福祉施設の在庫管理｜おむつ・衛生用品・介護消耗品の棚卸・発注を自動化する方法とは

福祉施設の在庫管理とは

福祉施設の在庫管理とは、入居者・利用者のケアに使う消耗品や衛生用品、備品を必要なときに、必要な量だ」切らさず用意し続けるための一連の業務を指します。具体的には、在庫の数を数える棚卸、残量の確認、発注、検品・入庫、保管場所の管理までが含まれます。

一般的な小売業や製造業の在庫管理と違い、介護・福祉の現場には次のような特徴があります。

第一に、扱う品目が多く、消費のペースが読みにくいこと。入居者の状態や人数によっておむつやパッドの消費量は日々変わり、季節性のある感染対策用品もあります。
第二に、在庫管理そのものが本業ではないこと。現場スタッフの第一の役割はケアであり、在庫確認や発注は「合間の作業」になりがちです。
第三に、複数拠点・複数部署に在庫が分散すること。フロアごと、ユニットごと、あるいは複数施設を運営する法人では倉庫が点在し、全体量の把握が難しくなります。

介護施設・福祉施設で管理する主な在庫（おむつ・衛生用品・消耗品）

施設で日常的に管理される物品は、おおよそ次のように分類できます。

これらは単価こそ高くないものの、種類が多く、消費が止まらないという共通点があります。ひとつでも切らすとケアが滞る一方、積みすぎれば保管スペースを圧迫し、使用期限切れの廃棄ロスにもつながります。だからこそ実在庫を正確に把握する仕組みが重要になります。

介護施設・老人ホームの在庫管理でよくある5つの課題

多くの施設で共通して聞かれる課題を、5つに整理しました。自施設に当てはまるものがないか確認してみてください。

1. 在庫確認と発注が特定の担当者に依存

担当者がいないと在庫のことが分からないという状態は、多くの施設で起きています。発注のタイミングや適正量が担当者の経験則に依存していると、その人が休んだり異動したりした途端に、欠品や発注ミスが増えます。

2. 目視・手書き・記憶に頼った棚卸

倉庫を見て回り、紙やホワイトボードに書き出して発注する——この方法は手間がかかるうえ、数え間違いや記入漏れが起こりやすく、正確性を保つのが困難です。棚卸のたびに現場スタッフの時間が奪われるのも見過ごせません。

3. 欠品と過剰在庫を繰り返す

消費ペースが読みにくいため、切らすのが怖くて多めに発注すると過剰在庫になり、絞ると欠品するというジレンマに陥りがちです。過剰在庫は保管スペースの圧迫とキャッシュフローの悪化、期限切れ廃棄を招きます。

4. 発注が月1回などまとめ発注に偏っている

発注作業の負担を減らすために月1回のまとめ発注にすると、月の後半に在庫が不足したり、逆に月初に積みすぎたりと、実際の消費とズレが生じます。急な欠品時の追加発注も現場の負担になります。

5. 複数拠点・複数フロアで在庫がバラバラに管理されている

ユニットごと、フロアごと、施設ごとに在庫を別々に管理していると、法人全体でどこに何がどれだけあるかを把握できません。ある施設で余っている在庫を、足りない施設へ融通することも難しくなります。

従来の在庫管理方法（Excel・バーコード・RFID）とその限界

これまで施設で使われてきた在庫管理の方法には、それぞれ限界があります。

在庫管理表（Excel・手書き）は導入コストがかからず手軽ですが、入力そのものが人手作業のため、更新が滞ると実在庫と帳簿が乖離します。「介護施設 在庫管理表」で検索して雛形を探す方は多いものの、表を作っても運用が続かなければ意味がありません。

目視・現物確認は特別な道具が不要な反面、担当者の主観に左右され、拠点が増えるほど確認の手間が跳ね上がります。

バーコード・RFIDによる管理はデータ化できる点で優れていますが、入庫・出庫のたびに「読み取る」という作業が発生します。現場スタッフがケアの合間に一つひとつスキャンし続けるのは負担が大きく、運用が定着しにくいのが実情です。

