在庫管理術

用度品管理|事務用品や業務消耗品管理を効率よく行うには

用度品管理

用度品とは?

用度品とは

用度品とは、事業所(企業、官公庁、学校、病院)が購入するすべてのものから、生産に必要な原材料や販売のため仕入れた商品を除いたもののことをいいます。一般的には、コピー用紙や文房具などの事務用品帳票類といった業務用消耗品を指します。

「用度」という言葉は人にとってはあまり耳慣れない言葉かもしれません。「用度品」の読み方ですが「ようどひん」と読み、「用度(ようど)」には「物品を供給する」という意味があります。

 

用度品の管理

用度品は、点数や数量が非常に多いのが特徴です。在庫を切らしてしまうと、業務の遂行に影響をきたすため、正確に管理する必要があります。

また、用度品の一点一点の購入金額は大きくはありませんが、在庫が切れそうになってから急いで発注をかけたりすると、送料が割高になったり、一括購入よりコストが上がったりするという問題があります。

用度品の管理方法

集中管理と分散管理

企業での用度品の管理方法には次の方法があります。

  • 集中管理:総務部や用度課で取りまとめて発注
  • 分散管理:部署ごとに発注

用度品の集中管理とは

用度品の分散管理とは

一元管理と分散管理にはそれぞれメリットとデメリットがあります。

集中管理

メリット

・一括購入でコスト削減しやすい

・社全体の管理作業を効率化できる

デメリット ・部署間でのやりとりや払出し作業が発生する

 

分散管理

メリット

・部署間での在庫数の報告や発注依頼が不要

デメリット

・小ロットでの発注になりやすく、コストカットが難しい

・部署ごとに在庫管理に工数が発生する

企業や病院では、本部で支店や部門の用度品を集中して管理しているケースが多くみられます。
集中管理の場合は、担当部門が購入品の選定コスト管理物流まで広く担当することになります。

集中管理の限界

用度品は消耗品であるため、それぞれの事務備品を切らさないように計画的に発注する必要があります。発注を適正にするためには、現在の残数の確認作業が発生します。

使用部署と管理部署が異なり、本店と支店という具合に物理的に距離がある場合は、在庫数の確認や発注の依頼を都度連絡を取り合う必要があります。

集中管理に切り替えても、結局部署には在庫確認作業が変わらずに発生し、加えてやりとりの工数もかかるので、集中管理に踏み切れない、という企業も数多くあります。

用度品の発注

適正在庫を維持できる用度品の発注には次のような情報が必要になります。

用度品の発注に必要な情報

  • 現在の残数定期的な残量チェック
  • 発注点「残り◯個になったら発注する」という発注タイミングの目安
  • 消費量時期によって消費量が異なる場合は前年の使用実績を参考にする
  • 納品リードタイム注文してから納品されるまでにかかる時間

膨大な数のアイテムそれぞれで、上記のすべての情報を集めるのは難しく、結果として担当者の勘に頼った発注に陥りやすくなります。

用度品管理の課題

用度品管理には次のような課題があります。

  • 在庫切れ:発注忘れや予想を上回る消費によって、一時的に在庫が切れる
  • 過剰在庫:二重発注、発注量過多で在庫量が膨らむ。管理費がかかり保管スペースが不足する
  • コミュニケーションコスト:使用部署と管理部門間で発注依頼や在庫量報告・確認するやりとりが発生する
  • 作業工数の負担:残数確認、発注書作成、棚卸の管理業務に時間と人手がかかる
  • 分散管理:部署ごとに担当者が発注しているが、数量チェックややりとりの手間を考えると一元化に踏み切れない

上にあげた用度品管理の課題を解決するIoTシステムを紹介します。

用度品管理を効率化するIoT

医療用医薬品バーコード GS1のIoT

新型コロナウイルス、人手不足などさまざまな問題に直面している状況下において、いかに効率化して正確に在庫管理・自動発注・棚卸を行うことができるかが重要となります。

そこで注目され、近年続々と各企業で導入されているのが在庫管理・棚卸・発注の自動化であり、その最も有効な方法として以下の2つが大きなキーワードとされています。

DX(デジタルトランスフォーメーション)

企業の営みや産業全体をデジタルの力でよりよくしていく取り組み

IoT(Internet of Things)

IoT=「モノのインターネット化」

IoT機器を導入することにより、「自動化」や「見える化」が可能になり、棚卸、現場作業の改善、在庫管理、発注管理、品質管理なども効率的に行えるようになります。

このように稼働状況や生産状況、在庫などのデータを分析することで、人力では発見しにくい問題や傾向なども把握できるようになり、生産性の向上やロスタイムの削減につながります。

デジタルテクノロジーを駆使して、企業経営や業務プロセスそのものを根本的に改善していくDX(デジタルトランスフォーメーション)を実現するためにIoTは欠かせない要素となります。

また、新型コロナウイルス対応などで業務に忙殺されている医療分野や調剤薬局、リモートワークを取り入れたい現場スタッフをサポートすることも大いに期待されています。

次の章では置くだけで在庫の見える化医薬品標準コード「メディコード」とのデータ連携が可能!今、話題のIoT機器「スマートマットクラウド」をご紹介します。

 

スマートマットクラウドで在庫管理を自動化

スマートマットクラウドのイメージ

現場のあらゆるモノをIoTで見える化し、発注を自動化するDXソリューション「スマートマットクラウド」を使えば、貴院でも簡単に自動化が可能です。

スマートマットの上に管理したいモノを載せるだけで設置が完了。あとはマットが自動でモノの在庫を検知、クラウド上でデータを管理し、適切なタイミングで自動発注してくれます。

さまざまな自動発注に対応

「スマートマットクラウド」は、メール・FAXに加え、医薬品やディスポーザブル製品の受発注などに広く使われている標準商品コード「メディコード」を使ったAPI連携により、貴院で現在お取引のある主要ディーラーに対し自動で発注を行うことができます。

スマートマットのサイズは、A5サイズ〜A3サイズまで

  • 倉庫室のラック上

  • 診療エリア備え付けの棚の中

  • 引き出しの中

貴院のスペースや使用状況、導線に合わせた設置が可能です。

用度品管理を自動化!スマートマットクラウド導入事例

スマートマットクラウドは、現在多くの医療機関に導入いただいています。導入をきっかけに用度品管理を自動化した事例をご紹介します。

ディスポーザブル用品管理の事例(社会福祉法人善光会サンタフェ総合研究所様

zenkokai04

介護施設内の厨房で、業務に必要なゴミ袋や使い捨ての手袋をスマートマットで管理。自動発注を活用しているので、通常より消耗品を多く消費しても品切れすることがなくなりました。

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