在庫管理術

在庫管理×エクセル|エクセルを使った在庫管理のやり方や課題を解消する方法

エクセルを使う在庫管理

エクセルを使った在庫管理とは

エクセルを使う在庫管理とは、仕入れた商品や原材料をいくつ保管しているのか、いつ仕入れて入庫したものかなどを正確に把握・管理するために使用する在庫管理表を作成し使う方法です。

 

在庫管理表を作成するのに、手書きで表に記入して人力で計算する方法や、エクセルの表に入力し、関数を使って自動的に計算する方法などがあり、このエクセルの表を利用している企業もまだまだ多いようです。

 

在庫管理表を使う目的とメリットは以下の通り。

 

  • 在庫の量や使用期限や賞味期限などの情報が見える化
  • 在庫情報の共有
  • 在庫管理・発注・棚卸業務の負担軽減
 

エクセルを使った在庫管理表に必要な項目

エクセルを使った在庫管理表には以下のような項目があると便利で効率的です。

  • 日付
  • 品番(商品コード)
  • 品目(商品名)
  • 入出庫数
  • 在庫数
  • 場所
  • 備考欄

もちろん、製造業、小売業、飲食業、医療・介護業、美容院・エステ業…など業種別や大規模・中規模・小規模など企業の規模などによって、それぞれ自社に必要な項目を見極めて記載していくことが重要です。

 

エクセルを使った在庫管理表の作り方

エクセルを使った在庫管理のポイント

エクセルを使った在庫管理表は、関数やマクロを使用して、自動計算機能付きのファイルを自分で作成していきます。

 

自動計算機能付きエクセルの在庫管理表は、表に直接入力していくだけで在庫数が自動で計算できるうえ、データの保存や検索も簡単。

手書きで記入、人力で計算するより、はるかに時間が短縮されるのが魅力です。

 

また、在庫管理表は自分で一からオリジナルのものを作ることもできますが、「エクセルは苦手」「面倒…」という人には、業種や会社の規模別にすでに作成された無料でダウンロードできるのテンプレートもあるので、ぜひチェックしてみましょう。

エクセルの在庫管理表を作る・選ぶポイントは以下の3つ。

 

  • 簡単
  • 見やすい
  • 使いやすい

エクセルを使った在庫管理をバーコードと連携

エクセルを使った在庫管理業務をさらに効率化するために近年、各企業で導入されているのがバーコードとの連携です。

バーコードとは、スーパーやコンビニ、衣料品やアパレルショップなどで販売されている商品のパッケージで頻繁に見かけるあの縞模様のこと。

 

太さが違うバーとスペースの組み合せにより構成されており、これをハンディターミナルなどの自動認識装置を使って読み取るという仕組みです。

バーコードと連携したエクセルでの在庫管理に対応しているハンディターミナルもあるので、気になる方はチェックしてみてはいかがでしょうか。

ただし、ハンディターミナルを使った在庫管理には、

  • バーコードを貼る手間がかかる
  • バーコードが貼られていても、一つ一つスキャンする手間がかかる
  • ハンディターミナルは約20万円前後と導入コストがかかる

という課題もあるので注意しましょう。

 

エクセルを使った在庫管理の課題やデメリット

エクセルを使った在庫管理の課題

手書きよりも圧倒的に便利なエクセルを使った在庫管理ですが、以下のような課題やデメリットもあるので注意が必要です。

  • エクセルの計算式が難しいと感じる人もいる
  • 入力ミスがある
  • データの上書きや削除などのミスもある
  • 入力する手間がかかる
  • 計算式・数式やマクロが作成した担当者が離職するとわからなくなることもある
  • 同時編集ができない
  • データ数に限度がある
  • リアルタイムではない

このような課題やデメリットを解消する手段として近年、注目が集まっているのがIoTです。

次の章では、このIoTについてわかりやすく解説していきます。

 

