【受発注システム】受発注業務を効率化するツールの選び方とは？

• 納品書・請求書などのペーパーレス化
• 受発注業務にかける労力の削減
• システム化による受発注機会の増加
• 受注窓口の集約
• 受発注数量のリアルタイム把握
• 納品数量やキャッシュフローの可視化で売上を正確に把握

電話やメール・FAXなどで発注書を受領することから始まり、在庫確認から発送手配、納品書や請求書の作成、販売・生産や財務の基幹システムへの入力といった業務が、受発注システムを導入することで全て自動化されるため、受発注における業務の効率化・労力の削減が見込めます。

またシステムを利用することで取引先の営業日・営業時間以外にも発注をかけておくことができたり、同じシステムを利用する企業が多ければ多いほど、受注窓口が1本化されたりするという点がメリットです。

さらに受注量による在庫量の変動をリアルタイムで把握できることから、少なくなった分の在庫を補充するための生産や新たな仕入れのタイミングが測りやすくなります。納品数量やキャッシュフローが可視化されることにより、売上変動の分析や月次決算処理の早期化にも繋がります。

受発注システムのデメリット

受発注システムの導入には以下のようなポイントにも注意しなくてはなりません。

受発注業務は取引先と共に進める業務です。そのため受発注システムの導入には取引先も応じてくれる必要があります。特に発注側は導入コストが必要であったり、システム処理が複雑であったりする場合、導入に対して消極的になる可能性があります。

発注側の使用料は無料なのが望ましく、さらにPCだけでなくスマホやタブレットから倉庫や製造現場・店舗内や外回り先からでも発注操作ができる、また受注側の営業時間外でも発注をかけられるなどの利便性を示したほうがよいでしょう。

さらに在庫管理や棚卸が適正でないと、受発注システムだけ導入しても過剰在庫や欠品が相次ぐ恐れがあります。製造業なら生産リードタイムと在庫のバランスを採った生産計画を採るなり、受注生産体制であれば納品日の確実性を担保する必要があるでしょう。

また、卸業者ならそれぞれの発注方式に従い発注点を確実に守り、小売業者からの発注に応えられるようにしなくてはいけません。

アプリ・マルチモバイルが使える受発注システムとは

アプリ対応の受発注システムで無料プランがあるものは？

受発注システムの導入契約を締結するまでは、カスタマーサービスにより導入サポートを受けることが可能です。その期間にシステムが自社に適しているか、カスタマイズがどれだけ出来るかを検証できます。

しかしながら数多くの従業員に様々な業務フローを体験してもらうためには、まずは無料でトライアルできる受発注システムを選ぶほうがベター。

無料版は機能が限られている場合が多いですが、システムの操作性や操作画面などの使い勝手の判断材料にはなります。特にスマホやタブレットでの利用シーンが多いと考えられる場合は、モバイル端末のUIが利用しやすい仕様であるかどうかを確認するのは不可欠でしょう。

発注サイドの在庫管理が属人化していたり、怠っていたりすると、発注サイドは担当者の勘や経験則に基づいて発注をかけることがあります。その結果、過剰在庫や欠品の原因となることも。

それを防ぐためには、発注サイドは在庫の有高・消費スピードを把握し、安全在庫^＊4と発注閾値^＊5を決めて常に適正在庫を維持する努力が不可欠です。

受注サイドの課題

また受注サイドも同じく製品の適正在庫を維持する必要があります。またそれ以外に受注生産方式を採用している場合は、発注に対していつまでに納品できるかという納期回答の精度が良好でなくてはなりません。

そのためには製品の原材料も適切に在庫管理していることが必須条件となります。原材料の在庫管理が杜撰であれば、見積や納期回答に時間がかかったり、精度が低かったりして取引先からの失注や信頼を失うリスクが増えるでしょう。

＊4：安全在庫とは季節要因などの需要や調達リードタイムに多少の変動があっても対応できるように備えておく在庫量のこと。
＊5：発注閾値とは安全在庫の上に、発注してから納品されるまでの期間に消費するであろう在庫量を加算したもの。

