在庫管理術

発注業務の効率化|発注の課題を解決し効率を上げる方法とは?

発注の効率化

企業の課題「発注業務」

「発注業務に時間も手間もかかる」、「発注業務の人的ミスがなくならない」……
当社では在庫管理だけでなく、さまざまな業種の発注に関する課題についてお伺いしてきました。発注業務の押さえておきたいポイント課題の解決法についてまとめてみました。

発注業務のフロー

まず、発注業務の流れをおさらいしておきましょう。

発注業務のフロー

  1. 在庫確認
  2. 発注書作成
  3. 確認承認
  4. 発注書送付
  5. 受け入れ・検品
  6. 支払い

発注業務はいくつものプロセスを経て行われています。品切れをさせない発注の準備として、まず定期的な在庫確認が欠かせません。在庫確認の間隔が空きすぎていると、その間に品切れを起こす確率が高くなります。

在庫確認を頻繁に行うと人手と時間がかかります。品切れ対策として1回の発注量を多くするケースが多く、これが過剰在庫の大きな要因となっています。

発注方法

発注方法にはさまざまなツールがあります。注文先によって発注方法が異なり、発注業務の負担を重くしています。それぞれの発注方法の特徴をまとめてみました。

発注方法ごとのメリットとデメリット

  • 電話:発注書作成が不要、発注の履歴が残らない、伝達ミスのリスクがある
  • FAX:履歴が残る、送信ミスのリスクがある
  • メール:発注の履歴が残る。受信側がすぐにチェックするとは限らない
  • WEB:発注書作成が不要、発注の履歴が閲覧できる

発注業務のポイント

過剰在庫を予防する発注には、2つのポイントがあります。

  • 発注点管理:あらかじめ決めた発注をかける在庫量に到達しているかチェックする
  • 発注方式の選択:定量発注方式/定期発注方式

発注点の設定がしっかりできていないと、過剰在庫や在庫不足のリスクが高くなります。また在庫の種類によって最適な発注方式を選ぶことが在庫管理の効率化につながることも覚えておきましょう。

→発注点についての詳しい説明はこちら

→発注方式の選び方についての詳しい説明はこちら

発注業務の課題


発注業務の課題には次のようなものがあります。

発注業務の課題

人的ミス:伝票の紛失。転機ミス、情報共有ミス、重複発注、発注忘れ
発注内容の不備
発注書の不着:FAX
完売・欠品の連絡がない

発注には人の手を介した作業が多く部門間や取引先との連携が必要な点が課題の背景にあります。

発注業務の効率化

発注業務の効率化でお勧めできるのが、RPAIoTを活用した自動発注システムの利用です。

  • RPA :FAXやメールの自動送信
  • IoT:在庫確認の自動化


自動発注システムを導入することで、次のようなメリットがあります。
業務負荷の軽減
人的ミスの回避
情報共有の省力化
・利益には直結しない業務からやりがいのある仕事へシフト

IoTやRPAを導入することにより、発注の「自動化」や在庫情報や発注状況の「見える化」が可能になり、業務を効率的に進めることができます。

次の章では置くだけで在庫確認、発注点管理、自動発注、在庫情報共有を可能にする「スマートマットクラウド」をご紹介します。

在庫確認も自動発注もおまかせ!スマートマットクラウド

スマートマットクラウドのイメージ

スマートマットクラウドは、株式会社スマートショッピングが運用するIoT機器スマートマットを利用した在庫管理・発注自動化サービスです。

今までありそうでなかったスマートマットが重さで在庫を検知するというシンプルな仕組みを利用して、残量/残数をスマートマットクラウドに保存。

タグやバーコードの貼り付け・読み取りなどの作業負担もなく、管理画面から実在庫の自動記録、確認ができるため品質管理の現場でもおおいに役立ちます。

また、現場への導入に向けては、専門のカスタマー・サクセス担当が、お客様を厚くサポートします。

オフィスのコピー用紙、倉庫や工場の小さなネジ類、 冷蔵庫の見えない食材、遠方のお客様先に設置した自社製品など、業種・品目を問わず幅広い場面に対応。CSVやAPIを利用し、生産・在庫管理・購買システムとの連携も可能です。

スマートマットクラウドの主な機能と特徴は以下の通りです。

機能 スマートマットクラウド
計測最大重量 A3サイズ:100kgまで/A4サイズ:30kgまで/A5サイズ:5kgまで
マルチマット 複数台による計測可
在庫管理 可能
棚卸 可能
接続方法 Wi-Fiで接続
海外での利用 可能な地域あり
冷凍室での利用 可能
発注方法 メール、FAX、インフォマート、メディコード
発注方式 不定期定量発注と定期不定量発注の2種類
在庫量の遠隔監視 可能
アラート機能 在庫が少なくなったタイミングでのメール通知

※2021年10月現在の情報です。

信頼できる在庫管理システム「スマートマットクラウド」

在庫管理や棚卸の業務負担にお困りですか? 「スマートマットクラウド」が毎日の在庫管理業務を、劇的に改善。

「管理商材が多く、ICタグを貼る業務が負担」
「初期投資費用がかかりすぎる」
「システムを入れたけど結局棚卸が必要」

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