エクセルを使った在庫管理の課題を解消するIoTとは

IoT(アイオーティー)とは、英語のInternet of Thingsの略で、「モノのインターネット」という意味です。

あらゆるモノをインターネット(あるいはネットワーク)に接続する技術のことで、具体的には以下のようなことを可能にします。

  • 離れた場所からモノを操作する
  • 離れた場所からモノの状態を把握する
  • モノや人の動きを検知する
  • モノとモノとを繋ぐ

IoTを使った家電や設備には、センサーやカメラなどが搭載されており、モノの状態や周辺環境といった情報を感知・収集し、インターネットを介して、それらのデータを人やモノに伝えます。

ホテルや旅館業界もIoTを導入することで、在庫状況などを把握し、より効率的な在庫管理や棚卸・発注が可能になります。

搭載されているセンサーは、機器によって光センサーや温度センサー、重量センサーなどさまざまです。

次の章では、IoTを使った話題の在庫管理システム・スマートマットクラウドをご紹介します。

 

エクセルの手間やミスから解放!スマートマットクラウド

エクセルユーザの実感している導入効果

スマートマットクラウドは、株式会社スマートショッピングが運用するIoT機器スマートマットを利用した在庫管理・発注自動化サービスです。

今までありそうでなかったスマートマットが重さで在庫を検知するというシンプルな仕組みを利用して、残量/残数をスマートマットクラウドに保存。

タグやバーコードの貼り付け・読み取りなどの作業負担もなく、管理画面から実在庫の自動記録、確認ができます。

また、現場への導入に向けては、専門のカスタマー・サクセス担当が、お客様を厚くサポートします。

オフィスのコピー用紙、倉庫や工場の小さなネジ類、 冷蔵庫の見えない食材、遠方のお客様先に設置した自社製品など、業種・品目を問わず幅広い場面に対応。CSVやAPIを利用し、生産・在庫管理・購買システムとの連携も可能です。

商品マスタで在庫単価の登録をしておけば、面倒な在庫集計の手間をかけることなく、在庫一覧ページからリアルタイムの在庫金額を確認できます。

スマートマットクラウドの主な機能と特徴は以下の通りです。

機能 スマートマットクラウド
計測最大重量 A3サイズ:100kgまで/A4サイズ:30kgまで/A5サイズ:5kgまで
マルチマット 複数台による計測可
在庫管理 可能
棚卸 可能
接続方法 Wi-Fiで接続
海外での利用 可能な地域あり
冷凍室での利用 可能
発注方法 メール、FAX、インフォマート、メディコード
発注方式 不定期定量発注と定期不定量発注の2種類
在庫量の遠隔監視 可能
アラート機能 在庫が少なくなったタイミングでのメール通知
※2021年4月現在の情報です。

 

バーコード・RFID・手書きとエクセル・スマートマットクラウドとの比較表

導入済企業、導入検討中企業・パートナーからのヒアリングに基づいて、在庫管理の業務で導入されているバーコード・RFID・手書きとエクセル・スマートマットクラウドを比較し、まとめました。

  バーコード RFID 手書きとエクセル スマートマットクラウド
業務負担 ×(毎回スキャン) ×(毎回スキャン) ×(目視で手書き・入力の負担大) ◎(載せるだけ)
遠隔管理 ×(現場でスキャン) ×(現場でスキャン) ×(読み取り不可) ◎(リモートで確認OK)
在庫の管理方法 手動でバーコードをスキャン ※別途ハンディターミナル必須 手動でバーコードをスキャン ※別途ハンディターミナル必須 (目視で手書き・入力の負担大) 自動で数量計測
棚卸の作業 手動でバーコードをスキャン ※別途ハンディターミナル必須 手動でバーコードをスキャン ※別途ハンディターミナル必須 (目視で手書き・入力の負担大) 自動で数量計測

信頼できる在庫管理システム「スマートマットクラウド」

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