在庫管理表｜作成の目的や効率の良い作成方法とは

 

 

 

 

在庫管理表とは

在庫管理表(inventory control form) とは、在庫管理の際に必要な在庫リストの要素を記録し計算するための表のことです。

商品や備品、消耗品などの在庫の数量は、企業の売上に直結するだけでなく、残った在庫は資産として計上されるため、正確な在庫管理は企業の経営で非常に重要な課題です。

在庫管理表の種類はとても豊富で、飲食店などで使われる棚卸表や入出庫管理表などがあります。

在庫管理表を利用する目的とは

在庫管理の目的とは次の2点です。

在庫管理はお客様と企業の経営の両方のために必要なものなのです。

 

在庫管理には、「1. 現状の在庫を正しく把握する」「2. 理想的な在庫の状態を考える」「3. 適正な個数を適正なタイミングで発注する」という3つの段階があります。 この1の段階で在庫管理表を記入し、2と3の段階で在庫管理表を使って計算をすることになります。

 

在庫管理表作成時の注意点

「1. 現状の在庫を正しく把握する」の段階では、在庫管理表を記入する際にどんなことを考えれば良いのでしょうか？

 

それぞれについて少し詳しく見てみましょう。

　　　　　　　　　　　 　　　　　　　　　　 　　　　　　　　　　　　 　　　　　　　　　　　　 　　　　　　　　　　　　

①必要な項目を抜けモレなく記録しておくこと

以下の7つの項目を含めるようにしましょう。

②在庫管理にかけるコスト（人、時間、お金、手間）をできるだけ減らすこと

在庫が整っていて、誰もがどこに何があるのかわかる状態になっていることが必須です。
在庫管理の基本を確認してみましょう。

③在庫処理を行う際には、毎回必ず在庫管理表に記入すること

記入しやすい場所に在庫管理表を置く、記入してあるかを何時間かごとに確認する工夫で、記入し忘れることがないようにしましょう。

④データを入力する場合は上書きをしないこと

Excelで在庫管理表を作るときは、数量は上書きではなくデータを追加していく形式にしましょう。
履歴を残すことで、一目で在庫管理がどの時点まで行われているかが分かり、異変があったときにさかのぼって調査することができます。

⑤在庫管理表を使う全員が理解できる、共通の記入ルールにのっとって記入すること

全員が理解できないような複雑なルールをやめ、単純なルールをしっかりと全員に周知するようにしましょう。

「1. 現状の在庫を正しく把握する」で大事なこれらの5項目を守って正しく在庫管理表を記入できるようにしましょう。
ここまでについておさらいしておきます。

手書きやエクセルで作る在庫管理表の課題

 

中小企業を中心に多くの企業が実践している手書き、関数やマクロを使った無料のテンプレートが豊富なExcelで作った在庫管理表。 手軽に在庫管理表を作れる反面デメリットもあります。

▼ 手書きやExcelのデメリット

やはり多いのは入力・記入ミスや漏れ、紛失といった人的なミスです。どんなに気をつけても防ぎようがありません。

そこで、近年注目されているのがより効率的に在庫管理を行うことができる在庫管理システムによる作業の自動化です。

【比較】在庫管理表を作成するツールを選ぶ

手書きや、Excelを使う以外にも在庫管理表を作成できるシステムがあります。

代表的なものは以下の通りです。

在庫管理表を作成する上で、Excel、在庫管理システム/ERP/WMS、スマートマットクラウドそれぞれの特徴を比較してみました。

　　　　　　　　　　　　 　　　　　　　　　　 　　　　　　　　　　　　 　　　　　　　　　　　　 　　　　　　　　　　　　

	Excel	在庫管理システム	スマートマットクラウド
計測する在庫の種類	× （理論在庫）	× （理論在庫）	◯ （実在庫）
在庫計測業務負担	× （手動で計測）	△ （手動・ハンディで計測）	◎ （無人で自動計測・反映）
入力業務負担	× （手動で入力）	△ （手動入力もしくはデータ取得）	◎ （計測した数を自動で反映）
在庫管理表作成の難易度	× （マクロ編集スキルが必要）	◯ （帳票機能がある製品はスキル不要）	◯ （スキル不要）
在庫管理表の共有	× （共有機能なし）	– （製品によって異なる）	◎ （管理画面・メールで簡単共有）

在庫管理表を簡単作成できるIoTとは

在庫管理の課題・リスクを克服し、シンプルで見やすい在庫管理表の作成で注目されているのが、

● DX（デジタルトランスフォーメーション）

企業の営みや産業全体をデジタルの力でよりよくしていく取り組み

● IoT（Internet of Things）

IoT＝「モノのインターネット化」

です。

IoT機器を導入することにより、「自動化」や「見える化」が可能になり、現場作業の改善、在庫管理、工程管理、品質管理なども効率的に行えるようになります。このように稼働状況や生産状況、在庫などのデータを分析することで、人力では発見しにくい問題や傾向なども把握できるようになり、生産性の向上やロスタイムの削減につながります。

デジタルテクノロジーを駆使して、企業経営や業務プロセスそのものを根本的に改善していくDX（デジタルトランスフォーメーション）を実現するためにIoTは欠かせない要素となります。

そして、在庫管理システムは製造業や小売業、アパレル、薬局や医療業界などにとって大きな関心事項であるにもかかわらず、なかなか成果を出せないという課題を解決するために必要なIoT機器が、大きな注目を集めています。

 

自動で在庫管理表作成！共有もできるIoT「スマートマットクラウド」

今までありそうでなかったスマートマットが重さで在庫を検知するというシンプルな仕組みを利用して、残量/残数をスマートマットクラウドに保存。

タグやバーコードの貼り付け・読み取りなどの作業負担もなく、管理画面から実在庫の自動記録、確認ができます。

また、現場への導入に向けては、専門のカスタマー・サクセス担当が、お客様を厚くサポートします。

スマートマットクラウドの管理画面

オフィスのコピー用紙、倉庫や工場の小さなネジ類、 冷蔵庫の見えない食材、遠方のお客様先に設置した自社製品など、業種・品目を問わず幅広い場面に対応。CSVやAPIを利用し、生産・在庫管理・購買システムとの連携も可能です。

スマートマットクラウドの主な機能と特徴は以下の通りです。

機能	スマートマットクラウド
計測最大重量	A3サイズ：100kgまで/A4サイズ：30kgまで/A5サイズ：5kgまで
マルチマット	複数台による計測可
在庫管理	可能
棚卸	可能
接続方法	Wi-Fiで接続
海外での利用	可能な地域あり
冷凍室での利用	可能
発注方法	メール、FAX、インフォマート、メディコード
発注方式	不定期定量発注と定期不定量発注の2種類
在庫量の遠隔監視	可能
アラート機能	在庫が少なくなったタイミングでのメール通知

※2021年6月現在の情報です。

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