備品管理の効率化【管理時間を短縮し管理精度を向上させる方法とは？】

備品管理を効率化するメリット

備品管理は定型業務のひとつで、会社に利益を直接もたらす業務ではありません。社内でも改善が後回しになりがちです。

備品管理のやり方を改善し効率化すると、次のような大きなメリットがあります。

備品の在庫切れは、社内の業務遂行に支障をきたすトラブルです。一度に大量の備品が消費されたり、確認のタイミングが遅れたりすることによって備品在庫が切れることがあります。確実に担当者に備品の発注タイミングが近づいていることが伝わる仕組みがあれば、在庫確認の回数を減らしつつ、在庫切れにならないように発注することができます。

②管理コスト削減

備品の置き場所が１つに決まっていないと、まだ在庫があることに気がつかず、発注して過剰在庫に陥ることがあります。またストックの数に対して消費のスピードが早すぎると、何回も発注をかけることになるため、発注にかける時間や送料に無駄が発生します。

適切なタイミングで適切な量を発注することで備品管理コストを削減できます。

③人材の有効活用

備品管理はそれ自体では利益を生むことがない定型業務のため、専任で担当者を置かずに、他の業務と兼務になっていることがほとんどです。急な備品の発注依頼や欠品が発生があると、担当者は自分の仕事を中断し、在庫確認や備品発注メールを作成するなど対応しなければいけません。

定型業務は可能な限りデジタル化・自動化することで人材が重要業務に集中できる環境を整えることができます

備品管理の効率化が進まない原因

改善すると大きなメリットがある備品管理業務ですが、バックオフィス業務の中でも効率化が遅れている、という実態があります。備品管理の効率化が進まない原因はどこにあるのでしょうか。

①現物を見に行く必要がある

備品管理の基本業務に、定期的に備品を保管している場所に出向き在庫がどれぐらい残っているか調べる作業があります。

新型コロナウイルス感染症の感染拡大により、リモートワークが普及しましたが、備品管理担当者は在庫調査のため定期的に出社する必要が出てきます。

②管理ルールを徹底するのが難しい

備品管理は担当者だけが厳密かつ正確に作業をこなしていても、欠品を完全に防ぐことはできません。備品は必要な時に担当者以外が自分で持ち出すことも多く、一度に大量に備品を消費するときは連絡をする、使ったら正確に決められた置き場に戻すといったルールが社内全体で守られる必要があります。

しかしこうした基本的なルールほど周知徹底が難しく、社員教育が浸透しにくいという現実があります。

③発注点の見極めが難しい

通常備品管理は定数管理が基本で、社内に在庫を決められた数量を持ち、在庫が事前に以下の数、閾値（しきいち）を切ったら、備品発注をかける運用になっています。

しかし在庫確認と確認の間のタイミングで閾値に達することが多く、そのせいで備品を切らしてしまうケースがあります。

④コミュニケーションコストが発生する

備品が残りが少なくなっていた場合、それに気がついた人は発注担当部署に連絡し、発注担当部署はそれに対応する必要があります。

対面、電話やメールによるコミュニケーションコストが発生し、依頼をする方・受ける方の両方の本来の業務が中断されます。

備品管理を効率化する工夫「備品発注カード」

上で挙げた備品管理の課題を解消する方法として、誕生したのが備品発注カードを使った管理です。

製造業でうまれたかんばん方式にもとづいた管理法で、閾値や発注点、納品リードタイムを知らなくても、情報の見える化によって誰もが簡単に備品が発注タイミングを理解できるシステムで、担当者への発注依頼連絡も簡単になります。

具体的な発注カードの運用方法ですが、備品保管場所では発注に必要な情報が書かれたカードを、発注点にあたる在庫に取り付けておきます。

従業員は決められた順番で在庫を使っていき、カードを取り付けられた在庫を持ち出した人は、備品からカードを外して、決められた場所にカードを保管します。担当者がカードを回収し、発注を出す仕組みです。

発注カードには次のような情報を記載します。

発注カード方式のデメリット

うまく運用できれば、確実に備品管理を効率化できる発注方式ですが、発注カードによる備品管理もアナログで手動の管理の方式であることに変わりありません。

というすべての条件が揃わなければ、正確な運用が難しいというデメリットがあります。

備品管理を効率化する工夫「スマートマットクラウド 」

IoTで備品の管理業務の自動化を実現

発注カード方式の持つデメリットを解消するのが、重量型在庫管理システム、「スマートマットクラウド」です。

管理したい備品をスマートマットに載せると、あらかじめ設定してあった量より減った時に、管理者にメールを送信するので欠品する前に補充することができます。

自動発注機能もあり、在庫管理だけでなく発注まで人手をかけずに自動で管理できるため、備品管理の効率化が実現できます。

備品管理を重量型IoT「スマートマットクラウド」で自動化！

現場のあらゆるモノをIoTで見える化し、発注を自動化するDXソリューション「スマートマットクラウド」を使えば、簡単に備品管理の自動化と備品在庫の見える化が可能になります。スマートマットの上に管理したいモノを載せるだけで設置が完了。

あとはマットが自動でモノの在庫を検知、クラウド上でデータを管理し、適切なタイミングで自動発注してくれます。

さまざまな自動発注に対応

お客様の発注先に合わせた文面でメール・FAXの送信が可能です

在庫圧縮を促進

推移を把握できるグラフで適切な在庫量を判断し、在庫圧縮を促進します

置く場所を選びません

スマートマットはA3サイズ〜A6サイズまでの4サイズ展開。ケーブルレスで、冷蔵庫・冷凍庫利用も可能。

API・CSVでのシステム連携実績も多数

自社システムや他社システムと連携を行い、より在庫管理効率UPを実現します。

備品の持ち出し管理をスマートマットクラウドで自動化した事例

▼工具セットの返却状況を見える化（株式会社シージェイシステム)

元受企業から受託した高価な工具セットをスマートマックラウドで管理しています。保管場所まで観に行くことなく、工具が所定の場所に戻されていることをスマートマットが重量で感知。日次で自動送信されるメールで社内確認しています。

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