無料プランも考慮に入れて

経営規模が大きくはない小売店や飲食店などが主体的に受発注システムを導入する際には、まずはフリープランからお試しするのが得策。受発注システムに月々それほど経費をかけられない、導入予算が大きくないという理由から、受発注システムのパッケージをカスタマイズや拡張プランを用いずに、そのまま利用せざるを得ない場合があります。

そのため、自社の発注フローを受発注システムに合わせこめるか見極める必要があり、1ヵ月程度は無料でお試しできるサービスを提供している受発注システムを利用するほうがよいでしょう。

一方で、規模の大きなメーカーや卸業者の受発注システムの導入には、受注業務をさらに効率化できるかにフォーカスを当て、受発注システムをカスタマイズする、もしくは受発注システムそのものを開発代行している会社に依頼するという手段を講じる場合もあります。

既存の受注フローや営業マンと顧客先との関係によっては、どうしても属人化してしまいがちな受注までの流れを一元管理することで、さまざまな改善点を洗い出し、情報の共有・カイゼンは業務効率化にむけて非常に重要です。

活用事例や基幹システムとの連携も必ずチェック

受発注システムを導入する前に、そのシステムがどのような業種・規模の企業に利用されているかHPなどで確認しましょう。またHPで開示されていない活用事例についても、営業の人間から聞くことはできます。

受発注業務は企業ごとにどうしても独特なフローを備えがちですが、同じ業種で同規模の企業が活用できている受発注システムなら、受注側・発注側双方にとって大きな負担なく導入できる可能性があります。

また、受発注は企業の利益や支出に直接関係するため、損益計算書^＊3や延いてはバランスシート^＊4にも受発注による企業の支出・利益額が正確に反映されなくてはなりません。

そのため企業の基幹系システムとの連携が取れるかどうかも必要条件になってきます。

＊3：損益計算書とはある一定期間の決算期における企業の利益と支出を表す一覧表のこと。該当する機関の利益がどのように生み出されたか、その総額などが分かるようになっている。
＊4：バランスシートとは賃借対照表とも言い、特定の時点における企業の財政状況を示している。企業の資産・負債・純資産の金額と内訳を表している。

受発注システムの代表例と活用事例｜インフォマート・MOS・TS BASE・CO-NECT

（株）インフォマートの「BtoBプラットフォーム 受発注」

飲食業界・ホテル・旅館向けの受発注システムとして4万社以上、37万事業所が導入しているインフォマートの「BtoBプラットフォーム 受発注」。

受注元となる食品メーカーや卸業者が37,000以上が既に「BtoBプラットフォーム 受発注」を利用しているため、発注元となる飲食店や旅館・ホテルが導入しやすく、またサポート体制が充実しているため、「BtoBプラットフォーム 受発注」を導入していない取引先にもインフォマートのスタッフが導入サポートをしてくれます。

また社内で既存の販売管理システムや統合基幹系業務システムとの連携が可能。豊富なシステムの連携実績を誇ります。

（株）システムサポートの「MOS」

クラウド型の業務用Web受発注システムパッケージ「MOS」。スマホやタブレットなど身近な端末からカンタンに発注できるので、複雑なPC操作が苦手で受発注が未だに電話やFAXである企業や、さまざまなロケーションでの受発注を行う場合に適しています。

受注側が主体でシステム導入する場合は、導入後に発注側の利用を促す説明会や資料が準備され、発注者はアカウント発行のみで無料でMOSを利用できます。また受発注業務にありがちな独特のオリジナルフローもオプション・カスタマイズで対応可能。さらに受発注業務には不可欠な基幹システムとの連携も容易に行えます。

竹田印刷（株）の「TS BASE」

BtoB事業者間の取引に特化したSaaS型の受発注システムであり、デジタル技術による一元管理で業務効率化とコスト削減を実現。商品・備品・販促物などの受発注に伴う、商品の注文・手配・出荷・配送までの必要な機能が全てTS-BASE受発注に備わっています。

利用者（発注者）向けの注文サイト、物流拠点向け倉庫システム、管理者向けの管理システムがあり、さらに50種類以上の選択機能に加え追加機能の開発など、柔軟なカスタマイズ性や、顧客の運用状況に応じて課題の整理・解決などの手厚いカスタマーサポートを強みとしています。

CO-NECT（株）の「BtoB受発注システム CO-NECT」

FAX・電話・メール・LINEによる受注をデータで一元管理でき、見積書・納品書・請求書の各伝票もワンクリックで作成可能。発注側は完全無料で利用でき、PC・スマホ・タブレットなどマルチデバイスで発注業務が行えます。さらにリアルタイムで注文ごとの状況（発注・受付中・出荷完了）が分かり、納品予定日を受発注双方で共有できます。

新商品やセールの案内などメールマガジンの送付ができ、さらに商品ごとに「NEW」「再入荷」「セール」などのタグ付けによる販促も可能です。また売り上げ・原価・粗利情報などのデータ集計や分析による営業活動のサポートを実施。受注データを一元管理することで、経営分析や顧客分析も可能です。

受発注システムのメリット・デメリット

受発注システムのメリット

受発注業務をシステム化することで、次のようなメリットを得ることが可能です。

受発注システムの導入前に在庫管理を見直そう！

受発注システムを円滑に活用するためには、自社の在庫管理が適切かどうかも見極めえる必要があります。前述したように在庫管理が杜撰だと、どれほど優れた受発注システムであっても、受注しても在庫が不足していたり、過剰在庫や滞留在庫が企業利益を圧迫するほどあった、などの在庫リスクを抱えることになります。

実際の在庫量を把握するための在庫管理には以下のような方法があります。

目視によるカウントは最もヒューマンエラーが起こりやすく、肉体的にも精神的にも人的負担が大きくなります。また在庫の種類や数量の入力の際にも人力となるため人為的ミスが起こりやすく、推奨できる在庫管理方法とは言えません。

二次元コード（QRコード・バーコード）はスキャンすることで、在庫の種類や数量の確認、納品・出入庫・出荷などの管理が可能であり、さらにQRコードは無料で作成可能、バーコードは既存のものを活用できるというメリットがあります。

ただし、一つひとつのモノをスキャンする労力や重複読み込みといったヒューマンエラーが発生する可能性があることがデメリットです。

一方でRFIDタグはリーダライタによる一括読み込みが可能なため、在庫の種類や数量を確認する労力は二次元バーコードよりも削減可能。また情報の書き加えができるため、商品ごとのトレーサビリティにも優れています。

しかしながら、RFIDタグを一つひとつのモノに貼りつける手間や、タグの性能によっては一括読み取りが不正確であったり、またリーダライタが1台20万円以上と高額であったりというデメリットがあります。

最後に重量センサは、重量センサと載せるモノをシステム内に紐づけ、後はモノを載せるだけでOK。重さにより正確な個数や割合を自動でカウントし、使った量が分かり難い液体や粉体の在庫管理にも適しています。

特筆すべきメリットとしては、重量センサの上に載せておけばスキャンしたり、目視確認する必要がないので、わざわざ倉庫まで足を運んで在庫量を確認する必要がないことです。