つまり、従来手法はいずれも「人が数える・入力する・読み取る」という人手の作業を前提にしており、人手不足の介護現場では続けること自体が難しいのです。

【解決策】重量IoT「スマートマットクラウド」で棚卸・発注を自動化

こうした課題を、「数えない・入力しない・読み取らない」在庫管理で解決するのが、重量IoTを使ったスマートマットクラウドです。介護記録システムを置き換えるものではなく、現場の消耗品の“実在庫”を自動で取得するIoT在庫管理として位置づけられます。

置くだけで実在庫を自動計測

在庫を載せるだけで、重さの変化から残量を自動で計測します。おむつの箱でも、消毒液でも、手袋でも、マットの上に置いておくだけ。スタッフが数えたりスキャンしたりする必要はありません。棚卸のための時間そのものがなくなります。

設定した基準を下回ると自動で発注

残量があらかじめ決めた基準値を下回ると、自動で発注をかけられます。発注方法は、メール・FAX・API連携など、取引先や施設の運用に合わせて選べます。「気づいたら切れていた」という欠品も、「不安だから多めに頼む」という過剰在庫も、仕組みで防げます。

複数施設・複数フロアの在庫を遠隔で一元管理

在庫データはクラウドに集約され、スマートフォン・タブレット・PCから、離れた場所でも確認できます。フロアごと・施設ごとの在庫を法人全体で見渡せるため、拠点をまたいだ在庫の偏りも把握しやすくなります。

豊富なサイズ展開で多様な品目に対応

大きな箱で届くおむつから、小さなボトルの消毒液まで、扱う物品のサイズはさまざまです。スマートマットはサイズ展開が豊富で、施設で管理したい多様な消耗品に合わせて設置できます。

スマートマットクラウド導入で得られる効果

重量IoTによる自動化を取り入れると、施設運営に次のような効果が期待できます。

よくある質問（FAQ）

Q. 介護記録システムや既存の発注システムと置き換える必要がありますか？

いいえ。スマートマットクラウドは現場の消耗品の実在庫を自動取得する仕組みで、介護記録システムの代替ではありません。既存の運用に上乗せする形で導入できます。

Q. おむつのように消費量が日々変わる品目でも使えますか？

使えます。重さの変化から実在庫をリアルタイムに近い粒度で把握するため、消費ペースが読みにくい品目こそ効果を発揮します。

Q. 複数の施設を運営していますが、まとめて管理できますか？

可能です。在庫データはクラウドに集約され、スマホ・タブレット・PCから施設をまたいで確認できます。

Q. 手書きやExcelの在庫管理表から切り替えるのは大変ですか？

在庫を載せるだけで計測が始まるため、日々の入力作業自体がなくなります。表の運用を続けるより、むしろ現場の手間は減ります。

まとめ

介護施設・福祉施設の在庫管理は、品目が多く消費が読みにくいうえ、在庫管理が本業ではないという構造的な難しさを抱えています。目視・手書き・バーコードといった従来手法は「人が数える・入力する・読み取る」ことを前提にしており、人手不足の現場では続けること自体が負担になります。

重量IoTのスマートマットクラウドなら、置くだけで実在庫を自動計測し、基準を下回れば自動で発注。棚卸と発注の手間をなくし、欠品と過剰在庫の両方を防ぎながら、スタッフがケアに集中できる環境をつくれます。まずは自施設で「どの品目の在庫管理に一番手間がかかっているか」を洗い出すところから始めてみてください。

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在庫の欠品不安や発注混乱を減らした病院DX。看護師が“在庫を数える時間”をなくし、患者さんに向き合う時間へ（医療法人慶睦会 千手堂病院様）

入院・外来に加え、通所リハビリや居宅介護支援など介護・在宅領域も担う千手堂病院様では、週2〜3回・3〜4人が1時間かけて衛生資材や消耗品の定数チェックを行い、在庫管理が特定担当者に依存する属人化が課題でした。衛生資材・消耗品にスマートマットクラウドを導入し実在庫を把握できるようにした結果、定数チェックは週1回程度に減り、在庫確認・発注にかけていた時間は体感で半分以下に削減。欠品への不安や精神的プレッシャーも大きく軽減し、スタッフが数える時間をケアに向き合う時間へ充てられるようになりました。

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