在庫管理術
消耗品管理の見える化｜発注・在庫管理を自動化する最新システムガイド
消耗品管理が難しい理由｜ミス・ムダ・属人化が生じる4つの要因
発注依頼の属人化とタイミングミス
消耗品の在庫が減ると、利用者が発注担当にメールや電話で依頼する必要がありますが、作業の中断や煩雑さから後回しにされがちです。
また発注の判断や依頼が特定の人に依存していると、それが習慣化され、担当者の不在や判断の遅れがそのまま欠品につながるリスクを抱える構造になります。
多拠点在庫とストック場所の分散
拠点ごとに在庫が分散していると、ある拠点で「在庫がない」と判断して発注しても、別の場所には残っていたというケースが起こりがちです。
配置場所が統一されていないことや、管理者がいない拠点で補充判断ができない状況が、過剰在庫や発注ミスの温床となります。
目視確認とアナログ在庫表
在庫の確認を目視に頼っている場合、現場まで移動して確認する必要があり、業務の負担となります。Excelや紙の管理台帳では在庫情報をリアルタイムで共有できず、テレワークや多拠点運用には対応しづらいという課題もあります。
担当者依存によるリスクと教育コスト
消耗品管理を特定の担当者に任せきりにしていると、その人の異動や退職が混乱を招く要因になります。後任への引き継ぎや教育には時間もコストもかかり、兼務状態の担当者には負担が集中。ミスやストレスの蓄積にもつながります。
消耗品管理の理想形｜見える化と一元管理でどう変わる？
消耗品の在庫切れや過剰在庫を防ぐには、「見える化」と「一元管理」が不可欠です。多拠点に点在する在庫情報をリアルタイムで可視化し、データを集約管理することで、情報共有のズレや重複発注、ムダな補充を防げます。
従来のExcel管理では対応が難しかったこれらの課題も、最近では消耗品対応の発注管理システムや専用アプリにより、リアルタイム監視と作業負担の大幅な軽減が可能になっています。
「今・どこに・どれだけあるか」が一目でわかる
消耗品は「必要なときにすぐ使える」ことが重要です。クラウド型の在庫管理システムを導入すれば、拠点や部署をまたいで、どこに・何が・どれだけあるかをリアルタイムに一覧表示できます。
属人化を防ぎ、だれでも同じ情報をもとに適切な判断ができる体制を整えられます。
二重発注や手戻りを回避
在庫情報が部門や拠点ごとにバラバラだと、別の部署で既に発注済みにもかかわらず再発注してしまう、といったミスが起きやすくなります。
在庫量や発注履歴を一元管理することで、常に最新情報を共有でき、二重発注や行き違いによる無駄なやりとり・手戻りを未然に防げます。
BCP・テレワーク対応も万全
クラウド型管理であれば、場所や時間を問わず在庫情報にアクセスできるため、オフィスにいなくても残量の確認や発注指示が可能です。災害時に必要な備蓄品の把握や、遠隔拠点の状況確認に強く、BCP（事業継続計画）対策やテレワーク下でも安定した業務運用を支えます。
エクセル管理の限界とシステム選定のポイント
Excelは手軽。でもその手軽さがリスクにも
無料テンプレートや関数を使って手軽に始められるExcel管理は、導入ハードルが低い一方で、属人化や更新漏れ、ファイル共有ミスといった運用上の課題がつきまといます。
管理を一部の担当者に依存すると、在庫データの信頼性が下がり、発注判断の精度も落ちてしまいます。
消耗品特有の「頻度×点数」に耐えられない
消耗品は種類が多く、使用頻度も高いため、出入りのたびに手動で入力・更新するのは現実的ではありません。Excelでは「今、必要なものが本当に足りているか」を把握しづらく、管理が追いつかないことで欠品や過剰在庫のリスクを高めてしまいます。
システム選定で重視すべき4つの視点
発注・在庫管理システムは、「見える化」や「一元管理」を実現し、リアルタイムで情報共有ができるサービスが主流です。こうしたシステムを選定する際に重視すべき要素は、以下の4点です。
- １．初期導入の負担が少ない（配線不要・設定簡単など）
- ２．現場導線を変えずに運用できる
- ３．定量的な効果（在庫圧縮、人件費削減など）を見込める
- ４．将来の人員不足にも耐えうる自動化レベル
現状の課題や、管理・発注業務の理想像を明確にしたうえで、最適な運用が可能となる仕組みを選びましょう。特に、従来の消耗品置き場や作業動線を大きく変更せずに導入できるシステムは、初期負担が小さく、現場への定着もスムーズです。