適切な在庫管理とは｜発注サイド

自社の在庫量を把握するための在庫管理には以下のような方法があります。

目視によるカウントは最もヒューマンエラーが起こりやすく、肉体的にも精神的にも人的負担が大きくなります。また在庫の種類や数量の入力の際にも人力となるため人為的ミスが起こりやすく、推奨できる在庫管理方法とは言えません。

二次元コード（QRコード・バーコード）はスキャンすることで、在庫の種類や数量の確認、納品・出入庫・出荷などの管理が可能であり、さらにQRコードは無料で作成可能、バーコードは既存のものを活用できるというメリットがあります。

ただし、一つひとつのモノをスキャンする労力や重複読み込みといったヒューマンエラーが発生する可能性があることがデメリットです。

一方でRFIDタグはリーダライタによる一括読み込みが可能なため、在庫の種類や数量を確認する労力は二次元バーコードよりも削減可能。また情報の書き加えができるため、商品ごとのトレーサビリティにも優れています。

しかしながら、RFIDタグを一つひとつのモノに貼りつける手間や、タグの性能によっては一括読み取りが不正確であったり、またリーダライタが1台20万円以上と高額であったりというデメリットがあります。

最後に重量センサは、重量センサと載せるモノをシステム内に紐づけ、後はモノを載せるだけでOK。重さにより正確な個数や割合を自動でカウントし、使った量が分かり難い液体や粉体の在庫管理にも適しています。

特筆すべきメリットとしては、重量センサの上に載せておけばスキャンしたり、目視確認する必要がないので、わざわざ倉庫まで足を運んで在庫量を確認する必要がないことです。

適切な生産管理とは｜受注サイド

受注生産方式であっても、適正在庫を維持するための社内受注生産であっても、在庫管理だけでなく適切な生産管理が不可欠となってきます。

そうでなければ、生産スケジュールの乱れにより納期遅れや欠品に繋がったり、工程間のモノや情報の澱みが発生したりすることで後工程の手待ちのムダの発生に繋がり、結局は納期遅延となる場合もあります。

また生産工程の進捗度合を生産管理部門だけでなく、各工程間でもコミュニケーションコストをかけることなく把握することが出来れば、あらゆる生産工程における整流化に役立つでしょう。

受発注双方の課題を解決する方法

在庫管理と生産管理特の中で特に工程管理を適切に行う方法として、IoT重量センサを用いた「スマートマットクラウド」の活用があります。

リアルタイムで在庫量データをクラウドに転送するIoT重量センサのスマートマットを用いることで、

• 月次、日次の膨大な在庫確認の自動化
• 適正在庫を維持できる自動発注・発注アラートを実装
• 在庫や工程間の仕掛品の情物一致^＊6の状態が保たれる
• コミュニケーションコストをかけずに工程ごとの進捗を共有
• 工程間の澱みの見える化、ボトルネックの早期特定が可能
• 突発的な発注依頼に対して精度のよい納期・見積回答が可能

が実現されます。

受発注双方の課題である在庫管理を、リアルタイム在庫データの一元管理と発注の自動化により在庫管理業務を最大限に効率化。さらに梱包材や検査キットなどの目が行き届きにくい副資材も徹底管理します。

また受注サイドは生産管理、特にモノや情報の流れが澱みがちな工程間のボトルネックを明らかにでき、生産ライン全体のモノの流れをコミュニケーションコストをかけずに可視化、情報共有することが可能となります。

さらに高度なAPI技術で在庫データを受発注管理システムや生産管理システム、RPAへの連携が可能。在庫管理や生産工程の課題をゼロベースにした状態で、自社に適した受発注システム×アプリや受発注システム×モバイル端末を活用できます。

＊6：「情物一致」とは、管理下に置かれた「情報」と実際に現場にある「物の数や状態」が一致していること。 製造業の場合では、完成品や工程間の仕掛品、部品、原料、梱包材、消耗品などの在庫データに間違いがなく、情報と現物の状態が一致していることを意味します。