発注業務の効率化｜発注の課題を解決し効率を上げる方法とは？

発注業務はいくつものプロセスを経て行われています。品切れをさせない発注の準備として、まず定期的な在庫確認が欠かせません。在庫確認の間隔が空きすぎていると、その間に品切れを起こす確率が高くなります。

在庫確認を頻繁に行うと人手と時間がかかります。品切れ対策として1回の発注量を多くするケースが多く、これが過剰在庫の大きな要因となっています。

発注方法

発注方法にはさまざまなツールがあります。注文先によって発注方法が異なり、発注業務の負担を重くしています。それぞれの発注方法の特徴をまとめてみました。

発注業務のポイント

過剰在庫を予防する発注には、2つのポイントがあります。

発注点の設定がしっかりできていないと、過剰在庫や在庫不足のリスクが高くなります。また在庫の種類によって最適な発注方式を選ぶことが在庫管理の効率化につながることも覚えておきましょう。

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発注業務の課題

発注業務の課題には次のようなものがあります。

・人的ミス：伝票の紛失。転機ミス、情報共有ミス、重複発注、発注忘れ
・発注内容の不備
・発注書の不着：FAX
・完売・欠品の連絡がない

発注には人の手を介した作業が多く、部門間や取引先との連携が必要な点が課題の背景にあります。

発注業務の効率化

発注業務の効率化でお勧めできるのが、RPAやIoTを活用した自動発注システムの利用です。

自動発注システムを導入することで、次のようなメリットがあります。
・業務負荷の軽減
・人的ミスの回避
・情報共有の省力化
・利益には直結しない業務からやりがいのある仕事へシフト

IoTやRPAを導入することにより、発注の「自動化」や在庫情報や発注状況の「見える化」が可能になり、業務を効率的に進めることができます。

次の章では置くだけで在庫確認、発注点管理、自動発注、在庫情報共有を可能にする「スマートマットクラウド」をご紹介します。

発注業務の効率化に関するよくある質問（FAQ）

Q1. 発注業務を効率化するとはどういうことですか？業務改善の基本は？

A. 発注業務の効率化とは、発注から納品までの流れを整理し、ムダ・ミス・手戻りを減らすことです。業務改善の4原則（ムダ・ムラ・ムリの排除、標準化）を意識し、発注判断や確認作業をシンプルにすることが重要です。

Q2. 発注ミスを防ぐにはどうすればいいですか？

A. 発注ミス防止には、発注点の明確化、在庫状況の見える化、ダブルチェックの仕組みが有効です。エクセルでの発注自動化や、発注書フォーマットの統一も効果があります。受発注業務フロー図を整理すると、抜け漏れ防止につながります。

Q3. 発注業務を効率化するツールや進め方にはどんなものがありますか？

A. 発注業務は、エクセル自動化から始め、発注管理システムや自動発注へ段階的に進めるのが一般的です。受注業務効率化の事例では、在庫と連動した発注により、事務作業の負担軽減や「受発注事務がきつい」状況の改善が実現しています。

発注を効率化するスマートマットクラウド

スマートマットクラウドは、現場のあらゆるモノをIoTで見える化し、在庫管理・発注を自動化するDXソリューションです。

スマートマットの上に管理したいモノを載せるだけで設置が完了。

あとはマットが自動でモノの在庫を検知、クラウド上でデータを管理し、適切なタイミングで自動発注してくれます。

タグやバーコードの貼り付け・読み取りなどの作業負担もなく、管理画面から実在庫の自動記録や、確認ができます。

さまざまな自動発注に対応

お客様の発注先に合わせた文面でメール・FAXの送信が可能です。

在庫圧縮を促進

推移を把握できるグラフで適切な在庫量を判断し、在庫圧縮を促進します

置く場所を選びません

スマートマットはA3サイズ〜A6サイズまでの4サイズ展開。ケーブルレスで、冷蔵庫・冷凍庫利用も可能。

 API・CSVでのシステム連携実績も多数

自社システムや他社システムと連携を行い、より在庫管理効率UPを実現します。

安心サポート

現場への導入に向けては、専門のカスタマー・サクセス担当が、お客様を厚くサポートします。

発注効率化に成功したスマートマットクラウド導入事例

▼在庫最適化AIエージェントにより、数値に裏付けされた発注点の判断が可能に（株式会社MARUWA SHOMEI）

「在庫を最適化したい」という思いはありながらも、何から手をつければいいのか分からず、具体的な改善に踏み出せずにいた。品目数が多く、それぞれの発注点をどう調整すべきかを経験や勘だけで判断するのは限界があった。在庫最適化AIエージェントを使い始めてからは、過去の在庫データを基に「発注点を上げるべき」「下げるべき」といった具体的な提案がAIから得られるようになり、数値に裏付けされた判断ができるようになった。

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