在庫管理術

歯科医院の物品管理表|正確で簡単!負担の少ない物品管理表の作り方とは?

歯科医院の物品管理表

歯科医院における物品管理表作成ポイントとは?

歯科医院やクリニックの在庫管理や発注、棚卸に欠かせない、物品管理表

歯科材料や消耗品を管理しやすい物品管理表を作成し、運用を院内に定着させるにはどうしたらよいでしょうか。
物品管理表を作る目的や、作成の手順、物品管理表を使った管理のポイントについて紹介します。

歯科医院で物品管理表を作る目的

歯科医院で物品管理表を作成する目的は次の2点にあります。

  • 歯科治療に必要な物品を確保する
  • 在庫の無駄を無くして病院の利益を最大化する

在庫切れを起こしてしまうと、治療に支障が出ます。しかし在庫切れを恐れるあまり、在庫を持ちすぎると、歯科医院経営に悪影響があります。

在庫を適切な分量に保つには正確な管理が必要となり、その過程で物品管理表の作成が必要となるのです。

物品管理表の果たす役割

歯科医院の物品管理表の作り方

歯科医院で使用する物品管理表には、次の項目が必要です。

  • 日付:入庫・出庫をおこなった日付
  • 品目:管理する物品の名前
  • 入庫数:納品された数
  • 出庫数:持ち出した数
  • 現在庫数
  • 場所:在庫の置いてある場所
  • 在庫の状態:使用できない不良品はその旨記載しておく
  • 担当者名

表を自院で作る場合は、「記入しやすいか」「見やすいか」どうかを意識しながら作成します。

医療材料管理は、物品ごとに必要な数をあらかじめ決めておく定数管理が一般的です。

物品ごとに管理表を作る場合は、定数もあわせて記入して、現在個数と照らし合わせができるようにしておけば、発注が必要な状態かどうかがすぐ分かります。発注漏れのリスクを下げることができます。

物品管理表運用の手順

物品管理表を運用する手順を簡単にまとめました。

物品管理表運用の方法

  1. 物品を決められた場所に保管する
  2. 入出庫のたびに、物品管理表に記録を残す
  3. 物品管理表の在庫数を定期的にチェックする
  4. 残りが少なくなった物品は必要な分量だけ発注する

歯科医院における物品管理表の課題

歯科医院・クリニックが抱える物品管理表に関する課題は大きくわけて2つあります。

  1. 物品管理表の運用が定着しない
  2. 物品管理の運用が大変

それぞれのケースにある背景や課題の解決方法を詳しく見ていきましょう。

物品管理表を使った運用が定着しないケース

背景は発注ノートに頼った物品管理

物品管理表を作成していない歯科医院・クリニックは多く、その場合、診療材料や備品の発注を発注ノートに頼っているケースがほとんどです。

発注ノートによる管理とは、在庫がなくなったら、スタッフが物品の名前を専用のノートに書き出し、それを見ながら卸業者の営業へ依頼したり、FAXやWEBサイト経由で発注を出したりする方法のことをいいます。

発注ノートは、在庫管理の手間をあまりかけずに、発注管理ができる合理的なシステムといえますが、下記のようなリスクが多い管理方法でもあります。

●発注ノートに頼った管理のデメリット

発注ノートに頼る4つのデメリット

  • 書きもれや発注忘れが出やすく、欠品しやすい
  • 二重発注が起きやすく、過剰在庫になりやすい
  • 在庫の置き場が流動的になりやすく、不良在庫が出やすい
  • 記録が残らないので、決算月の棚卸や確定申告の負担が大きい

これらのデメリットが積み重なると、歯科医院の経営悪化のリスクが高まります。

物品管理表運用の前に

物品管理表による在庫管理をはじめるには、前段階として、ものの置き場を固定する定置管理に切り替える必要があります。空いているスペースに物品をランダムに収納していると、置く場所が複数箇所になって、正確な在庫数の把握や品質管理が難しくなるからです。

歯科医院で物品管理表運用を定着させるポイントとは

物品管理表を作成したけれど、日が経つにつれて誰も記入する人がいなくなる、というのは、よくある話です。物品管理表を使った在庫管理を定着させるポイントを紹介します。

①記入しやすいツール・記入しやすい場所を選ぶ

物品管理表が納品や持ち出しのタイミングで、スムーズに記入しやすい状態になっているかをチェックします。

スタッフがパソコンの前に座る時間がない環境で、Excelに入力する形式の在庫管理表を作成しても、うまくいきません。また在庫の保管場所から遠く離れた場所に在庫管理表をおいても、記入の習慣がつきません。


②ルールを作成し院内全員で共有する

物品管理表記入のタイミングや、記入方法、誰が物品を出し入れするのか、院内でルールを決めて、全員に共有します。ルールは受付スタッフ、助手、衛生士、技工士、歯科医師みんなで守らないとうまくいきません。

また人の異動があれば、新人研修で院内の物品管理のルールについて教える必要があります。

物品管理表を使った運用が負担になっているケース

歯科医院で扱う診療材料や消耗品の点数は膨大な数です。物品が移動するたびに、物品管理表に記録を残したり、全ての物品の残数チェックを定期的に行うには、かなりの時間と労力が必要になります。

また診察の合間を縫っての目視による確認や、手書きでの物品管理表作成は、人為的ミスが発生しやすいもの。歯科医院にとって物品管理は隠れた負担となっています。

 

「これまで院内整理ができておらず、なかなか物品管理表運用が定着しない」

「物品管理表を使用しているが、スタッフに負担が大きくかかっている」

どちらのケースの課題も解決でき、発注までも自動でできる在庫管理システム「スマートマットクラウド」を紹介します。

スマートマットクラウドで発注・在庫管理を自動化

スマートマットクラウドのイメージ

現場のあらゆるモノをIoTで見える化し、発注を自動化するDXソリューション「スマートマットクラウド」を使えば、貴院でも簡単に自動化が可能です。スマートマットの上に管理したいモノを載せるだけで設置が完了

あとはマットが自動でモノの在庫を検知、クラウド上でデータを管理し、適切なタイミングで自動発注してくれます。

さまざまな自動発注に対応

「スマートマットクラウド」は、メール・FAXに加え、医薬品やディスポーザブル製品の受発注などに広く使われている標準商品コード「メディコード」を使ったAPI連携により、貴院で現在お取引のあるCiモール、FEEDデンタル、P.D.R.オンラインなどの主要ディーラーに対し自動で発注を行うことができます。

スマートマットのサイズは、A5サイズ〜A3サイズまで

  • 倉庫室のラック上
  • 診療エリア備え付けの棚の中
  • 引き出しの中

貴院のスペースや使用状況、導線に合わせた設置が可能です。

スマートマットクラウド導入事例

スマートマットクラウドは、現在多くの歯科医院にご利用いただいています。スマートマットクラウド導入による在庫管理効率化の事例をご紹介します。

 

栄駅前矯正歯科クリニック事例

50台の導入によって、在庫管理にかかる時間を1/3に削減。消費量のデータを元にして、材料をどれだけ買っておけばよいかわかるようになった。

 

作業内容は本当にアナログで、ごく簡単な表を自分たちで作って数を数えて、申し送りのノートを見ながら注文を出していました。(中略)在庫管理のなにもかもに、貴重な歯科衛生士たちの時間と手間がかかっていました。
医療法人瑞翔会栄駅前矯正歯科クリニック芝崎理事長

 

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