在庫管理術

発注業務の効率化|発注の課題を解決し効率を上げる方法とは?

発注の効率化

企業の課題「発注業務」

「発注業務に時間も手間もかかる」、「発注業務の人的ミスがなくならない」……
当社では在庫管理だけでなく、さまざまな業種の発注に関する課題についてお伺いしてきました。発注業務の押さえておきたいポイント課題の解決法についてまとめてみました。

在庫管理・発注を自動化する

発注業務のフロー

まず、発注業務の流れをおさらいしておきましょう。

発注業務のフロー

  1. 在庫確認
  2. 発注書作成
  3. 確認承認
  4. 発注書送付
  5. 受け入れ・検品
  6. 支払い

発注業務はいくつものプロセスを経て行われています。品切れをさせない発注の準備として、まず定期的な在庫確認が欠かせません。在庫確認の間隔が空きすぎていると、その間に品切れを起こす確率が高くなります。

在庫確認を頻繁に行うと人手と時間がかかります。品切れ対策として1回の発注量を多くするケースが多く、これが過剰在庫の大きな要因となっています。

発注方法

発注方法にはさまざまなツールがあります。注文先によって発注方法が異なり、発注業務の負担を重くしています。それぞれの発注方法の特徴をまとめてみました。

発注方法ごとのメリットとデメリット

  • 電話:発注書作成が不要、発注の履歴が残らない、伝達ミスのリスクがある
  • FAX:履歴が残る、送信ミスのリスクがある
  • メール:発注の履歴が残る。受信側がすぐにチェックするとは限らない
  • WEB:発注書作成が不要、発注の履歴が閲覧できる

発注業務のポイント

過剰在庫を予防する発注には、2つのポイントがあります。

  • 発注点管理:あらかじめ決めた発注をかける在庫量に到達しているかチェックする
  • 発注方式の選択:定量発注方式/定期発注方式

発注点の設定がしっかりできていないと、過剰在庫や在庫不足のリスクが高くなります。また在庫の種類によって最適な発注方式を選ぶことが在庫管理の効率化につながることも覚えておきましょう。

→発注点についての詳しい説明はこちら

→発注方式の選び方についての詳しい説明はこちら

発注業務の課題


発注業務の課題には次のようなものがあります。

発注業務の課題

人的ミス:伝票の紛失。転機ミス、情報共有ミス、重複発注、発注忘れ
発注内容の不備
発注書の不着:FAX
完売・欠品の連絡がない

発注には人の手を介した作業が多く部門間や取引先との連携が必要な点が課題の背景にあります。

発注業務の効率化

発注業務の効率化でお勧めできるのが、RPAIoTを活用した自動発注システムの利用です。

  • RPA :FAXやメールの自動送信
  • IoT:在庫確認の自動化


自動発注システムを導入することで、次のようなメリットがあります。
業務負荷の軽減
人的ミスの回避
情報共有の省力化
・利益には直結しない業務からやりがいのある仕事へシフト

IoTやRPAを導入することにより、発注の「自動化」や在庫情報や発注状況の「見える化」が可能になり、業務を効率的に進めることができます。

次の章では置くだけで在庫確認、発注点管理、自動発注、在庫情報共有を可能にする「スマートマットクラウド」をご紹介します。

自動発注ができる在庫管理システム、スマートマットクラウド

発注の自動化のスマートマットクラウド

スマートマットクラウドは、現場のあらゆるモノをIoTで見える化し、在庫管理・発注を自動化するDXソリューションです。

スマートマットの上に管理したいモノを載せるだけで設置が完了。

あとはマットが自動でモノの在庫を検知、クラウド上でデータを管理し、適切なタイミングで自動発注してくれます。

タグやバーコードの貼り付け・読み取りなどの作業負担もなく、管理画面から実在庫の自動記録や、確認ができます。

さまざまな自動発注に対応

お客様の発注先に合わせた文面でメール・FAXの送信が可能です。

在庫圧縮を促進

推移を把握できるグラフで適切な在庫量を判断し、在庫圧縮を促進します

置く場所を選びません

スマートマットはA3サイズ〜A6サイズまでの4サイズ展開。ケーブルレスで、冷蔵庫・冷凍庫利用も可能。

 API・CSVでのシステム連携実績も多数

自社システムや他社システムと連携を行い、より在庫管理効率UPを実現します。

安心サポート

現場への導入に向けては、専門のカスタマー・サクセス担当が、お客様を厚くサポートします。

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