在庫管理術

歯科医院の発注業務|歯科医院の発注課題を解決する方法とは

歯科医院の発注業務

歯科スタッフへの重い負担「発注業務」

歯科医院にとって歯科材料や歯科用品の在庫管理業務の中で「発注」が一番の課題となっています。

今回はキャッシュフローを健全にする発注の方法と、発注が衛生士や助手、医療事務スタッフの負担となっている背景を解説します。また歯科医院の発注課題を解決する在庫管理システムを紹介します。

歯科経営に発注が果たす役割

歯科医院経営に発注業務は大きな影響があります。歯科医院の支出のうち、材料費は大きな割合を占めています。期限切れによるロスを出さないよう、適切な量を適切なタイミングで発注することが歯科医院のキャッシュフロー改善の必須条件となります。

また発注を含む在庫管理業務は、通常、受付スタッフ、助手、歯科衛生士達が中心となります。業務を通じて、スタッフが歯科医院経営について理解を深めることができます。

逆に在庫に経費がかかっていることを理解していないスタッフが発注作業を担当すると、歯科医院経営にマイナス影響を与える恐れがあります。

歯科医院で行われる発注方法

歯科医院の発注の流れ

歯科医院で行われている発注のフローは次の通り。

歯科医院の発注の流れ

  1. 在庫確認
  2. 発注が必要な物品の選定
  3. 発注書作成
  4. 発注書送付
  5. 受け入れ・検品

発注手段

歯科医院では取引しているディーラーによって、発注手段が決められています。

  • 電話
  • FAX
  • メール
  • WEB
  • 歯科材料ディーラー営業による訪問

それぞれの発注手段のメリット・デメリットをまとめました。

歯科の発注方法

歯科医院における発注業務の難しさ

発注業務の背景

歯科医院の発注には、なぜ他の在庫管理業務と比べて業務課題が多いのでしょうか。
その背景についてまとめてみました。

●背景

歯科発注業務の背景

  • 保管スペースが限られ、発注できる量が制限される
  • 使用期限を持つ材料がある
  • 品目により使用頻度がまちまち
  • 複数のディーラーと取引していることが多い
  • 歯科材料は種類が多く、入り数違い、類似品、後継品が多数存在する

発注に必要な情報

歯科医療現場では、利益を最大化する発注作業を行うためには多くの情報が必要となります。

●発注に必要な情報

  • 現在の在庫量
  • 物品の発注履歴、入荷予定日、入荷予定数
  • どの物品にどのディーラーを使っているか
  • ディーラーごとの入荷にかかる時間
  • ディーラーごとの配送料・配送無料ライン
  • 物品ごとの最適な発注量
  • 物品ごとの発注タイミング
  • 物品の使用期限
  • 物品の使用頻度

特に在庫量は日々変動するため定期的な確認作業が必要となり、スタッフの大きな負担になっています。

歯科医院が抱える発注の課題

歯科医院の発注には診療内容やスタッフの労働環境に悪影響を与えるような、課題が起きやすくなっています。

歯科医院の発注業務課題

  • 発注作業に時間と労力がかかる
  • 目視による確認にもとづき、手動で発注を出すのでミスが起きやすい
  • 人の異動にともない、毎回教育コストがかかる
  • 発注状況が見えにくく、二重発注や発注漏れが起きやすい
  • 発注が複雑なため担当者制を導入する医院が多く、スタッフ間で業務負担の偏りが出る

歯科医院の発注課題の解決方法とは

このような歯科医療現場の発注業務課題を在庫管理DX「スマートマットクラウド」は多数解決してきました。スマートマットクラウドなら、

  • 残数チェックから発注まで全自動でできる
  • スタッフは物品をマットの上に載せるだけ
  • 物品ごとの発注点、発注量は1度登録すればOK、発注先の指定も可能
  • 在庫情報・発注状況を管理画面からリモートで簡単確認
  • 院内の在庫情報共有が簡単にできる

と、院内の発注の自動化により課題をまるごと解消できます。

スマートマットクラウドで発注・在庫管理を自動化

スマートマットクラウドのイメージ

現場のあらゆるモノをIoTで見える化し、発注を自動化するDXソリューション「スマートマットクラウド」を使えば、貴院でも簡単に自動化が可能です。スマートマットの上に管理したいモノを載せるだけで設置が完了

あとはマットが自動でモノの在庫を検知、クラウド上でデータを管理し、適切なタイミングで自動発注してくれます。

さまざまな自動発注に対応

「スマートマットクラウド」は、メール・FAXに加え、医薬品やディスポーザブル製品の受発注などに広く使われている標準商品コード「メディコード」を使ったAPI連携により、貴院で現在お取引のあるCiモール、FEEDデンタル、P.D.R.オンラインなどの主要ディーラーに対し自動で発注を行うことができます。

スマートマットのサイズは、A5サイズ〜A3サイズまで

  • 倉庫室のラック上
  • 診療エリア備え付けの棚の中
  • 引き出しの中

貴院のスペースや使用状況、導線に合わせた設置が可能です。

次の章では、実際にスマートマットクラウドを導入した歯科医院の導入事例をいくつかご紹介します。

発注自動化に成功したスマートマットクラウド導入事例

スマートマットクラウドは、現在多くの歯科医院にご利用いただいています。スマートマットクラウド導入による発注の自動化事例をご紹介します。

 

阿南歯科事例
  • 導入前は診療中に時間が取れないため、残業をして在庫確認を行っていた。導入によって、担当者に集中していた業務負担が軽くなり定時退社できるようになった。

材料も消耗品も種類が多く、欠品しないようにすることがずっと大変でしたが自動発注にほとんど任せられるようになり、以前に比べて本当に業務が楽になりました。 阿南歯科医院 在庫管理ご担当 村中様

 

▼院内販売品や消耗品を管理(ともファミリー歯科様

ともファミリー歯科様導入事例

大阪にある一般歯科様の事例。治療に必要な医療消耗品や物販用商品をスマートマットで管理し自動発注している。過剰在庫解消効果も。

 

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