在庫管理術
RPA｜定例業務の自動化をすすめるロボット導入の方法とメリットとは
RPAとは？
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RPA（Robotic Process Automation ロボティクスプロセスオートメーション）とは、これまで人間が手作業で処理していたルーティン作業をロボットで代行するシステムの総称です。 - 具体的にはコンピュータやサーバーにソフトウェアを入れて、バックオフィス業務で発生し誰がやっても同じ結果になるパソコン上の作業を自動化する仕組みのことをいいます。
RPA導入に向いている作業の条件はこちら。
- ルールに基づいて進められる作業
- イレギュラーな事態が発生しにくい作業
- 判断業務が伴わない作業
- 複数のツールを用いて行う作業
RPA化できる業務の一例を挙げると、データ入力、集計、照合、配信、レポート作成等。面白味に欠けるけれど、誰かがやらなければいけない定例業務の多くが該当します。
RPAの特徴
業務の効率化を進めるソリューションにはRPA以外にもAIやIoT等様々な選択肢があります。RPAの導入を選択するメリットを整理しました。
▼RPA導入のメリット
- 既存のシステムがそのまま使える
- ツール同士の連携ができる
- 使用時にプログラミングが不要
- 作業品質の向上が見込める
- 従業員が重要な業務に注力できる
既存のシステムがそのまま使える
RPAはこれまで人が行なっていた作業を自動化するため、これまで使っていたアプリケーションをそのまま使うことが多く、業務の手順も大きく変わりません。結果、他のソリューションに比べて導入コストを抑えることができるというメリットがあります。
ツール同士の連携ができる
複数のツールをまたいで行う作業を連携できるのもRPAの特徴です。例えばMicrosoft Office製品のExcelと基幹システム、という具合に2つ以上のソフトを使用する業務を自動化させることができます。
使用時にプログラミングが不要
作業実行するときに、コードを書いたり複雑な操作をしたりしないで良いのもRPAの特徴です。導入時に教育コストをあまり必要としないのがポイントです。
作業品質の向上が見込める
RPAの導入により、これまで防ぎきれなかった人為的なミスが発生しなくなり、作業品質そのものが向上します。自動化によって、夜間、土日や祝日も定例作業を行うことができます。
重要な業務に注力できる
RPA導入には人件費を抑えるだけでなく、人手不足を解消し、従業員の働き方改革を進められるというメリットがあります。定例作業をRPAに任せることで、業務処理のために従業員が残業や休日作業をすることがなくなります。従業員が仕事にやりがいを感じやすく、本来注力するべき重要な業務に集中することが可能になります。
RPA導入のデメリット
RPAのメリットは大きく導入のハードルも低いため、各企業が導入を進めています。しかし「結局自動化できずに人による処理に戻した」というケースも発生していることも事実。RPA導入によって生じる可能性があるデメリットについても認識しておきましょう。
▼RPA導入で発生する可能性があるトラブル
- 想定外のエラー：予期しない場面で作業が止まる 、止まらない、想定と違う処理が行われる
- システムの乱立：担当者の退職や異動で管理からもれて動くシステムが出てくる
- 業務のノウハウが蓄積されない：業務について理解している人がいなくなり、トラブル発生時の手動管理や新システム導入に支障が出る
RPA導入で起こりうるトラブルは、RPAそのものの欠点というより、導入時のタスク分類がうまくいっていなかったり、必要最な保守やメンテナンスができなかったり、運用する人間のミスが原因となっています。
RPAの導入では次のポイントを守ることがトラブルを回避するカギとなります。
- RPAに任せる作業と人が処理する作業を分けること
- RPAに任せる作業をタスク分解し例外が発生しないようルール化すること
- RPA人材を育成し保守を継続的に行うこと
RPA導入の方法
実際にRPAを導入するときの手順を確認ししましょう。
▼RPA導入の手順
- 自動化する業務のリストアップ
- 自動化する業務の決定
- 必要な機能を持ったRPAツールの選定
- テスト導入
- 運用方法の決定
- 本格導入
- 保守運用
RPAの選び方
必要な機能があるかをチェックする
多機能なRPA製品を導入しても、現場の業務に合ったものでないと使い物になりません。本格導入の前に必要な機能を備えているか、実際に現場で問題なく使用できるかどうかをチェックする必要があります。
導入の形態で選ぶ
RPA導入には、自社で独自に開発する、ベンダー、代理店、コンサルタントといったRPA導入業者に依頼するという選択肢があります。それぞれの特徴を表にまとめました。
| 導入方法 | 特徴 |
|---|---|
| 自社開発 |
自社で独自に開発する メリット：業務にフィットする形で導入できる デメリット：導入にコストと時間がかかりやすい |
| ベンダー |
ツールを開発している企業に依頼する メリット：製品に詳しく技術的な対応が早くて正確 デメリット：自社で情報収拾しベンダーを選ぶ必要がある |
| 代理店・コンサルタント |
複数のベンダーのRPAを扱う企業に依頼する メリット：自社に合うものを比較して勧めてもらえる デメリット：技術的な対応のスピードや内容がベンダーに劣ることがある |
費用対効果を比べる
RPAのコストは、導入時にどれだけ費用がかかるかだけでなく、導入することで人件費がどれだけ抑えられるか試算することも必要です。RPAにかかる金額には幅があるので、さまざまな導入形態を視野に入れて、費用対効果を比べることをおすすめします。
▼導入形態
- 導入範囲：端末毎/サーバー毎
- 契約形態：買取型/サブスクリプション型
- 導入環境：オンプレミス型/クラウド型
将来に繋がる運用ができるかをチェックする
予算的にRPA導入をする業務が限られる場合、より高度な判断ができるAI導入の基礎を作れるかどうかを判断基準にするという考え方があります。
AIとRPAの違いを簡単に説明するなら次のようにまとめることができます。
- RPA：ルーティン業務の処理を行う
- AI：簡単な判断業務を行う
AIとRPAで処理できる範囲は異なります。これまで人の手で行ない属人化していた業務をまずRPAの導入で標準化。RPAには将来的に飛躍的な業務効率化を可能にするAI導入の基礎づくりの役割を持たせることができます。
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