在庫管理術
【決定版】Excel在庫管理テンプレート｜プロが教える失敗しない表の作り方と自動化のコツ
手作業の在庫管理に限界を感じていませんか？
本記事では、在庫管理の専門家として、コンサルティング現場で培った知見を凝縮した、実務直結型のExcel在庫管理フォーマットの考え方と作り方を解説します。
このガイドを読めば、失敗しない在庫管理表の作り方から、関数を使った管理の自動化、経営改善に繋げるためのポイントまで、すべてを理解できます。
※本記事で紹介するテンプレートのダウンロード版は現在準備中です。
この記事でわかること・できること
- すぐに使える高機能な在庫管理テンプレートの設計思想と構成
- 自社の業務に合わせたカスタマイズ方法と、必須関数の使い方
- 在庫管理で失敗しないための、専門家による実践的なアドバイス
なぜ在庫管理はうまくいかないのか？よくある3つの失敗談
在庫管理がうまくいかない主な要因は、数え間違いや入力ミス、担当者の属人化にあります。これらの課題はExcelを活用した仕組みで、一定の水準まで解決できます。
「ちゃんと記録しているはずなのに、なぜか実際の在庫数と合わない…」 現場の担当者の皆さん、こんな経験はありませんか？
まずは、よくある失敗の根本原因を理解することから始めましょう。
失敗談1：数え間違い・入力漏れで在庫差異が発生
手書きのメモや記憶に頼った管理では、ヒューマンエラーは避けられません。特に、忙しい時に後回しにした入力作業は、漏れや間違いの温床になります。結果として、帳簿在庫と実在庫に差異が生まれ、欠品や過剰在庫に繋がってしまうのです。
失敗談2：「あの在庫どこだっけ？」担当者不在で業務がストップ
「在庫のことは〇〇さんしか分からない」という状況は、業務継続性や情報共有に深刻なリスクが伴う属人化の状態です。
担当者が急に休んだ際、他の誰も在庫状況を把握できず、顧客への納期回答が遅れたり、生産計画が立てられなかったりと、信頼低下や作業遅延のリスクを抱えています。
失敗談3：データがただの数字に…欠品・過剰在庫を判断できない
たとえ正確に資材の数値を記録できていたとしても、データが生産計画や調達判断に活かされなければ意味がありません。どの部材が高頻度で消費され、どの仕掛品が滞留しているのか。補充すべき最適なタイミングはいつなのか。
消費傾向や工程負荷をデータから読み取り、次の手を打てる仕組みがなければ、在庫管理は単なる記録作業に留まり、生産性向上にもコスト削減にもつながりません。
【構成解説】コンサルタント監修・実務直結型・在庫管理テンプレート
どなたでも使いやすいように改良した「実務直結型・在庫管理テンプレート」を現在公開準備中です。本節では、入出庫記録から適正在庫の計算まで可能な、高機能テンプレートの考え方と3つのシート構成を先にご紹介します。
テンプレート公開後も、ここで解説するポイントを押さえておけば、自社用へのカスタマイズがスムーズに進められます。
在庫管理の成功は品目マスタが９割！失敗しない設計術
正確な在庫管理の基礎は、商品情報を一元管理する品目マスタにあります。コードのルール化が鍵となります。
多くの人が在庫管理を始めるとき、入出庫の記録から着手しがちです。 しかし、重要なのは、その大元となる商品マスタ、つまり「どの商品を、どの情報で管理するのか」というルールを最初に確実に整備することです。
品目マスタとは？なぜ重要なのか
品目マスタとは、企業が取り扱う品目について、識別・管理に必要な情報を体系的に登録し、一元管理するための基幹データベースのことを指します。
品目コード・品名・規格・単位・原価・販売価格・管理区分・保管場所など、在庫管理・販売管理・購買管理の基礎となる属性情報を統合的に保持します。
このマスタが整備されていないと、商品番号や名称の揺れが発生し、Excelが同一品目を別物として扱うため在庫数が即座に不整合を起こします。結果として、発注判断・棚卸・原価計算などあらゆる業務の精度が崩れ、現場の手戻りが増加します。
