在庫管理術

発注管理|業務フローや課題とは?管理効率を上げるツールも紹介

発注管理

発注管理とは

発注管理とは、製造に必要な資材や部品を仕入れるためにおこなう一連の業務のことです。
購買部門では、各部署からの依頼を受けて「発注」をおこないます。
発注では、日頃から事業所内の在庫管理と、適切なタイミングで発注する発注点管理が重要になります。

発注管理のフロー

発注業務には発注をかける以外にもいくつものプロセスがあります。発注業務のフローとそれぞれの仕事内容を確認しておきましょう。

発注業務の流れ

  1. 購買依頼書の作成 
  2. 仕入れ先の選定
  3. 見積もり依頼 
  4. 発注 
  5. 検品 
  6. 支払い

購買依頼書とは、資材を必要とする部署が購買部門に提出する書類のこと。購買部門は、購買依頼書に基づいて、仕入れ先を選んで、見積もりを依頼します。このときに価格だけでなく、納期や発注ロット数の確認もあわせておこないます。必要があれば、複数の仕入れ先に見積依頼をだす相見積もりを取ることもあります。

仕入れ先が決定したら、購買部門で発注書を作成します。注文した材料や部品が到着したら、発注書の通りに納品してされているか、納品数や品質を確認する検品を行います。問題なく納品がされたことを確認したら、請求書を受理し、発注先に支払いが行われるように経理部門に連絡をします。

発注管理の課題

発注管理をおこなう部署では、以下のような課題を抱えています。

発注管理の課題

  • 景気や天候による需要変動の影響を受けて、在庫の確保ができないことがある
  • 現場の依頼通りに発注すると、在庫過多になりやすい
  • 各部署との連携が難しい
  • 発注漏れ・発注重複といった人為的ミスがおこりやすい
  • FAXやメールの送信や返信、購買依頼書・発注書の作成に手間と時間がかかる

発注管理の仕事は、取引先だけでなく社内の各部署とやりとりが多いのが特徴です。
現場では機会損失をさけるため、多めに在庫を持っておきたいという意識が強く、購買依頼書の内容を購買部門で精査しないと在庫金額が大きくなりがちです。管理部門と現場ではこうした立場の違いから、部署間で対立が生じることがあり、購買担当者のストレスとなることもあります。


また購買部門では書類の作成や送付など人の手に頼る事務作業が多く、人為的ミスが発生しやすいので注意やミスを発生させない対策が必要になります。

 

発注管理の効率化

人の手による作業が多い発注管理業務のミスを防ぎ、効率を上げる方法に、発注管理システムの利用があります。発注管理システムの種類には次のようなものがあります。

  • エクセル:発注管理表を表計算ソフトのエクセルで作成する。関数の利用等で手作業より効率アップができる
  • 発注管理ソフト:発注管理専用のソフトウェアを導入する。製品によって機能が異なるが、発注書作成や、発注レポートの作成、在庫管理機能など、機能が充実している

発注管理システムのメリット・デメリットエクセルでの発注管理は、発注管理にコストをかけたくない企業に根強い人気があります。エクセル専用の無料テンプレートをweb上で探すことができます。

発注管理専用システムは、導入にコストがかかりますが、受発注専用の機能が充実していて、発注管理の効率アップに貢献します。業界特有の商習慣にあった機能がついていたり、アプリやクラウド等社内で使いやすいシステム形態を選択することができたりします。

発注管理と在庫管理

発注管理業務と在庫管理業務は切っても切れない関係があります。
社内の在庫数や在庫変動の履歴からわかる在庫の消費スピードを正確に把握していないと、適切な数での発注はできません。
発注管理システムに、機能のひとつとして在庫管理機能を搭載している製品が多いのも納得です。

しかし発注管理システムの在庫管理機能のほとんどが帳簿在庫をもとにしたもの。
「実際に在庫がいくつあるのか知りたい」、「受発注管理システムと連携できる在庫管理システムが必要」という発注業務の担当者の声に応えるクラウドタイプのIoTソリューションを紹介します。

受発注管理を効率アップする在庫管理システム

自動発注もできる在庫管理システムスマートマットクラウド スマートマットクラウドは、株式会社スマートショッピングが運用するIoT機器スマートマットを利用した在庫管理・発注自動化サービスです。

今までありそうでなかったスマートマットが重さで在庫を検知するというシンプルな仕組みを利用して、残量/残数をスマートマットクラウドに保存。

タグやバーコードの貼り付け・読み取りなどの作業負担もなく、管理画面から実在庫の自動記録、確認ができます。

また、現場への導入に向けては、専門のカスタマー・サクセス担当が、お客様を厚くサポートします。

オフィスのコピー用紙、倉庫や工場の小さなネジ類、 冷蔵庫の見えない食材、遠方のお客様先に設置した自社製品など、業種・品目を問わず幅広い場面に対応。CSVやAPIを利用し、生産・在庫管理・購買システムとの連携も可能です。

スマートマットクラウドの主な機能と特徴は以下の通りです。

機能 スマートマットクラウド
計測最大重量 A3サイズ:100kgまで/A4サイズ:30kgまで/A5サイズ:5kgまで
マルチマット 複数台による計測可
在庫管理 可能
棚卸 可能
接続方法 Wi-Fiで接続
海外での利用 可能な地域あり
冷凍室での利用 可能
発注方法 メール、FAX、インフォマート、メディコード
発注方式 不定期定量発注と定期不定量発注の2種類
在庫量の遠隔監視 可能
アラート機能 在庫が少なくなったタイミングでのメール通知

※2021年8月現在の情報です。

信頼できる在庫管理システム「スマートマットクラウド」

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