在庫管理術
備品管理【管理の目的とは?効率のいい備品管理のやり方と備品をみえる化するITツール】
備品管理は、業務に必要な物品の数量や状態を把握し、適切に管理する業務です。本記事では、備品管理の重要性、その進め方、そして効率化を図る備品管理システムについて、詳しく解説します。
備品管理とは?
備品管理とは、社内で業務中に使用する備品の個数や状態を把握し、管理する業務のこと。
備品管理自体は利益を生み出さない管理業務ですが、備品管理が正しくできていないと、企業の営業活動に支障をきたしてしまう業務効率化のカギとなる仕事です。
備品の定義と消耗品との違い
備品の定義は、耐久年数が1年以上あって、長期間その形状を変えずに繰り返し使用できるもの。一度の使用で量が変わっていくコピー用紙やトイレットペーパーなどは、消耗品、もしくは少額備品と呼び、一般的な備品と区別します。
どちらにあてはまるかは、購入金額と耐用年数が判断基準となります。
- 備品 … 購入価額が10万円以上、もしくは耐用年数が1年以上のもの
- 消耗品 … 購入価額が10万円未満、もしくは耐用年数が1年未満のもの
備品管理の目的・意義
備品管理をおこなう目的は次の3点にあります。
- 生産性向上
- 経費削減
- 異常検知・不正防止
備品の個数を管理し置き場所を固定することで、業務中にあわてて発注を出したり物を探したりすることがなくなり、業務効率化ができます。
また十分な備品管理ができていないと、過剰在庫や二重発注の予防ができません。備品管理には、備品の購入やその管理にかける経費を削減する役目があります。
さらに備品の紛失の早期発見や、社内盗難などの不正防止、という観点からも備品管理には重要な意義があります。
備品管理のやり方
具体的に備品管理の方法と管理のすすめ方を見てみましょう。
- 現状把握:何がいくつあるかを把握する
- 分類:用途や部署、使用場所によってカテゴリー分けする
- 保管場所の決定:備品の置き場を決める
- 台帳の作成:管理に必要な情報をリストにまとめる
- ルールの作成・周知:持ち出しや返却、発注の方法など管理ルールを作成し共有する
- 備品棚卸:現物の数と状態をチェックし台帳とつき合わせる
備品の情報管理
備品管理台帳の作成方法
備品管理台帳は、備品に関する情報を一元管理するために作成します。
備品管理台帳には管理に必要な情報を項目として過不足なく設定し、随時記入していきます。
紙ベースの台帳以外に、エクセルやスプレッドシート、物品管理システム・アプリを台帳として活用することも可能。
記入忘れが発生しないように、よく目につき手に取りやすい場所に置くことが備品管理台帳の運用のコツになります。
<項目の例>
- 管理番号
- 物品名
- 物品のカテゴリ
- 数量
- 保管場所
- 利用状況
備品の現物管理
備品管理のルールを徹底するには?
備品管理は情報だけでなく、現物管理が正確にできていないとうまくいきません。
社内に備品の現物管理のためのルールを浸透させるために、
- 3定
- かんばん方式
といった仕組みを導入している企業があります。
簡単にいうと3定とは、定位・定品・定量という整理整頓のルールを守ること。
かんばん方式とは、品名・発注数・発注先を記入したラベルを備品に取り付けて発注のタイミングを見逃さないように管理する方式のことです。
備品管理を効率化するITツールとは
3定もかんばん方式も手動でおこなわれるため、備品の紛失や発注漏れというような人為的なミスが発生することがしばしばあります。
そこで正確な管理を徹底するため、RFIDタグやバーコードといったデジタル技術で現物を管理できるシステムを備品管理に導入する企業が増えてきました。
「スマートマットクラウド」は重量IoTを採用したシステムで、重さの変化でリアルタイムに備品の出庫情報の見える化します。リモート管理と自動通知で、備品管理の効率化を実現します。
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