在庫管理術

歯科医院×バーコード在庫管理【方法とやり方・メリット・デメリット・発注・在庫管理を自動化するIoT】

歯科医院のバーコード在庫管理とは

歯科医院の在庫管理にバーコードが使われる理由

歯科医院では、歯科材料や器具・備品、グローブやエプロンなどの消耗品、使用期限のある医薬品など多彩かつ多くの品目の発注・在庫管理を行う必要があります。

さらに、在庫管理専任のスタッフを置いている歯科医院は少なく、歯科衛生士や受付スタッフなどが本来の仕事の合間発注在庫管理を行なっているケースがほとんど。

そのやり方も、スタッフが目で見て数え、ノートやホワイトボードなどに手書きで数を記入しているとアナログ(人力)いう声が多く聞かれています。

ノートやホワイトボードを利用した歯科の発注

発注ノートやホワイトボードを使った発注・在庫管理は、人手不足や人力による数え間違いが起こりやすく、このようなミスを防ぐため、バーコードを使った発注管理を導入(もしくは検討)している歯科医院も見受けられます。

この記事では、導入前に自院に適しているのかを知るためにも知っておきたい歯科医院のバーコード発注・在庫管理の方法ややり方・メリットとデメリットをわかりやすく解説していきます。

歯科医院のバーコード在庫管理の方法・やり方

バーコードをバーコードスキャナー(専用のハンディターミナルを使って読み取ると、商品情報が読み取れる仕組みになっています。

実際の歯科医院の発注・在庫管理の現場では、以下のような方法でバーコードを使用します。

  • 医薬品や医療材料、消耗品などにバーコードが付いていない場合は、バーコードラベルプリンタなどを別途用意し、作成する

  • 作成したバーコードを貼る

  • 貼られたバーコードをバーコードスキャナー(専用のハンディターミナル)で読み取る

  • バーコードに対応しているシステムと連携し、最新のデータを反映させる
  • データを元に在庫数があらかじめ決めてある数量(閾値・発注点)を下回ったら、発注する

 

 

歯科医院でのバーコード活用

歯科医院のバーコード在庫管理のメリットとデメリット

では、歯科医院のバーコード在庫管理にはどのようなメリットとデメリットがあるのか具体的に見ていきましょう。

メリット

  • 数え間違い・エクセル入力漏れなどの人的ミスの削減

  • 発注・在庫管理にかかる時間と労力の削減

  • 発注・在庫管理業務からスタッフを解放、本来の業務に集中

  • 患者さんのケアに関わるため、在庫不足になってはいけない…という精神的ストレス解消

デメリット

  • バーコードがついていない商材の場合、バーコードを貼る手間暇がかかる

  • バーコードをいちいちスキャンする手間がかかる

  • バーコードのスキャン漏れなどのミスがある

  • バーコードラベルプリンターやスキャナー(専用のハンディターミナル)購入のコストがかかる

 

バーコード管理のデメリットを解消!歯科医院の発注・在庫管理を自動化するIoT

歯科医院の棚卸のIoT

歯科医院は、競合が多いため、開業の際に取り組みたいのが、業務を効率化すること。

そして、そのために大きな課題となっているのが、医療資材の発注・在庫管理です。

また、人材不足、スタッフが定着しない…といった人材面での課題もあげられています。

そこで注目され、近年続々と各企業で導入されているのが在庫管理・棚卸・発注の自動化であり、その最も有効な方法として以下の2つが大きなキーワードとされています。

DX(デジタルトランスフォーメーション)

企業の営みや産業全体をデジタルの力でよりよくしていく取り組み

IoT(Internet of Things)

IoT=「モノのインターネット化」

IoT機器を導入することにより、「自動化」や「見える化」が可能になり、棚卸、現場作業の改善、在庫管理、発注管理、品質管理なども効率的に行えるようになります。

このように稼働状況や生産状況、在庫などのデータを分析することで、人力では発見しにくい問題や傾向なども把握できるようになり、生産性の向上やロスタイムの削減につながります。

デジタルテクノロジーを駆使して、企業経営や業務プロセスそのものを根本的に改善していくDX(デジタルトランスフォーメーション)を実現するためにIoTは欠かせない要素となります。

また、新型コロナウイルス対応などで業務に忙殺されている医療分野や調剤薬局、リモートワークを取り入れたい現場スタッフをサポートすることも大いに期待されています。

次の章では置くだけで在庫の見える化医薬品標準コード「メディコード」とのデータ連携が可能!今、話題のIoT機器「スマートマットクラウド」をご紹介します。

スキャンする手間は一切不要!発注・在庫管理を自動化するスマートマットクラウド

スマートマットクラウドのイメージ

現場のあらゆるモノをIoTで見える化し、発注を自動化するDXソリューション「スマートマットクラウド」を使えば、貴院でも簡単に自動化が可能です。スマートマットの上に管理したいモノを載せるだけで設置が完了

あとはマットが自動でモノの在庫を検知、クラウド上でデータを管理し、適切なタイミングで自動発注してくれます。

さまざまな自動発注に対応

「スマートマットクラウド」は、メール・FAXに加え、医薬品やディスポーザブル製品の受発注などに広く使われている標準商品コード「メディコード」を使ったAPI連携により、貴院で現在お取引のある主要ディーラーに対し自動で発注を行うことができます。

スマートマットのサイズはA5サイズ〜A3サイズまで

  • 倉庫室のラック上
  • 診療エリア備え付けの棚の中
  • 引き出しの中

貴院のスペースや使用状況、導線に合わせた設置が可能です。

スマートマットクラウドとバーコードの比較

次の章では、実際にスマートマットクラウドを導入した歯科医院の導入事例をいくつかご紹介します。

スタッフの労力やミスを削減!スマートマットクラウド導入事例

スマートマットクラウドは、現在多くの歯科医院に導入いただいています。導入をきっかけに(歯科衛生士の業務削減効果があった)事例をご紹介します。

▼バーコード管理の課題を解消し、発注・在庫管理を自動化(鹿児島セントラル歯科

 

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バーコードを利用した在庫管理は、思っていたよりも運用の手間がかかるうえ、毎回バーコードを通すのを忘れてしまったりと、手間がかかる割にはミスが発生していました。スマートマットクラウドを導入後は、運用にストレスや手間もなく、発注・在庫管理を完全自動化。本来の仕事に集中できるようになりました(園田院長)。

 

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