入出庫管理とは？エクセル・テンプレートから在庫管理システムまで徹底解説

入出庫管理とは？

入出庫管理とは在庫を入れる時と出す時に数量や担当者など必要な情報を記録する業務を指します。在庫管理では入出庫のたびに在庫数が変動するため、その都度正確に履歴を残すことが欠かせません。在庫の出し入れ作業を在庫受払と呼ぶこともあります。

多くの企業では実地棚卸の手間を軽減するために入出庫の実績から理論在庫を算出しており、入出庫管理は在庫管理全体の精度を左右する重要な業務といえます。

入出庫管理で記録する項目

入出庫管理で記録するのは以下のような項目です。

これらの記録項目は、取り扱う在庫の種類や管理ルールによって増減する場合があります。たとえば、毒物・劇物を扱う企業では、重量や使用目的まで厳格に管理する必要があるため、専用台帳への詳細な入力が求められます。

関連記事：毒劇物管理＞＞

入出庫管理の方法

入出庫管理の4つの方法を紹介します。

低コストで入出庫管理を始められる方法から順に紹介します。

初期費用ゼロ！身近なツールで始める入出庫管理

手書きによる在庫管理表作成

>在庫管理表とは、在庫の近くに紙の管理表を置き、日付や数量などを都度記入する方法です。導入コスト０円で習熟が簡単な一方で、用紙の紛失・汚損、転記ミスが発生しやすいです。在庫点数が少ない現場の暫定策に適合しています。

関連記事：在庫管理表＞＞

エクセルを使った管理表

エクセルの無料テンプレートに基本関数を組み込めば、紙ベースの在庫表を即デジタル化できます。追加コストなしでデータ精度と共有性を高められるため、DXの第一歩として最適です。

Microsoft Create では、最新の在庫管理テンプレートが提供されています。これらのテンプレートは入出庫の登録や在庫の自動集計が可能で、業務効率化に寄与します。

※Microsoft Create 「Inventory templates」はこちら（外部ページに遷移します）

関連記事：在庫管理×エクセル＞＞

ハンディターミナル

バーコードやQRコードをスキャンして入出庫を瞬時に記録し、作業時間を大幅削減できます。SKU数が多く、コードが貼り付けできる在庫、紙やExcel運用に限界を感じる現場に向いています。

関連記事：ハンディターミナル×在庫管理＞＞

本格的な効率化へ！クラウド型システムの活用（無料プランやトライアルを活用）

在庫管理 SaaS

ブラウザで即スタートできるクラウド型サービス。無料プランやトライアルを利用しながら在庫を一元管理できます。トライアル終了後や機能制限を外す場合は月額課金・オプション費が発生するため、必要機能とROIを事前に精査管理する必要があります。

関連記事：Saas×在庫管理＞＞

重量IoTツール

スマートマットに載せるだけでIoTが重量変化で入出庫を検知し記録します。管理が煩雑な在庫管理からスタート、効果測定をしてから必要エリアに順次拡張ができます。

関連記事：在庫管理×重量IoT＞＞

入出庫管理システム段階的アプローチのおすすめ

コストゼロでまず「仕組み」を試運転し、手応えがつかめたらスマホ用バーコードアプリやクラウドSaaSへ拡張、という段階的アプローチがおすすめです。管理対象である在庫の性質や重要度によって、入出庫管理の方法を変えても良いでしょう。

入出庫管理で生じる課題とその対処法①

今すぐできる低コストの対処法とは？

入出庫管理の管理レベルごとに、発生やすい課題とその具体策をまとめました。費用を抑えた方法で、カイゼンの道を模索してみましょう。

入出庫管理で生じる課題とその対処法②

デジタル化を「スマホ×無料アプリ」で小さく始める

無料のバーコードリーダーアプリを導入し、入出庫時にスマートフォンでバーコードを読み取ることで、スプレッドシートへ自動転記が可能です。これにより、手作業による入力ミスを削減し、在庫管理の精度が向上します。

