在庫管理術
在庫管理×エクセル｜エクセルを使った在庫管理のやり方や課題を解消する方法
エクセルを使った在庫管理とは
エクセルを使う在庫管理とは、仕入れた商品や原材料をいくつ保管しているのか、いつ仕入れていくつ入庫したのかなどを正確に把握・管理するために在庫管理表を作成し使う方法です。
在庫管理表を作成するのに、手書きで表に記入して人力で計算する方法や、エクセルの表に入力し、関数を使って自動的に計算する方法などがあり、導入コストがかからないなどの理由からエクセルの表を利用している企業がまだまだ多いようです。
在庫管理表を使う目的とメリットは以下の通り。
- 在庫情報がデータで残る
- グラフ加工や分析がしやすくなる
- 在庫情報の共有が簡単になる
- 入出庫の履歴が残る
手書きの在庫管理表に比べて、エクセルで在庫管理表を作成すると、在庫情報がデータ化されるため、グラフ加工や、在庫分析がしやすくなります。
メールやコミュニケーションツールを使っての在庫情報の共有も簡単になります。履歴がデータとして残る点も大きなメリットです。
エクセルを使った在庫管理表に必要な項目
エクセルを使った在庫管理表には以下のような項目があります。
- 日付
- 品番（商品コード）
- 品目（商品名）
- 入出庫数
- 在庫数
- 場所
- 備考欄
在庫管理表を作成するときは、自社に必要な項目をもれなく記載します。
管理する在庫の種類、製造業、小売業、飲食業、医療・介護業、美容院・エステなど業種や企業の規模によって必要な項目は異なります。
エクセルを使った在庫管理表の作り方
エクセルを使った在庫管理表では、関数やマクロを使用して、自動計算機能付きのファイルを作成できます。
自動計算機能付きエクセルの在庫管理表であれば、表に直接入力していくだけで在庫数が自動計算が可能。手書きで記入し手動で計算するより、作業時間が短縮されるメリットがあります。
また、在庫管理表は自分で一からオリジナルのものを作ることもできますが、業種や会社の規模に合わせてテンプレートを無料でダウンロードができることがあるので、ぜひチェックしてみましょう。
エクセルを使った在庫管理をバーコードと連携
エクセルを使った在庫管理表の入力を効率化するために近年、企業での導入が増えているのがバーコードシステムとの連携です。
太さが違うバーとスペースの組み合せにより構成されており、これをハンディターミナルなどの自動認識装置を使って読み取るという仕組みです。
エクセルを使用した在庫管理表に対応しているハンディターミナルもあるので、気になる方はチェックしてみてはいかがでしょうか。
ただし、ハンディターミナルを使った在庫管理には、次のような課題があるので注意が必要です。
- バーコードを貼る手間がかかる
- バーコードが貼られていても、一つ一つスキャンする手間がかかる
- ハンディターミナルは約20万円前後と導入コストがかかる
→バーコードを使った在庫管理について詳しい記事はこちら
エクセルを使った在庫管理の課題やデメリット
手書きよりも圧倒的に便利なエクセルを使った在庫管理ですが、以下のような課題やデメリットもあるので注意が必要です。
- エクセル操作の知識が必要である
- 入力ミス・入力忘れなどのヒューマンエラーが発生する
- データの上書き・消去のリスクがある
- 同時編集ができない
- 入力件数に限度がある
- タイムラグでエクセル上の在庫数が実在庫数と一致しないことがある
エクセルを使った在庫管理の課題を解消する「スマートマットクラウド 」とは
在庫情報の記録、分析、共有、という点ではメリットの大きいエクセルを使った在庫管理ですが、従来通り、倉庫まで移動し、在庫を数え、入力するという工程が残るため、在庫管理の効率化につながらないという声があります。
●手作業が多く効率化につながらないエクセルを使った在庫管理
クセルの表を作るところからはじめ、試行錯誤しましたが、もともと手作業の業務が占める割合が大きいのと、パソコンを使いこなせる人が限られていたのとで、効率化できた部分は微々たるものでした。
在庫管理をもっと効率化したい、という課題に答える在庫管理システムが「スマートマットクラウド」です。
重量センサーを搭載したスマートマットに在庫を載せるだけで在庫数を計測し、自動記録するため、在庫管理にかかる時間を大幅削減できます。
在庫確認も手入力も不要！スマートマットクラウド
現場のあらゆるモノをIoTで見える化し、発注を自動化するDXソリューション「スマートマットクラウド」を使えば、簡単に自動化が可能です。スマートマットの上に管理したいモノを載せるだけで設置が完了。
あとはマットが自動でモノの在庫を検知、クラウド上でデータを管理し、適切なタイミングで自動発注してくれます
さまざまな自動発注に対応
お客様の発注先に合わせた文面でメール・FAXの送信が可能です
在庫圧縮を促進
推移を把握できるグラフで適切な在庫量を判断し、在庫圧縮を促進します
置く場所を選びません
スマートマットはA3サイズ〜A6サイズまでの4サイズ展開。ケーブルレスで、冷蔵庫・冷凍庫利用も可能。
API・CSVでのシステム連携実績も多数
自社システムや他社システムと連携を行い、より在庫管理効率UPを実現します。
バーコード・RFID・手書きとエクセル・スマートマットクラウドとの比較表
導入済企業、導入検討中企業・パートナーからのヒアリングに基づいて、在庫管理の業務で導入されているバーコード・RFID・手書きとエクセル・スマートマットクラウドを比較し、まとめました。
| バーコード | RFID | 手書きとエクセル | スマートマットクラウド | |
|---|---|---|---|---|
| 業務負担 | ×（毎回スキャン） | ×（毎回スキャン） | ×（目視で手書き・入力の負担大） | ◎（載せるだけ） |
| 遠隔管理 | ×（現場でスキャン） | ×（現場でスキャン） | ×（読み取り不可） | ◎（リモートで確認OK） |
| 在庫の管理方法 | 手動でバーコードをスキャン ※別途ハンディターミナル必須 | 手動でバーコードをスキャン ※別途ハンディターミナル必須 | （目視で手書き・入力の負担大） | 自動で数量計測 |
| 棚卸の作業 | 手動でバーコードをスキャン ※別途ハンディターミナル必須 | 手動でバーコードをスキャン ※別途ハンディターミナル必須 | （目視で手書き・入力の負担大） | 自動で数量計測 |
