在庫管理術

用度品管理|事務用品や業務消耗品管理を効率よく行うには

用度品管理

用度品とは?

用度品とは

用度品とは、事業所(企業、官公庁、学校、病院)が購入するすべてのものから、生産に必要な原材料や販売のため仕入れた商品を除いたもののことをいいます。一般的には、コピー用紙や文房具などの事務用品帳票類といった業務用消耗品を指します。

「用度」という言葉は人にとってはあまり耳慣れない言葉かもしれません。「用度品」の読み方ですが「ようどひん」と読み、「用度(ようど)」には「物品を供給する」という意味があります。

 

用度品の管理

用度品は、点数や数量が非常に多いのが特徴です。在庫を切らしてしまうと、業務の遂行に影響をきたすため、正確に管理する必要があります。

また、用度品の一点一点の購入金額は大きくはありませんが、在庫が切れそうになってから急いで発注をかけたりすると、送料が割高になったり、一括購入よりコストが上がったりするという問題があります。

用度品の管理方法

集中管理と分散管理

企業での用度品の管理方法には次の方法があります。

  • 集中管理:総務部や用度課で取りまとめて発注
  • 分散管理:部署ごとに発注

用度品の集中管理とは

用度品の分散管理とは

一元管理と分散管理にはそれぞれメリットとデメリットがあります。

集中管理

メリット

・一括購入でコスト削減しやすい

・社全体の管理作業を効率化できる

デメリット ・部署間でのやりとりや払出し作業が発生する

 

分散管理

メリット

・部署間での在庫数の報告や発注依頼が不要

デメリット

・小ロットでの発注になりやすく、コストカットが難しい

・部署ごとに在庫管理に工数が発生する

企業や病院では、本部で支店や部門の用度品を集中して管理しているケースが多くみられます。
集中管理の場合は、担当部門が購入品の選定コスト管理物流まで広く担当することになります。

集中管理の限界

用度品は消耗品であるため、それぞれの事務備品を切らさないように計画的に発注する必要があります。発注を適正にするためには、現在の残数の確認作業が発生します。

使用部署と管理部署が異なり、本店と支店という具合に物理的に距離がある場合は、在庫数の確認や発注の依頼を都度連絡を取り合う必要があります。

集中管理に切り替えても、結局部署には在庫確認作業が変わらずに発生し、加えてやりとりの工数もかかるので、集中管理に踏み切れない、という企業も数多くあります。

用度品の発注

適正在庫を維持できる用度品の発注には次のような情報が必要になります。

用度品の発注に必要な情報

  • 現在の残数定期的な残量チェック
  • 発注点「残り◯個になったら発注する」という発注タイミングの目安
  • 消費量時期によって消費量が異なる場合は前年の使用実績を参考にする
  • 納品リードタイム注文してから納品されるまでにかかる時間

膨大な数のアイテムそれぞれで、上記のすべての情報を集めるのは難しく、結果として担当者の勘に頼った発注に陥りやすくなります。

用度品管理の課題

用度品管理には次のような課題があります。

  • 在庫切れ:発注忘れや予想を上回る消費によって、一時的に在庫が切れる
  • 過剰在庫:二重発注、発注量過多で在庫量が膨らむ。管理費がかかり保管スペースが不足する
  • コミュニケーションコスト:使用部署と管理部門間で発注依頼や在庫量報告・確認するやりとりが発生する
  • 作業工数の負担:残数確認、発注書作成、棚卸の管理業務に時間と人手がかかる
  • 分散管理:部署ごとに担当者が発注しているが、数量チェックややりとりの手間を考えると一元化に踏み切れない

上にあげた用度品管理の課題を解決するIoTシステムを紹介します。

用度品管理の課題を解決するIoTシステム

スマートマットクラウド重さで在庫を検知すると仕組みの在庫管理システムです。
重さを定期的に計測し、あらかじめ設定しておいた値を下回ったら、メールアラートや自動発注できる仕組みです。

在庫数の変動はクラウド上に自動保存されますので、手書きやExcelで在庫管理表や備品管理台帳を作成する必要がなくなります。

つまり用度品の管理にスマートマットクラウドを導入すると……

  • 発注タイミングのお知らせや自動発注機能で、在庫切れがなくなります
  • あらかじめ設定した量が注文されるので、過剰在庫を防ぎます
  • 管理画面上で残数確認でき、自動発注ができるので、在庫数確認や発注依頼がなくなります
  • IoTによる自動計測と自動発注機能で、用度品管理作業を自動化できます
  • スマートマットクラウドの設置で、用度品の一元管理が可能になり全体経費の削減が実現できます

スマートマットクラウドによる用度品管理事例

スマートマットクラウドは、用度品管理や備品管理システムとして、現在多くの企業様に導入いただいています。導入事例をご紹介します。

コピー用紙在庫管理の事例(富士ゼロックス株式会社様

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ショールームのバックヤード内で、業務に必要なコピー用紙各種をスマートマットで管理。ストックしているコピー用紙の種類が多く、用紙管理の自動化は、ショールームの運営コスト削減人為的ミス削減に貢献します。

 

 

ディスポーザブル用品管理の事例(社会福祉法人善光会サンタフェ総合研究所様

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介護施設内の厨房で、業務に必要なゴミ袋や使い捨ての手袋をスマートマットで管理。自動発注を活用しているので、通常より消耗品を多く消費しても品切れすることがなくなりました。

 

在庫管理ツール「スマートマットクラウド」の特徴

スマートマットクラウドは、株式会社スマートショッピングが運用するIoT機器スマートマットを利用した在庫管理・発注自動化サービスです。

タグやバーコードの貼り付け・読み取りなどの作業負担もなく、管理画面から実在庫の自動記録、確認ができます。スマートマットクラウドのイメージ

また、現場への導入に向けては、専門のカスタマー・サクセス担当が、お客様を厚くサポートします。

オフィスのコピー用紙、倉庫や工場の小さなネジ類、 冷蔵庫の見えない食材、遠方のお客様先に設置した自社製品など、業種・品目を問わず幅広い場面に対応。CSVやAPIを利用し、生産・在庫管理・購買システムとの連携も可能です。

スマートマットクラウドの主な機能と特徴は以下の通りです。

機能 スマートマットクラウド
計測最大重量 A3サイズ:100kgまで/A4サイズ:30kgまで/A5サイズ:5kgまで
マルチマット 複数台による計測可
在庫管理 可能
棚卸 可能
接続方法 Wi-Fiで接続
海外での利用 可能な地域あり
冷凍室での利用 可能
発注方法 メール、FAX、インフォマート、メディコード
発注方式 不定期定量発注と定期不定量発注の2種類
在庫量の遠隔監視 可能
アラート機能 在庫が少なくなったタイミングでのメール通知

※2022年1月現在の情報です。

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