歯科在庫管理×バーコード【システムのメリット・デメリット、課題の解消法とは？】

従来のアナログ在庫管理の課題とは

歯科医院では、歯科材料や器具・備品、グローブやエプロンなどの消耗品、使用期限のある医薬品など多くの品目・数量の発注・在庫管理を行う必要があります。
在庫管理専任のスタッフを置いている歯科医院は少なく、歯科衛生士や受付スタッフなどが本来の仕事の合間に発注・在庫管理業務を行なっているケースが大半です。

管理方法にも課題が多く、スタッフが対象を目で見て数え、ノートやホワイトボードなどに手書きで数を記入するとアナログ管理が主流で人為的ミスが避けられない、という声が多く聞かれます。

歯科医院におけるバーコード在庫管理の方法

歯科医院でバーコードを活用する際は、専用のハンディターミナルなどのバーコードスキャナーを使い、商品情報を即座に読み取れる仕組みを導入します。具体的な運用手順は以下のとおりです。

バーコードの作成・貼付

医薬品や医療材料、消耗品などでバーコードの付いていないものには、バーコードラベルプリンタなどを用意してバーコードを作成します。作成したバーコードを対象の製品に貼り付けます。

バーコードの読み取り

バーコードスキャナー（ハンディターミナル）を使って商品情報を読み取ります。

システムへの反映

読み取った情報を在庫管理システムへ転送するとシステム上で在庫状況を確認できます。

このように、　バーコード を活用した在庫管理を導入すると、日々の棚卸しや発注業務、在庫情報の確認を効率化することが可能になります。

歯科医院のバーコード在庫管理のメリット

在庫数の正確な把握

バーコードを読み取るだけで在庫情報がリアルタイムに反映されるため、ヒューマンエラーや記録漏れを大幅に減らすことができます。

発注作業の自動化・効率化

在庫が設定した閾値（発注点）を下回るとアラートが出るなど、システムが自動で発注タイミングを提案してくれるため、スタッフの手間を削減できます。

棚卸し時間の短縮

バーコードのスキャンで瞬時に商品情報を読み取り、データを集計できるため、棚卸しにかかる時間を大幅に短縮できます。

業務品質の向上

日常の在庫確認や発注業務でミスが起きにくくなるため、院内全体の業務品質が向上し、結果としてスタッフや患者さんへの負担も軽減されます。

歯科医院のバーコード在庫管理のデメリット

初期導入コスト

バーコードラベルプリンタやバーコードスキャナーなどの機器類、システム導入にかかる費用が発生します。

ラベル作成・貼付の手間

バーコードの付いていない医療材料や消耗品に対しては、独自にバーコードラベルを作成・貼付する工程が必要になります。

スタッフの操作習熟

システムや機器の使い方をスタッフ全員が理解し、正しく運用するまでには一定のトレーニング期間が必要です。

トラブル時の対処

バーコードの読み取りエラーや機器の故障など、予期せぬトラブルに対してはメンテナンスやサポート体制の整備が求められます。

バーコードを活用した歯科医院の在庫管理は、正確さや効率性を高めるうえで大きなメリットがあります。一方、システムを安定運用するためには初期コストやスタッフ教育などが欠かせません。メリット・デメリットを把握したうえで、自院に合った導入方法を検討しましょう。

バーコード管理のデメリットを解消！歯科医院の発注・在庫管理を自動化する重量IoT

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▼バーコード管理の課題を解消し、発注・在庫管理を自動化（鹿児島セントラル歯科）

バーコードを利用した在庫管理は、思っていたよりも運用の手間がかかるうえ、毎回バーコードを通すのを忘れてしまったりと、手間がかかる割にはミスが発生していました。スマートマットクラウドを導入後は、運用にストレスや手間もなく、発注・在庫管理を完全自動化。本来の仕事に集中できるようになりました。（園田院長）

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