在庫管理術
在庫管理システムの選び方｜既存のシステムに連携可能か｜CSV出力機能やAPI連携機能とは？
在庫管理システムを選ぶときのポイント「データ連携」
すでに販売管理システムや生産管理システム、自社基幹システムを導入している企業では、新しく在庫管理システムを導入する場合、既存システムと在庫管理システムとのデータ連携ができるかどうかを考慮する必要があります。
連携が可能であれば二重入力の手間をかけることなく在庫データを活用し、在庫管理システム導入の効果を最大限に得ることができます。
２つの在庫管理システムを併用する理由
販売管理システムや生産管理システム、ERPには在庫管理機能がついていることがほとんどです。
しかし、在庫管理に特化したシステムを追加で導入する企業が増えています。在庫管理に関係するシステムを2つ導入する意図とはなんでしょうか。
在庫管理の機能を持ったシステムを併用する大きな理由は、既存のシステムが帳簿在庫をもとに管理するシステムというケースが多いのが実情です。
帳簿在庫に頼った在庫管理のシステムは、入出庫処理のミスや返品作業もれなど様々な理由により、実際の在庫数と数字がずれてしまう問題が発生しやすいのが特徴です。
そのため実在庫をもとに在庫を管理できる在庫管理システムを導入することによって、在庫を確実に管理することが可能になります。
システム同士を連携させる方法とは
システム連携方式は次の3種類があります。
- ファイル転送
- API
- メッセージ・キューイング
それぞれの方法について詳しく見ていきましょう。
①ファイル転送
ファイル転送方式では、データを送る側のシステムが必要な情報をCSV形式等のファイルに出力し、ファイルをFTPやSMB、CIFSと呼ばれる通信規格で受け取り側のシステムに送信します。
CSVデータは、データベースに使われ、エクセル等アプリケーションにインポートして、編集することが可能。互換性・汎用性に優れており、システム間のデータ交換によく使われるファイル形式です。
ファイル転送形式はデータ容量が軽いため大量のデータ送信に適していますが、手作業で、CSVデータをダウンロード・アップロードする作業が発生します。リアルタイムでデータをやりとりしたい場合にはあまり適していません。
②API
API連携とは
ソフトウェアの一部をWEB上で外部に公開して機能や情報を共有できる仕組みをAPI（Web API）といいます。公開されているAPIを利用することで、あるソフトウェアのデータを別のシステムで活用することができ、この仕組みを利用した連携をAPI連携と呼びます。
▼【図解】API連携の仕組み
API連携方法
API機能を使えば、リアルタイムのデータ送受信が可能ですが、APIの仕様を確認し実装するには、プログラマー、もしくはプログラミングの知識を持っている人が欠かせません。
またAPI連携で接続しているシステムの機能に変更があれば、その都度プログラム改修作業が必要になります。
③メッセージ・キューイング
メッセージ・キューイングとは、直接データを交換するのではなく、一度、第3のソフトウェアにデータを預けるタイプの連携方式です。送信側・受信側ともに都合の良いタイミングでデータを受け渡しができ、頻繁なデータ送信に向いています。一方で大容量のデータ送信には向いていないというデメリットがあります。
システム連携に役立つ便利な機能
CSV自動出力機能
CSVファイルは互換性が高く、Excelはもちろん、メモ帳、メールソフト、データベースソフトなどのソフトに取り込んで簡単に閲覧、編集することができます。
在庫管理システムには、在庫データをCSVファイルとしてダウンロードできる機能が備わっている製品もあり、在庫データベースファイルを作成するために多くの現場で利用されています。
CSV形式の在庫変動データを使って、不良在庫の特定や需要予測のためのデータ分析を実施することもできます。
API自動データ連携
API機能が搭載されていると、データのやりとり作業が自動化できるため、タイムリーな確認や共有が可能です。
在庫情報の更新にかかる時間を短縮することができます。APIデータ提供で在庫情報を公開したり、精度の高い在庫引当を実施したりすることが可能。さらに在庫データの利用方法の幅が広がり、企業におすすめできる連携方法です。
CSV・APIで他のシステムに連携できる「スマートマットクラウド 」
スマートマットクラウドは、株式会社スマートショッピングが運用するIoT機器スマートマットを利用した在庫管理・発注自動化サービスです。
今までありそうでなかったスマートマットが重さで在庫を検知するというシンプルな仕組みを利用して、残量/残数をスマートマットクラウドに保存。
オフィスのコピー用紙、倉庫や工場の小さなネジ類、 冷蔵庫の見えない食材、遠方のお客様先に設置した自社製品など、業種・品目を問わず幅広い場面に対応。CSVやAPIを利用し、生産・在庫管理・購買システムとの連携も可能です。
スマートマットクラウドの主な機能と特徴は以下の通りです。
| 機能 | スマートマットクラウド |
|---|---|
| 計測最大重量 | A3サイズ：100kgまで/A4サイズ：30kgまで/A5サイズ：5kgまで |
| マルチマット | 複数台による計測可 |
| 在庫管理 | 可能 |
| 棚卸 | 可能 |
| 接続方法 | Wi-Fiで接続 |
| 海外での利用 | 可能な地域あり |
| 冷凍室での利用 | 可能 |
| 発注方法 | メール、FAX、インフォマート、メディコード |
| 発注方式 | 不定期定量発注と定期不定量発注の2種類 |
| 在庫量の遠隔監視 | 可能 |
| アラート機能 | 在庫が少なくなったタイミングでのメール通知 |
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