在庫管理術

在庫管理表|作成の目的や効率の良い作成方法とは

在庫管理表
 
 
 
 

在庫管理表とは

在庫管理表とは

在庫管理表(inventory control form) とは、在庫管理の際に必要な在庫リストの要素を記録し計算するための表のことです。

商品や備品、消耗品などの在庫の数量は、企業の売上に直結するだけでなく、残った在庫は資産として計上されるため、正確な在庫管理は企業の経営で非常に重要な課題です。

在庫管理表の種類はとても豊富で、飲食店などで使われる棚卸表入出庫管理表などがあります。

在庫管理・発注を自動化する

在庫管理表を利用する目的とは

在庫管理の目的とは次の2点です。

  • 適正な在庫を持ってお客様に商品をきちんと提供できるようにすること
  • その上で在庫の無駄を無くして利益を最大化すること

在庫管理はお客様と企業の経営の両方のために必要なものなのです。

 

在庫管理表を作る目的

在庫管理には、「1. 現状の在庫を正しく把握する」「2. 理想的な在庫の状態を考える」「3. 適正な個数を適正なタイミングで発注する」という3つの段階があります。 この1の段階で在庫管理表を記入し、2と3の段階で在庫管理表を使って計算をすることになります。

 

在庫管理表作成時の注意点

「1. 現状の在庫を正しく把握する」の段階では、在庫管理表を記入する際にどんなことを考えれば良いのでしょうか?

 

在庫管理表作成の注意点

  1. 必要な項目を抜けモレなく記録しておくこと
  2. 在庫管理にかけるコスト(人、時間、お金、手間)をできるだけ減らすこと
  3. 在庫処理を行う際には、毎回必ず在庫管理表に記入すること
  4. データを入力する場合は上書きをしないこと
  5. 在庫管理表を使う全員が理解できる、共通の記入ルールにのっとって記入すること

それぞれについて少し詳しく見てみましょう。

                                                             

①必要な項目を抜けモレなく記録しておくこと

以下の7つの項目を含めるようにしましょう。

  • 処理日 *入庫・出庫の処理を行った日付を記録
  • 品目
  • 入庫数
  • 出庫数
  • 現在庫数
  • 場所
  • 状態 *良品と不良品を分ける

②在庫管理にかけるコスト(人、時間、お金、手間)をできるだけ減らすこと

在庫が整っていて、誰もがどこに何があるのかわかる状態になっていることが必須です。
在庫管理の基本を確認してみましょう。

③在庫処理を行う際には、毎回必ず在庫管理表に記入すること


記入しやすい場所に在庫管理表を置く、記入してあるかを何時間かごとに確認する工夫で、記入し忘れることがないようにしましょう。

④データを入力する場合は上書きをしないこと


Excelで在庫管理表を作るときは、数量は上書きではなくデータを追加していく形式にしましょう。
履歴を残すことで、一目で在庫管理がどの時点まで行われているかが分かり、異変があったときにさかのぼって調査することができます。

⑤在庫管理表を使う全員が理解できる、共通の記入ルールにのっとって記入すること


全員が理解できないような複雑なルールをやめ、単純なルールをしっかりと全員に周知するようにしましょう。

「1. 現状の在庫を正しく把握する」で大事なこれらの5項目を守って正しく在庫管理表を記入できるようにしましょう。
ここまでについておさらいしておきます。

  • 在庫管理表は「適正な在庫を持ちお客様に商品を提供すること」と 「在庫の無駄を無くして利益を最大化すること」を在庫管理で達成するために用いる表
  • 在庫管理表の作成者以外でも修正できるような、わかるものにする(担当者不在の場合、業務が止まるため)
  • 何(品目)がいくつ(数量)あるかだけは最低限わかる状態にしておくこと
  • 在庫の保管場所を決めて明確にしておくこと

手書きやエクセルで作る在庫管理表の課題

在庫管理表作成の課題

 