●無料バーコードアプリ

●手順

無料在庫管理アプリを併用する

在庫管理アプリのフリープランを使い、スキャンデータをクラウドで自動集計します。本格導入の前に、導入コストゼロで在庫差異の可視化・欠品アラートを体験することができます。

ツール導入時はローコスト研修＆シンプル運用で定着を促進

無料オンライン研修動画を活用

ベンダー公式チャンネルYouTube の操作動画を共有することで、座学コストを削減できます。10～15分の短尺動画を業務スキマ時間に視聴し、習熟度チェックをクイズ形式で実施します。

A4・1枚の運用ルールから

自己流の作業はスキャン漏れやダブルカウントのリスクを高めます。「スキャンしてから在庫を移動する」、「エラー時は赤ペンで台帳にメモを残す」といった運用ルールをA4の紙1枚程度のボリュームに抑えて作成します。

現場の声のフィードバックを実施し必要に応じてルールを徐々に細分化します。

ステップアップ計画を決め、投資判断をミスなく

無料ツールで入出庫管理を運用を始めたら、「誤入力率」と「棚卸工数」を記録します。改善率が頭打ちになったら、高度な管理ができるRFIDなどデジタルツールの導入を進めます。

効果測定→小さな改善→再測定を繰り返すことで、最小コストで入出庫 DX を加速できます。

導入ツールの比較と選定のポイント

入出庫管理ツールの選択肢をニーズ別に３段階にわけ、導入するかどうかを決定する判断ポイントをまとめました。

高機能ツールの選定チェックリスト

入出庫管理の精度向上や管理の規模を拡大する上で高機能ツールを選択する場合のチェックポイントをあげました。

重さで入出庫履歴を記録する重量IoT

バーコードが貼れない消耗品や頻繁に出入りする部材でも、重量IoTなら“載せるだけ”で入出庫を自動検知。配線工事なし・Wi-Fi接続だけで始められるため、中小現場でも無理なく低コストで入出庫管理のデジタル化が実現します。

スマートマットクラウドの機能を見る＞＞

●さまざまな自動発注に対応

お客様の発注先に合わせた文面でメール・FAXの送信が可能です

●在庫圧縮を促進

推移を把握できるグラフで適切な在庫量を判断し、在庫圧縮を促進します

●置く場所を選びません

スマートマットはサイズ展開豊富。ケーブルレスで、冷蔵庫・冷凍庫利用も可能。

●API・CSVでのシステム連携実績も多数

自社システムや他社システムと連携を行い、より在庫管理効率UPを実現します。

スマートマットクラウドによる入出庫管理改善事例

スマートマットクラウドの機能を活用して、入出庫管理のありかたを改善した製造業の事例をご紹介します。

化学製造業の薬品管理事例

研究では避けて通れない毒劇物管理のDXを進め　研究室の労働環境の改善も

三菱ケミカル株式会社MMA技術部モノマー･触媒研究室MMAグループは、日本が世界に誇り、同社が圧倒的なシェアを持つアクリル樹脂原料MMAモノマー製造用触媒の研究開発を行っています。今回は同社広島事業所内にある、モノマー･触媒研究室MMAグループ主幹研究員の加藤様を始めとするみなさまにお話を伺いました。

●導入以前の欠品課題

毒劇法対応のため 500品目超の化学品・250種の試薬を都度計量し在庫・使用量を記録する必要があり、現場DXが進む中でも薬品管理が完全にアナログ運用でした。

使用のたびに手計量→紙帳票→管理職承認→月1棚卸（半日作業）という多重フローが、研究員・管理職それぞれに月数時間〜半日の負荷を発生。

高温多湿の環境下で大量の試薬を量り続ける業務は肉体的にも厳しく、研究開発スケジュールと両立しづらい避けられない苦役となっていました。

●スマートマットクラウドによる解決

スマートマットクラウドが約350品目の毒劇物を自動計量しAPI経由でスプレッドシートに記録することで、紙帳票は不要となりました。承認・照合も同シート上で一括処理できるようになり、月1回半日かかっていた棚卸が数分で完了しています。
自動計測により記録漏れや転記ミスが消え、管理精度を高めつつ作業負荷と高温作業時の労災リスクを大幅に低減しました。