歯科医院の発注ミス｜欠品や過剰在庫につながる人為的ミスの対策方法とは？

歯科医院の発注ミスの内容と原因

過剰発注

過剰発注とは、在庫が十分にあるのに注文を出してしまうミス、発注の必要がないのに出してしまうミスのこと。廃棄ロスやキャッシュフローの停滞を招く、歯科経営への影響が大きい発注ミスです

二重発注

すでに必要な分の発注を出しているにも関わらず、重ねて注文を出してしまうのが二重発注です。

発注もれ

在庫切れの最大の原因、発注もれにはさまざまな原因があります。

歯科医院で発注ミスが起きやすい物品

歯科医院は管理する品目数が多く、それぞれに類似品や後継品が存在するため、品違いをはじめ、発注ミスが起こりやすい環境にあります。
歯科医院の必需品で特に発注ミスに気をつけたいアイテムを紹介します。

●ニトリル・グローブ（ニトリル手袋）
ニトリルグローブは、ディスポーザブル品で消費量が多い材料。使用する人によって使用サイズが異なるため、各種揃えておく必要があります。結果、かさばりやすく、ストックを倉庫にしまう等複数場所で管理されることが多く、発注ミスがおこりやすくなっています。

●石膏
石膏は通常箱や袋に入っているため中身が見えにくく、残量が確認しずらい材料。また1回あたりの使用量が多いため、目視チェックに頼っていると「まだたくさん残っている」っていると誤った判断をしてしまうケースがよくあります。

●歯ブラシ
院内販売用の歯ブラシには、メーカーごとにそれぞれサイズやかたさが異なる多様なラインナップが存在。歯科医院では過剰在庫にならないよう少量ずつ発注することが多く、管理に手間がかかるアイテムの筆頭です。

人為的ミスが起きる背景

発注ミスのほとんどが、スタッフによる人為的ミスが原因です。
人為的ミスが絶えない理由には、受付や診療の合間に見計らって発注作業を行なっているという背景があります。

もともと在庫管理作業は、「定期的にものの数を数える」というルーティーンワークが基本になっています。「作業そのものが単調でやりがいを見出しにくい」という性質をはらんでいます。

「発注に課題がない」歯科医院の見えないリスク

発注ミスが少なく在庫の量が適正に保たれているという歯科医院は、実際はスタッフが残業をして在庫管理の時間を捻出したり、厳しいダブルチェックを実施してミスを未然に防いでいるのかもしれません。

という病院経営に悪影響を及ぼすリスクをはらんでいる可能性があります。

発注ミスの対策の切り札はDX化

DX化によってアナログな発注業務を自動化し、スタッフが本来の業務に専念できる環境をつくることが発注ミスの根本的な解決法となります。

医療事務や衛生士、看護師など、専門の勉強を積み重ね、資格を持っているスタッフがいきいきと働ける歯科医院は、院内に活気があって、患者へのケアもいき届きやすくなります。

自動発注で発注ミス撲滅

発注ミスを解消する在庫管理システム、スマートマットクラウドを紹介します。
スマートマットクラウドは、在庫確認だけでなく発注まで自動化。
Ciモール、FEEDデンタル、P.D.R.オンラインをはじめ、歯科ディーラー様への自動発注に対応し、多数の歯科医院への導入実績があります。

スマートマットクラウドを経由したFAXや発注メールによる自動注文に切り替えることで、看護師、歯科助手、医療事務スタッフを手間がかかる発注書作成や確認作業から解放。

スマートマットクラウドが歯科医院の、治療や接遇といった重要業務に集中できる環境作りをお手伝いします。

●スマートマットクラウド導入による発注ミス対策

現場のあらゆるモノをIoTで見える化し、発注を自動化するDXソリューション「スマートマットクラウド」を使えば、貴院でも簡単に自動化が可能です。スマートマットの上に管理したいモノを載せるだけで設置が完了。

在庫を載せるだけで IoT センサーが重量を常時モニタリング。残量が設定しきい値を下回ると、クラウドが 自動で発注書を生成・送信 します。受付や診療の合間に残数を数えたり、FAX／WEB 画面を開いたりする必要はもうありません。