中小企業を中心に多くの企業が実践している手書き、関数やマクロを使った無料のテンプレートが豊富なExcelで作った在庫管理表。 手軽に在庫管理表を作れる反面デメリットもあります。

▼ 手書きやExcelのデメリット

  • 入力・記入ミスや漏れが起きる
  • 在庫管理表の紛失やデータ消失が起きる
  • リアルタイムの数値を見ることができない

やはり多いのは入力・記入ミスや漏れ、紛失といった人的なミスです。どんなに気をつけても防ぎようがありません。

そこで、近年注目されているのがより効率的に在庫管理を行うことができる在庫管理システムによる作業の自動化です。


【比較】在庫管理表を作成するツールを選ぶ

在庫管理表作成ツールの比較

手書きや、Excelを使う以外にも在庫管理表を作成できるシステムがあります。

代表的なものは以下の通りです。

  • 在庫管理専用システム
  • ERP(統合基幹業務システム)
  • WMS(倉庫管理システム)
  • スマートマットクラウド

在庫管理表を作成する上で、Excel、在庫管理システム/ERP/WMS、スマートマットクラウドそれぞれの特徴を比較してみました。

                                                              
  Excel 在庫管理システム スマートマットクラウド
計測する在庫の種類 × (理論在庫) × (理論在庫) ◯ (実在庫)
在庫計測業務負担 × (手動で計測) △ (手動・ハンディで計測) ◎ (無人で自動計測・反映)
入力業務負担 × (手動で入力) △ (手動入力もしくはデータ取得) ◎ (計測した数を自動で反映)
在庫管理表作成の難易度 × (マクロ編集スキルが必要) ◯ (帳票機能がある製品はスキル不要) ◯ (スキル不要)
在庫管理表の共有 × (共有機能なし) – (製品によって異なる) ◎ (管理画面・メールで簡単共有)

在庫管理表を簡単作成できるIoTとは

在庫管理の課題・リスクを克服し、シンプルで見やすい在庫管理表の作成で注目されているのが、

DX(デジタルトランスフォーメーション)

企業の営みや産業全体をデジタルの力でよりよくしていく取り組み

IoT(Internet of Things)

IoT=「モノのインターネット化」

です。

IoT機器を導入することにより、「自動化」や「見える化」が可能になり、現場作業の改善、在庫管理、工程管理、品質管理なども効率的に行えるようになります。このように稼働状況や生産状況、在庫などのデータを分析することで、人力では発見しにくい問題や傾向なども把握できるようになり、生産性の向上やロスタイムの削減につながります。

デジタルテクノロジーを駆使して、企業経営や業務プロセスそのものを根本的に改善していくDX(デジタルトランスフォーメーション)を実現するためにIoTは欠かせない要素となります。

そして、在庫管理システムは製造業や小売業、アパレル、薬局や医療業界などにとって大きな関心事項であるにもかかわらず、なかなか成果を出せないという課題を解決するために必要なIoT機器が、大きな注目を集めています。

 

自動で在庫管理表作成!共有もできるIoT「スマートマットクラウド」

スマートマットクラウドのイメージ

現場のあらゆるモノをIoTで見える化し、発注を自動化するDXソリューション「スマートマットクラウド」を使えば、簡単に自動化が可能です。スマートマットの上に管理したいモノを載せるだけで設置が完了。

あとはマットが自動でモノの在庫を検知、クラウド上でデータを管理し、適切なタイミングで自動発注してくれます。

さまざまな自動発注に対応

お客様の発注先に合わせた文面でメール・FAXの送信が可能です。

在庫圧縮を促進

推移を把握できるグラフで適切な在庫量を判断し、在庫圧縮を促進します。

置く場所を選びません

スマートマットはA3サイズ〜A6サイズまでの4サイズ展開。ケーブルレスで、冷蔵庫・冷凍庫利用も可能。

API・CSVでのシステム連携実績も多数

自社システムや他社システムと連携を行い、より在庫管理効率UPを実現します。

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スマートマットクラウドはIT導入補助金対象のITツールです。IT導入補助金をご検討の方はお問合せください。

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