備品管理【管理の目的とは？効率のいい備品管理のやり方と備品をみえる化するITツール】

備品の範囲

備品とは【どこまでが備品？】

まずはオフィスや工場で所有し使用している物品の中で、何が備品に該当しているのか、確認しましょう。

備品の定義は、耐久年数が1年以上あって、長期間その形状を変えずに繰り返し使用できるもの。一度の使用で量が変わっていくコピー用紙やトイレットペーパーなどは、消耗品、もしくは少額備品と呼び、一般的な備品と区別します。

どちらにあてはまるかは、購入金額と耐用年数が判断基準となります。

備品管理をおこなう目的は次の3点にあります。

備品の個数を管理し置き場所を固定することで、業務中にあわてて発注を出したり物を探したりすることがなくなり、業務効率化ができます。

また十分に備品管理ができていないと、過剰在庫や二重発注の予防ができません。備品管理には、備品の購入やその管理にかける経費を削減する役目があります。

さらに備品の紛失の早期発見や、社内盗難などの不正防止、という観点からも備品管理には重要な意義があります。

備品管理のやり方

では具体的に備品管理の方法と管理のすすめ方を見てみましょう。

備品の情報管理

備品管理台帳の作成方法

備品管理台帳は、備品に関する情報を一元管理するために作成します。

備品管理台帳には管理に必要な情報を項目として過不足なく設定し、随時記入していきます。
紙ベースの台帳以外に、エクセルやスプレッドシート、物品管理システム・アプリを台帳として活用することも可能。

記入忘れが発生しないように、よく目につき手に取りやすい場所に置くことが備品管理台帳の運用のコツになります。

<項目の例＞

備品の現物管理

備品管理のルールを徹底するには？

備品管理は情報だけでなく、現物管理が正確にできていないとうまくいきません。
社内に備品の現物管理のためのルールを浸透させるために、

といった仕組みを導入している企業があります。

簡単にいうと３定とは、定位・定品・定量という整理整頓のルールを守ること。
かんばん方式とは、品名・発注数・発注先を記入したラベルを備品に取り付けて発注のタイミングを見逃さないように管理する方式のことです。

→３定について詳しくはこちら
→かんばん方式について詳しくはこちら

備品管理を効率化するITツールとは

３定もかんばん方式も手動でおこなわれる手法。そのため備品の紛失や発注漏れというような人為的なミスが発生することがしばしばあります。

そこで正確な管理を徹底するために、RFIDタグを利用した物品管理システムやIoTといったIT技術を搭載したシステムを備品管理に導入する企業が増えてきました。

ITツールの活用によって備品管理の効率化・備品管理の見える化を推進する動きがさかんになっています。

備品管理を重量型IoT「スマートマットクラウド」で自動化！

現場のあらゆるモノをIoTで見える化し、発注を自動化するDXソリューション「スマートマットクラウド」を使えば、簡単に備品管理の自動化が可能です。スマートマットの上に管理したいモノを載せるだけで設置が完了。

あとはマットが自動でモノの在庫を検知、クラウド上でデータを管理し、適切なタイミングで自動発注してくれます。

さまざまな自動発注に対応

お客様の発注先に合わせた文面でメール・FAXの送信が可能です

在庫圧縮を促進

推移を把握できるグラフで適切な在庫量を判断し、在庫圧縮を促進します

置く場所を選びません

スマートマットはA3サイズ〜A6サイズまでの4サイズ展開。ケーブルレスで、冷蔵庫・冷凍庫利用も可能。

API・CSVでのシステム連携実績も多数

自社システムや他社システムと連携を行い、より在庫管理効率UPを実現します。

備品管理の見える化に成功した導入事例

▼工具セットの返却状況を見える化（株式会社シージェイシステム)

元受事業者から受託した高価な工具セットをスマートマックラウドで管理しています。工具が所定の場所に戻されていることをスマートマットが重量で感知。日次で自動送信されるメールで社内確認しています。

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