✍️ 専門家の経験からの一言アドバイス
在庫管理を始めるなら、最初の1週間は品目マスタの整備だけに集中してください。急がば回れ。これが、後々の業務を圧倒的に楽にするための最も確実な投資です。
実際、以前支援した製造メーカーでは、同じ部品でも部署ごとにコード体系が異なり、システム上は別品目として登録されていたため、正確な在庫が把握できていませんでした。初月はあえて入出庫の運用改善には手をつけず、品目マスタの統一だけを実施。その結果、在庫差異は大幅に縮小し、欠品率も短期間で改善しました。
これだけ押さえる！製造業向け商品マスタの８項目
製造業の場合、まずは以下の項目を整備することから始めましょう。
品目マスタの項目例
| 項目名 | 内容 | 製造業で必須となる理由 |
|---|---|---|
| 品目コード | 品目を一意に識別するコード | 重複登録を防ぎ、在庫・発注・実績データの起点となるため |
| 品目名称（正式名） | 図面や仕様書と一致した正式名称 | 現場・調達・品質部門で名称揺れを防ぐため |
| 管理単位（単位） | 個・本・kg など在庫計上に使う単位 | 部材の消費・棚卸・発注ロット管理に直結するため |
| 規格・仕様 | 寸法、材質、型番、色、荷姿など | 同名でも規格違いの誤使用・誤発注を防ぐため |
| 調達区分 （製番／購入／内製） |
どの部門が供給するかの種別 | 生産計画・手配ルートが変わるため |
| 標準リードタイム | 手配～入荷までの日数 | 発注点算出・需要予測の基礎となるため |
| 標準原価 （または仕入単価） |
コスト管理や在庫評価に用いる単価 | 製造原価計算、棚卸評価に必須 |
| 保管場所コード | 倉庫、棚番、工程内の置き場など | 現地現物に必要※ |
※現地現物：現場に実際に出向いて現物を自分の目で確認して判断するという考え方。
【コピペOK】品目コードのルール化
整番管理は品目マスタの品番体系を正しく保つための仕組みで、マスタの信頼性は整番管理の質によって決まります。
品目コードに統一ルールがないと、同じ部品が複数コードで登録され、在庫差異・発注ミスの原因になります。まずは以下のようなシンプルな体系でも構いませんので必ず標準化してください。
例：
[大分類（アルファベット2桁）]-[種別（数字1桁）]-[連番（4桁）]
具体例：
ボルト → BL-1-0025
ナット → NT-1-0140
樹脂部品 → RS-2-0102
電気部品 → EL-3-0050
テンプレートの使い方：3ステップで始める入出庫管理
実際に入出庫管理業務を始めていきましょう。操作はたった3ステップで完了します。［品目マスタ］［入出庫記録］［在庫一覧］の3シートを連携させ、日々の取引を入力するだけで在庫を自動計算します。
Step1：品目マスタシートに自社の商品を登録する
まず最初に、［品目マスタ］シートを開き、管理したい商品の情報を入力してください。ここを正確に入力することが、すべての基本となります。
Step2：入出庫記録シートに日々の取引を入力する
次に、［入出庫記録］シートを開きます。
原材料や部品が入荷した時は「入庫数」に、工程から次工程へ払出した時や完成品として出荷した時は「出庫数」に、それぞれ日付と数量を入力します。この時、商品コードを入力すると、VLOOKUP関数によって品目名が自動表示されるように設定します。
Step3：在庫一覧シートで現在の在庫数を自動で確認する
最後に、［在庫一覧］シートを見てみましょう。
あなたが［入出庫記録］シートに入力した内容が、SUMIF関数によって品目コードごとに自動集計され、現在の在庫数がリアルタイムで計算されています。
このシートを確認するだけで、常に正確な在庫数を把握できます。
【関数解説】在庫管理を自動化する3つの必須Excel関数
