在庫管理術

歯科医院の発注ノート｜手書きのノートによる在庫管理の課題を解決する方法とは？

歯科医院での発注ノートを使った在庫管理

診療材料や備品の在庫管理に手書きの発注ノートを使っている歯科医院やクリニックは多いのではないでしょうか。
必要なものはノートだけという手軽な方法で、現在でも多くの歯科医院で採用されている発注スタイルです。

今回は、歯科医院の手書きの発注ノートを使った発注方法、発注ノートを使うメリットとデメリット、発注ノートに代わる在庫管理システムの選び方について解説します。

最後に手書きの発注ノートの課題を解消する今、話題のIoT、DXツールについてもご紹介しますので、ぜひチェックを！

発注ノートの書き方と運用方法

発注ノートの書き方

発注ノートによる管理とは、発注が必要な物品の名前を専用のノートに書き出して管理する方法です。病院ごとに運用方法は異なりますが、大きな流れは次のようになっています。

残りが少なくなった在庫を発注ノートに書き出す
発注担当者が発注ノートを見ながら発注を出す
注文した商品が届いたら納品書とノートをつき合わせて消し込みをする

発注ノートによる発注の難しさ

発注ノートを使った発注は、当事者以外にはシンプルで簡単なように見えるかもしれません。実際には、注文する在庫がそれぞれ残りがいくつになったタイミングで記入するのか、どこに発注するか、という非常に細かな発注ルールがあり、スタッフ全員がルールを理解していることが前提になっています。

そのため、発注ノートを採用している歯科医院では、スタッフを採用するたびに発注ルールを教える必要があります。

発注ノートは難易度が高い

発注ノートを使った在庫管理のメリット

発注ノートのメリットとは、在庫管理表・入出庫管理表の作成に労力をかけることなく発注ができることにあります。

手書きやエクセル、スプレッドシートを使った在庫管理表の作成には、時間も手間も必要です。
診療や患者対応が本来の業務である歯科医院のスタッフにとって、エクセルで自作の在庫管理システムを作り、入力するために、パソコンの前に座る時間を確保することは非常に難しいのが現状です。

そのため個人で開業している歯科医院では、現在発注ノートを利用する在庫管理方法が主流になっています。

発注ノートを使った在庫管理のデメリット

その一方で発注ノートに頼った在庫管理には下記のようなデメリットがあります。

発注ノートに頼る4つのデメリット

書きもれや発注遅れによる欠品が発生しやすい
書き間違い・読み間違いで、希望と違う商品や数量で納品されることがある
過剰在庫・不良在庫に気づきにくい
決算月の棚卸の負担が大きい
スタッフの時間と労力が重くかかっている

これらのデメリットが積み重なることで、歯科医院の経営に悪影響を及ぼす可能性が高まります。
5番目のスタッフにかかる負担というデメリットは、在庫管理という観点から見ると、発注ノートだけでうまく管理できているケースが多く、院長や経営者にとって見えにくい課題です。

しかし残業時間の増加や歯科衛生士の早期退職に直結することも多く、人件費や採用費、教育コスト負担増の隠れた原因になっています。

歯科医院経営上、早期に解決するべき問題といえます。

発注ノートがスタッフの負担増に

先進的な歯科医院では発注ノートによる管理に代わり、スタッフの負担を確実に軽減できる在庫管理システム導入を優先して進めています。

●事例インタビュー「導入前に歯科医院・クリニックが抱えていた課題」より抜粋

医療法人一成舎 GOGO歯科クリニック様導入インタビューより

発注は在庫がなくなったらノートに書き出し、それをみて材料屋さんに注文をだすという方式でした。発注する人が必ずしも在庫の担当者というわけではないので、ごくたまにですが、二重に注文が出てしまうことがありましたね。

医療法人祐涼会神谷デンタルオフィス様導入インタビューより

これまで発注は取引業者ごとにノートを作り、それを見て発注を出していました。材料がなくなったことに気づいたスタッフがノートに記入する形式です。（中略）発注先も多く、WEB注文も含めると現在6社と取引していて、どの業者にいくつ発注するのか、また発注のタイミングはいつなのか、スタッフ全員が把握しきれていませんでした。

医療法瑞翔会栄駅前矯正歯科クリニック様導入インタビューより