発注管理とは？業務フロー・課題・効率化ツールを徹底解説

発注管理とは

発注管理とは、製造やサービス提供に不可欠な資材・部品を 適切な数量・価格・タイミングで調達するための一連の業務です。

購買部門は各部署からの購買依頼書を起点に、在庫状況や発注点を確認しながら発注処理を行います。

発注管理のフロー

発注管理では、7つのフローを通じて内部統制を維持しつつ、欠品防止・在庫圧縮・購買コストの削減を図ります。

●発注管理業務フロー

購買依頼書とは、資材を必要とする部署が購買部門に提出する書類のこと。購買部門は、購買依頼書に基づいて、仕入れ先を選んで、見積もりを依頼します。このときに価格だけでなく、納期や発注ロット数の確認もあわせておこないます。必要があれば、複数の仕入れ先に見積依頼をだす相見積もりを取ることもあります。

仕入れ先が決定したら、購買部門で発注書を作成します。注文した材料や部品が到着したら、発注書の通りに納品してされているか、納品数や品質を確認する検品を行います。問題なく納品がされたことを確認したら、請求書を受理し、PO・納品・請求内容を突合し、差異をチェックします。その後発注先に支払いが行われるように経理部門に連絡をします。

発注管理の課題

発注管理をおこなう部署では、以下のような課題を抱えています。

発注管理の仕事は、取引先だけでなく社内の各部署とやりとりが多いのが特徴です。
現場では機会損失をさけるため、多めに在庫を持っておきたいという意識が強く、購買依頼書の内容を購買部門で精査しないと在庫金額が大きくなりがちです。管理部門と現場ではこうした立場の違いから、部署間で対立が生じることがあり、購買担当者のストレスとなることもあります。

また購買部門では書類の作成や送付など人の手に頼る事務作業が多く、人為的ミスが発生しやすいので注意やミスを発生させない対策が必要になります。

発注管理の効率化

人の手による作業が多い発注管理業務のミスを防ぎ、効率を上げる方法に、発注管理システムの利用があります。発注管理システムの種類には次のようなものがあります。

エクセルでの発注管理は、発注管理にコストをかけたくない企業に根強い人気があります。エクセル専用の無料テンプレートをweb上で探すことができます。

発注管理専用システムは、導入にコストがかかりますが、受発注専用の機能が充実していて、発注管理の効率アップに貢献します。業界特有の商習慣にあった機能がついていたり、アプリやクラウド等社内で使いやすいシステム形態を選択することができたりします。

発注管理と在庫管理

発注管理業務と在庫管理業務は切っても切れない関係があります。
社内の在庫数や在庫変動の履歴からわかる在庫の消費スピードを正確に把握していないと、適切な数での発注はできません。
発注管理システムに、機能のひとつとして在庫管理機能を搭載している製品が多いのも納得です。

しかし発注管理システムの在庫管理機能のほとんどが帳簿在庫をもとにしたもの。
「実際に在庫がいくつあるのか知りたい」、「受発注管理システムと連携できる在庫管理システムが必要」という発注業務の担当者の声に応えるクラウドタイプのIoTソリューションを紹介します。

受発注管理を効率アップする在庫管理システム

現場のあらゆるモノをIoTで見える化し、発注を自動化する在庫管理システム「スマートマットクラウド」を使えば、簡単に自動化が可能です。スマートマットの上に管理したいモノを載せるだけで設置が完了。

あとはマットが自動でモノの在庫を検知、クラウド上でデータを管理し、適切なタイミングで自動発注してくれます。

さまざまな自動発注に対応

お客様の発注先に合わせた文面でメール・FAXの送信が可能です

在庫圧縮を促進

推移を把握できるグラフで適切な在庫量を判断し、在庫圧縮を促進します

置く場所を選びません

スマートマットはサイズ展開豊富。ケーブルレスで、冷蔵庫・冷凍庫利用も可能。

API・CSVでのシステム連携実績も多数

自社システムや他社システムと連携を行い、より在庫管理効率UPを実現します。

発注管理効率化の成功事例

RPA連携で発注自動化（NTT東日本－関信越　長野支店 設備部 長野サービスセンタ様）

スマートマットクラウドの導入によって、RPAでのデータ自動取込みによる発注自動化を実現しました。在庫点検、発注、システム入力までにかかる時間を月間20時間と大幅削減できました。
定期的にRPAを使ってスマートマットクラウドから在庫情報をCSV形式で自動ダウンロード、その情報から在庫が減っているものをピックアップして購買システムへ取り込めるようにしました。

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