用度品管理｜事務用品や業務消耗品管理を効率よく行うには

用度品とは？

用度品とは、事業所（企業、官公庁、学校、病院）が購入するすべてのものから、生産に必要な原材料や販売のため仕入れた商品を除いたもののことをいいます。一般的には、コピー用紙や文房具などの事務用品や帳票類といった業務用消耗品を指します。

「用度」という言葉は人にとってはあまり耳慣れない言葉かもしれません。「用度品」の読み方ですが「ようどひん」と読み、「用度（ようど）」には「物品を供給する」という意味があります。

用度品の管理

用度品は、点数や数量が非常に多いのが特徴です。在庫を切らしてしまうと、業務の遂行に影響をきたすため、正確に管理する必要があります。

また、用度品の一点一点の購入金額は大きくはありませんが、在庫が切れそうになってから急いで発注をかけたりすると、送料が割高になったり、一括購入よりコストが上がったりするという問題があります。

用度品の管理方法

集中管理と分散管理

企業での用度品の管理方法には次の方法があります。

一元管理と分散管理にはそれぞれメリットとデメリットがあります。

企業や病院では、本部で支店や部門の用度品を集中して管理しているケースが多くみられます。
集中管理の場合は、担当部門が購入品の選定やコスト管理、物流まで広く担当することになります。

集中管理の限界

用度品は消耗品であるため、それぞれの事務備品を切らさないように計画的に発注する必要があります。発注を適正にするためには、現在の残数の確認作業が発生します。

使用部署と管理部署が異なり、本店と支店という具合に物理的に距離がある場合は、在庫数の確認や発注の依頼を都度連絡を取り合う必要があります。

集中管理に切り替えても、結局部署には在庫確認作業が変わらずに発生し、加えてやりとりの工数もかかるので、集中管理に踏み切れない、という企業も数多くあります。

用度品の発注

適正在庫を維持できる用度品の発注には次のような情報が必要になります。

膨大な数のアイテムそれぞれで、上記のすべての情報を集めるのは難しく、結果として担当者の勘に頼った発注に陥りやすくなります。

用度品管理の課題

用度品管理には次のような課題があります。

スマートマットクラウドで在庫管理を自動化

コピー用紙 から医療材料まで、在庫管理システム「スマートマットクラウド」は、用度品を「載せるだけ」で数量を自動カウントし、残量データをクラウドへ送信。

設定した発注点を下回ると、あらかじめ登録したルート（メール／FAX／EDI／メディコード API 連携等）で自動発注を実行します。

• 在庫切れゼロへ
  重量センサーがリアルタイムで残数を検知し、欠品を未然に防止。

• ・過剰在庫の大幅削減
  消費実績を自動蓄積し、購買数量を最適化。倉庫スペースと資金を圧縮。

• ・発注・棚卸工数削減
  人手による残量チェックや発注書作成が不要。担当者は本来業務に集中。

• ・拠点横断の一元管理
  本部ダッシュボードで全支店・部門の在庫を可視化し、集中購買の効果を最大化。

• ・医療・製造現場にも対応
  メディコード連携、防塵・防滴仕様で薬品庫や冷蔵庫内にも設置可能。

さまざまな自動発注に対応

「スマートマットクラウド」は、メール・FAXに加え、医薬品やディスポーザブル製品の受発注などに広く使われている標準商品コード「メディコード」を使ったAPI連携により、貴院で現在お取引のある主要ディーラーに対し自動で発注を行うことができます。

スマートマットはサイズ展開豊富

• 倉庫室のラック上
• 診療エリア備え付けの棚の中
• 引き出しの中

貴院のスペースや使用状況、導線に合わせた設置が可能です。

用度品管理を自動化！スマートマットクラウド導入事例

スマートマットクラウドは、現在多くの医療機関に導入いただいています。導入をきっかけに用度品管理を自動化した事例をご紹介します。

▼消耗品や備品、コピー用紙の管理を効率化（医療法人まほうつ会）

週に1回しか在庫確認の時間が取れず、在庫切れを避けるため過剰在庫になっていたが、スマートマットクラウド導入後は、在庫の有無が管理画面からひと目でわかるようになり、現場スタッフの在庫管理の負担を軽減できた。

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