このテンプレートの心臓部となっているのが、これから紹介する3つのExcel関数です。 VLOOKUP、SUMIF、IFERRORの3関数を組み合わせることで、手作業による集計ミスを防ぎ、業務を効率化できます。一見難しそうに見えますが、仕組みはとてもシンプルです。この機会にぜひ覚えて、他の業務にも活かしてみてください。
VLOOKUP：商品コードから商品名を自動表示
VLOOKUP関数は、品目コードをキーにして、対応する品目マスタから商品名等関連カードを検索し、自動で表示してくれる機能です。 これにより、入力の手間が省けるだけでなく、商品名の入力ミスといったヒューマンエラーを根本から防ぐことができます。
SUMIF：商品ごとの入出庫合計を自動計算
SUMIF関数は、指定した条件に一致するデータだけを合計してくれる機能です。
［入出庫記録］シートにある膨大なデータの中から、T-001の商品の入庫数だけ、出庫数だけをそれぞれ合計し、その結果を［在庫一覧］シートに自動反映しています。これにより、面倒な集計作業が一切不要になります。
[図解提案: 「入出庫記録」シートの複数行のデータが、「在庫一覧」シートの1行にSUMIF関数で集計される流れを示す図]
IFERROR：エラー表示を空白にして見た目を整える
IFERROR関数は、もし関数がエラー（例: #N/A）になった場合に、代わりに表示する内容を指定できる機能です。 例えば、入荷実績や工程への払い出し実績がない場合、在庫数は計算できないためエラー表示になりますが、それをIFERROR関数で0や空白に置き換えることで、管理表全体をすっきりと見やすくしています。
最初は難しく感じるかもしれませんが、この3つの関数を覚えるだけで、Excel業務の8割は効率化できると言っても過言ではありません。まずはテンプレートの数式を真似するところから始めてみてください。
私自身もお客様の複雑なExcelファイルを前に頭を抱えた経験があります。しかし、突き詰めると、その多くがこの3つの関数の応用で成り立っていました。まずは基本を徹底的にマスターすることが、応用への一番の近道だと確信しています。
【応用編】マクロで実現する「ワンクリック入出庫」
マクロの「操作の記録」機能を使えば、プログラミング知識がなくても、面倒な入力作業を自動化できます。
日々の入力作業をもっと楽にしたい、という中級者の皆さんにはマクロの活用がおすすめです。プログラミングの知識がなくても、簡単な自動化ならすぐに実現できます。
マクロで何ができるのか？
マクロとは、Excel上で行う一連の操作を記録し、ボタン一つで自動的に再現できる機能です。例えば、「入力用のフォームを開き、入力した内容を台帳の最終行に転記する」といった一連の作業を自動化できます。
初心者でも安心！マクロの記録機能を使った自動化の第一歩
難しそうに聞こえますが、Excelには「マクロの記録」という機能があり、これを使えば自分の操作をExcelが自動でコード化してくれます。まずは、「入出庫記録シートを開いて、最終行にカーソルを合わせる」といった単純な操作を記録・実行してみることから始めてみましょう。
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Excelでの在庫管理の限界と、次のステップ
データ量の増加、同時編集の難しさ、リアルタイム性の欠如がExcel管理の限界です。事業拡大時はシステム導入も視野に入れましょう。
Excelは非常に優れたツールですが、万能ではありません。事業が成長していく中で、いずれ限界が訪れる可能性も正直にお伝えしておく必要があります。
Excel管理のメリット・デメリット再確認
• メリット： コストがかからない、多くの人が使い慣れている、カスタマイズが自由
• デメリット： データ量が増えると動作が重くなる、複数人での同時編集が難しい、リアルタイムでの情報共有に向かない
こんなサインが出たら限界かも。システム化の検討を
- 管理する商品点数が500を超えた
- 在庫管理の担当者が3人以上になった
- 複数の店舗や倉庫の在庫をリアルタイムで連携させたくなった
