歯科医院の発注ミス｜欠品や過剰在庫につながる人為的ミスの対策方法とは？

対策してもなくならない？歯科医院の発注ミス

診療の合間に時間を見つけてスタッフが念入りに在庫管理をしているのに、なかなか解消できないのが発注ミス。

発注ミスが、歯科医院の診療に必要な材料の欠品や不動在庫の大きな要因となっています。今回は歯科医院で発注ミスが起こる原因と、発注ミスが起こりやすい物品、発注ミスを防止する対策方法についてまとめました。

最後に歯科医院の発注ミスをなくし、欠品の不安を解消する話題のIoTツールと導入事例もご紹介!

歯科医院の発注ミスの内容と原因

過剰発注

過剰発注とは、在庫が十分にあるのに注文を出してしまうミス、発注の必要がないのに出してしまうミスのこと。廃棄ロスやキャッシュフローの停滞を招く、歯科経営への影響が大きい発注ミスです

二重発注

すでに必要な分の発注を出しているにも関わらず、重ねて注文を出してしまうのが二重発注です。

発注もれ

在庫切れの最大の原因、発注もれにはさまざまな原因があります。

歯科医院で発注ミスが起きやすい物品

歯科医院は管理する品目数が多く、それぞれに類似品や後継品が存在するため、品違いをはじめ、発注ミスが起こりやすい環境にあります。
歯科医院の必需品で特に発注ミスに気をつけたいアイテムを紹介します。

●ニトリル・グローブ（ニトリル手袋）
ニトリルグローブは、ディスポーザブル品で消費量が多い材料。使用する人によって使用サイズが異なるため、各種揃えておく必要があります。結果、かさばりやすく、ストックを倉庫にしまう等複数場所で管理されることが多く、発注ミスがおこりやすくなっています。

●石膏
石膏は通常箱や袋に入っているため中身が見えにくく、残量が確認しずらい材料。また1回あたりの使用量が多いため、目視チェックに頼っていると「まだたくさん残っている」っていると誤った判断をしてしまうケースがよくあります。

●歯ブラシ
院内販売用の歯ブラシには、メーカーごとにそれぞれサイズやかたさが異なる多様なラインナップが存在。歯科医院では過剰在庫にならないよう少量ずつ発注することが多く、管理に手間がかかるアイテムの筆頭です。

人為的ミスが起きる背景

発注ミスのほとんどが、スタッフによる人為的ミスが原因です。
人為的ミスが絶えない理由には、受付や診療の合間に見計らって発注作業を行なっているという背景があります。

もともと在庫管理作業は、「定期的にものの数を数える」というルーティーンワークが基本になっています。「作業そのものが単調でやりがいを見出しにくい」という性質をはらんでいます。

「発注に課題がない」歯科医院の見えないリスク

発注ミスが少なく在庫の量が適正に保たれているという歯科医院は、実際はスタッフが残業をして在庫管理の時間を捻出したり、厳しいダブルチェックを実施してミスを未然に防いでいるのかもしれません。

という病院経営に悪影響を及ぼすリスクをはらんでいる可能性があります。

発注ミスの対策の切り札はDX化

DX化によってアナログな発注業務を自動化し、スタッフが本来の業務に専念できる環境をつくることが発注ミスの根本的な解決法となります。

医療事務や衛生士、看護師など、専門の勉強を積み重ね、資格を持っているスタッフがいきいきと働ける歯科医院は、院内に活気があって、患者へのケアもいき届きやすくなります。

自動発注で発注ミス撲滅

発注ミスを解消する在庫管理システム、スマートマットクラウドを紹介します。
スマートマットクラウドは、在庫確認だけでなく発注まで自動化。
Ciモール、FEEDデンタル、P.D.R.オンラインをはじめ、歯科ディーラー様への自動発注に対応し、多数の歯科医院への導入実績があります。

スマートマットクラウドを経由したFAXや発注メールによる自動注文に切り替えることで、看護師、歯科助手、医療事務スタッフを手間がかかる発注書作成や確認作業から解放。

スマートマットクラウドが歯科医院の、治療や接遇といった重要業務に集中できる環境作りをお手伝いします。

●スマートマットクラウド導入による発注ミス対策

現場のあらゆるモノをIoTで見える化し、発注を自動化するDXソリューション「スマートマットクラウド」を使えば、貴院でも簡単に自動化が可能です。スマートマットの上に管理したいモノを載せるだけで設置が完了。

あとはマットが自動でモノの在庫を検知、クラウド上でデータを管理し、適切なタイミングで自動発注してくれます。

さまざまな自動発注に対応

「スマートマットクラウド」は、メール・FAXに加え、医薬品やディスポーザブル製品の受発注などに広く使われている標準商品コード「メディコード」を使ったAPI連携により、貴院で現在お取引のあるCiモール、FEEDデンタル、P.D.R.オンラインなどの主要ディーラーに対し自動で発注を行うことができます。

スマートマットのサイズは、A6サイズ〜A3サイズまで

貴院のスペースや使用状況、導線に合わせた設置が可能です。

発注ミス・欠品の課題を解決！スマートマットクラウド導入事例

スマートマットクラウドは、現在多くの歯科医院にご利用いただいています。スマートマットクラウド導入による発注の効率化の事例をご紹介します。

▼診療材料や備品の欠品不安を解消（医療法人まほうつ会様）

鹿児島県と宮崎県で小児専門歯科医院を経営されている。診療に必要なものが欠品した場合、在庫がある医院に2時間かけて取りに行くことがあった。スマートマットクラウドの導入で在庫切れの不安を解消し本業に専念できるように。

続きを読む＞＞

▼院内在庫の発注自動化と発注一元化を実現（MI総合歯科クリニック様）

発注ノートによるアナログ管理が招く発注漏れやミスからの脱却を目標にスマートマットクラウドを導入。発注の自動化・クリック注文・入管管理と在庫管理業務を一元化できた。

続きを読む＞＞