消耗品は、その性質上「必要な時に、必要な場所で使える」状態が求められます。補充や発注業務のどこかでボトルネックが生じてしまうと、現場の生産性が大きく低下するため、運用のしやすさは重要な判断軸です。
近年の発注管理システムはSaaS形式が一般的で、月額課金型の料金体系が多く採用されています。導入を検討する際は、消耗品管理の省力化によって得られる人的工数の削減効果に加え、在庫圧縮や適正在庫化による長期的なROI（投資対効果）も試算しておくとよいでしょう。
将来的な事業規模の拡大や、深刻化する人手不足への対応も視野に入れると、非生産的な消耗品管理を効率化・自動化する体制を構築することが、現場改善の大きな一歩となります。
スマートマットクラウド×生成AIで実現する「最適な消耗品管理」
消耗品の管理・発注の自動化ができる「スマートマットクラウド」は、IoT重量計によって、目視や手書きに頼らず消耗品の実在庫をリアルタイムに把握できます。
作業導線にレトロフィット→在庫情報をクラウドに集約し、自動発注
IoT重量計であるスマートマットの上に管理すべき消耗品を載せ、管理物品情報とスマートマットを紐づけるだけで初期設置は完了。あとはマットが自動で対象物の在庫量を計測し、クラウド型管理システム内でデータを管理・記録・分析します。
タグやバーコードの貼り付け・読み取りなどの作業負担もなく、人手を介して発注依頼をかける必要もありません。予め決めた閾値をもとに、適切なタイミングで自動発注・発注アラートをかけます。発注先に合わせてFAX/メールを自動送信できます。
在庫情報・発注状況の自動共有
消耗品の発注には、現在の正確な在庫量がいくつあるのかという在庫情報が必要です。また現場では在庫が少なくなっているけれど、発注が出ているのかどうかという現状を把握しておく必要があります。管理画面からいつでも・だれでも実在庫情報の確認ができます。
遠隔からの在庫確認・定位置管理にも対応
置き場所を固定する定位置管理は、在庫管理の基本のひとつです。
アイテムの置き場が定まっていないと、在庫総数の把握が難しくなります。
定位置管理は消耗品管理の第一歩。消耗品で欠品や過剰在庫が発生している企業は、まずもののひとつひとつに置き場所を決めることから始めましょう。
スマートマットクラウドは1枚のマットで1アイテムを管理するため、社内の定位置管理のルール浸透にも効果的です。
遠隔管理の実施
消耗品の在庫切れ回避には定期的な在庫チェックが欠かせません。
重量IoT「スマートマットクラウド」はあらかじめ設定したタイミングで自動で残量を計測し、残りが少なくなったものを自動発注できます。
遠隔管理ができるため、消耗品が置いてある場所に実際に移動する必要はありません。
AIによる在庫判断の最適化
スマートマットクラウドの生成AI「在庫最適化エージェント」を活用すれば、消耗品の在庫推移データから「現在の在庫が過剰か不足か」「いつ在庫が切れるか」といった傾向を自動で分析できます。
担当者はその分析結果をもとに、適切な補充・発注の判断を行えるため、勘や経験に頼らない在庫管理が実現します。人為的な判断ミスや発注タイミングのズレを防ぎ、より精度の高い在庫最適化を支援します。
スマートマットクラウドの基本機能
スマートマットクラウドは、株式会社スマートショッピングが運用するIoT重量計、スマートマットを利用した在庫管理・発注自動化サービスです。
これまで一括購入が難しく、在庫確認や発注依頼に多大な労力がかかっていた消耗品の管理を自動化。補充作業の工数を大幅に削減し担当者のモチベーション向上に貢献します。
●さまざまな自動発注に対応
お客様の発注先に合わせた文面でメール・FAXの送信が可能です
●在庫圧縮を促進
推移を把握できるグラフで適切な在庫量を判断し、在庫圧縮を促進します
●置く場所を選びません
スマートマットはA3サイズ〜A5サイズまでの3サイズ展開。ケーブルレスで、冷蔵庫・冷凍庫利用も可能。
● API・CSVでのシステム連携実績も多数
自社システムや他社システムと連携を行い、より在庫管理効率UPを実現します。
●安心サポート
現場への導入に向けては、専門のカスタマー・サクセス担当が、お客様を厚くサポートします。
消耗品管理を効率化！スマートマットクラウド導入事例
スマートマットクラウドは、現在多くの企業様に導入いただいています。導入によって消耗品管理を効率化できた事例をご紹介します。
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