さまざまな自動発注に対応

「スマートマットクラウド」は、メール・FAXに加え、医薬品やディスポーザブル製品の受発注などに広く使われている標準商品コード「メディコード」を使ったAPI連携により、貴院で現在お取引のあるCiモール、FEEDデンタル、P.D.R.オンラインなどの主要ディーラーに対し自動で発注を行うことができます。

スマートマットのサイズは、A6サイズ〜A3サイズまで

貴院のスペースや使用状況、導線に合わせた設置が可能です。

歯科医院の発注ミスに関するよくある質問

Q1. 歯科医院で発注ミスが起きやすい物品はどれですか？

A. ニトリルグローブ・石膏・院内販売用歯ブラシの3品目が特に注意が必要です。グローブは使用者ごとにサイズが異なるため複数箇所で分散管理されやすく、石膏は容器の外から残量が見えないため目視チェックが不正確になりがちです。歯ブラシはメーカーやサイズのラインナップが多く、少量ずつ発注する運用が発注漏れや品違いを招きやすくなります。いずれも「見えにくい・数えにくい・種類が多い」という共通点が発注ミスの温床になっています。

Q2. 発注ミスがほとんどないのに対策が必要な理由はありますか？

A. 表面上ミスが少ない医院でも、スタッフの残業や厳しいダブルチェックで防いでいるケースが多く、その分の人件費・教育コスト・心理的ストレスが経営を圧迫している可能性があります。また、特定のスタッフに管理が依存している状態では、担当者が不在になったとたんに欠品や二重発注が発生するリスクが潜んでいます。「ミスが出ていない」ことと「仕組みとして安全」であることは別問題であるため、属人化を排除した自動化の仕組みを整えることが重要です。

Q3. 発注ミスを根本的になくすにはどうすればよいですか？

A. 人の判断と手作業に頼る発注フローをIoTツールで自動化することが最も確実な対策です。残数の目視確認・発注ノートへの記入・FAXやWEB画面での注文といった各工程がそれぞれミスの発生点になっているため、在庫の重量を自動計測して発注まで完結する仕組みに切り替えることで、過剰発注・二重発注・発注漏れのすべてを構造的に解消できます。定置管理による整理整頓の定着も、残数の数え間違いや品違い発注の防止に直結します。

発注ミス・欠品の課題を解決！スマートマットクラウド導入事例

スマートマットクラウドは、現在多くの歯科医院にご利用いただいています。スマートマットクラウド導入による発注の効率化の事例をご紹介します。

▼診療材料や備品の欠品不安を解消（医療法人まほうつ会様）

鹿児島県と宮崎県で小児専門歯科医院を経営されている。診療に必要なものが欠品した場合、在庫がある医院に2時間かけて取りに行くことがあった。スマートマットクラウドの導入で在庫切れの不安を解消し本業に専念できるように。

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▼院内在庫の発注自動化と発注一元化を実現（MI総合歯科クリニック様）

発注ノートによるアナログ管理が招く発注漏れやミスからの脱却を目標にスマートマットクラウドを導入。発注の自動化・クリック注文・入管管理と在庫管理業務を一元化できた。

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▼担当者依存の属人化を解消し、引き継ぎミスと欠品リスクをゼロに（医療法人社団同仁会 ワタナベ歯科医院）

横浜市の365日診療のワタナベ歯科医院では、在庫管理が担当者の経験と勘に依存していたため、担当者不在時の引き継ぎ不足や発注ミスがスタッフに大きなストレスをかけていました。スマートマットクラウドの導入後は在庫状況がクラウド上でリアルタイムに共有され、誰でも発注状況を確認できる体制が整備。担当者が不在でも欠品が発生しない仕組みが実現し、スタッフのプレッシャーと院内コミュニケーションの問題が同時に解消されました。

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▼診療後の残業で発注管理→自動発注で定時退社を実現（阿南歯科医院）

導入前は診療中に時間が取れないため、スタッフ3人が診療終了後に残業して在庫を数え、ノートに記録したうえで発注作業を行っていました。発注漏れを防ぐための二重チェック体制がかえって業務負担を増大させる悪循環に陥っていた状態です。スマートマットクラウドの導入後は残数チェックから発注まで全自動化され、在庫管理のための残業が解消。担当者への業務集中が緩和され、在庫情報の正確な共有も実現しました。

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