もし、あなたのビジネスがこのようなステージに来たときは、より専門的な在庫管理システムの導入を検討する良いタイミングかもしれません。リアルタイムの在庫データを自動で集め、改善につなげたい企業は、スマートマットクラウドのようなIoT型在庫管理が有力な次のステップになります。
まとめ：Excel在庫管理を成功させ、ビジネスを加速させよう
正しい手順とフォーマットを整えれば、Excelは強力な在庫管理ツールになります。本記事で紹介した内容をもとに、自社の品目マスタを整備することから始めましょう。
本記事では、Excelでの在庫管理を成功させるための具体的な手順と、テンプレートの設計例を紹介しました。
本記事のポイント
- 在庫管理の成功の鍵は、最初に商品マスタをきっちり整備する。
- VLOOKUPとSUMIFを組み合わせれば、入力と集計は自動化できる。
- まずはExcelの仕組みを作り込み、事業の成長に合わせてシステム導入を検討する。
在庫管理は単なる面倒な作業ではありません。会社の資産そのものを管理し、お客様からの信頼を守り、ビジネスの成長を支える、非常に重要な業務です。
まずは本記事を参考にフォーマットを作成し、品目マスタに入力するところから始めてみましょう。
在庫管理×エクセルに関するよくある質問（FAQ）
Q1. 安全在庫や適正在庫も管理できますか？
A. はい、可能です。「商品マスタ」に「安全在庫数」の列を追加し、「在庫一覧」シートで現在の在庫数がそれを下回ったら、セルの色が変わるように「条件付き書式」を設定すると、発注タイミングの見える化ができます。
Q2.スマホからも編集できますか？
A. はい、ファイルをOneDriveなどのクラウドストレージに保存し、Microsoft 365の契約があれば、スマホやタブレットのExcelアプリから閲覧・編集が可能です。ただし、操作性はPCに劣るため、出先での簡単な確認や修正が主な用途になります。
Q3. エクセルで在庫管理を運用する際の注意点は何ですか？
A. エクセル管理では、入力ミス・シート構成の混乱・データ量の増大による動作遅延といった課題が出やすいため、運用ルールの明確化が重要です。複数人で共有する場合にはセル保護やアクセス権限を設ける、定期的なバックアップを取る、在庫数のチェック体制を設けるなどの仕組みを併せて整備することが、エクセル運用の安定化につながります。
記録作業からの解放。データが自動で溜まり、改善につながる在庫管理へ
エクセル管理で在庫の見える化や集計の自動化までは実現できても、リアルタイムでの残量把握や現場入力の手間削減には限界があります。
そこで、エクセル運用に慣れた企業が次の一手として選びやすい在庫管理システムの一つが、IoT重量計を使った「スマートマットクラウド」です。
現場のあらゆるモノをIoTで見える化し、発注を自動化する在庫管理システム「スマートマットクラウド」を使えば、在庫管理の自動化・超効率化が簡単に叶えられます。スマートマットの上に管理したいモノを載せるだけで設置が完了。
あとはマットが自動でモノの在庫を検知、クラウド上でデータを管理。在庫数をリアルタイムで自動計測し、設定した発注点を下回ると取引先へ自動発注します。
導入実績は 1,800 社超、製造・医療・宿泊・インフラなどさまざまな現場で「棚卸作業 80 %削減」「欠品ゼロ継続」など具体的な成果を実証。Excelの在庫移動表で蓄積した CSVをそのまま取り込めるため、移行コストも低く抑えられます。
さまざまな自動発注に対応
お客様の発注先に合わせた文面でメール・FAXの送信が可能です。
在庫圧縮を促進
推移を把握できるグラフで適切な在庫量を判断し、在庫圧縮を促進します。
置く場所を選びません
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自社システムや他社システムと連携を行い、より在庫管理効率UPを実現します。
手作業＆Excel入力からの解放！在庫管理を自動化した事例
