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在庫管理術
歯科医院の導入事例はこちら
歯科医院が抱えている経営課題解決のカギは在庫管理にあります。歯科医院の課題は、大きく、「売り上げの最大化」、「医院運営」、「働き方改革」に分けられます。
この記事では、歯科医院の大きな経営課題としてあげられている在庫管理の目的や業務内容、効率化ツールなどについてわかりやすく解説します。最後に歯科医院の在庫管理を自動化する話題のIoTツールとその導入事例もご紹介!
この「売り上げの最大化」、「医院運営」、「働き方改革」の3つ全てに影響を持つ見えにくい課題が、在庫管理です。
正確かつ、歯科医院の利益を最大化できるレベルの在庫管理は、スタッフの大きな負担となっています。
在庫管理は、治療に必要な医療材料や消耗品を数えて発注するルーティーン業務です。
しかし歯科医衛生士や歯科助手にとって、本来の業務と並行して正確な在庫管理を行うことは簡単ではありません。
“導入前は、なくなってはいけない材料を診療が終わった後に確認していました。本当は診療中にできたら良かったのですが、時間が取れなくて。3人で手分けして在庫を数えて、ノートに書くという作業をしていました。”
阿南歯科医院 歯科衛生士 村中様インタビューより
「在庫管理に時間も労力も投入しているけれど、欠品や過剰在庫がなくならない」「採用が難しい歯科衛生士を定型業務から解放したい」このような歯科医院・クリニック特有の在庫管理に関する悩みを解決するために、在庫管理の目的や方法、在庫管理を効率化するツールを紹介します。
歯科医院における在庫管理とは、診療をスムーズに行い、患者が満足するサービスを提供できるように、歯科材料・消耗品・院内販売品・備品の在庫数や状態を適正な水準に保つ活動のことをいいます。
在庫管理が進み、院内の在庫の無駄を無くすことで、歯科医院の利益を最大化することができます。
“在庫管理について課題意識を強く持っていたので、何かいい方法はないかと長い間情報を集めていました。売上げの良いクリニックの先生は、みんな当然在庫管理に意識を向けていますので、ドクター同士顔を合わせると良く話題に上がりますね。”
医療法人瑞翔会 栄駅前矯正歯科クリニック 芝崎理事長 インタビューより
歯科医院・クリニックの在庫管理には大きくわけて次の3つの基本となる仕事があります。
歯科医院での在庫管理の方法を、保管・発注・棚卸と段階別にみていきましょう。
歯科医院では、スムーズに治療をすすめるため、全ての在庫を整理して収納しておくことが重要です。
在庫ひとつひとつに置き場を決めておき、常に「何がどれだけあるか」が誰でもひと目でわかるようにします。
鹿児島セントラル歯科様の整理された院内の様子
在庫管理をすすめる上で、「5S」と呼ばれる「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「躾」の考え方が基本となります。
歯科医院の5Sの詳しい説明はこちら
歯科医院では、医療材料や備品を業者(サプライヤー)やメーカーに発注します。在庫残数を確認して、入荷にかかる時間を考慮にいれ、欠品を起こさないタイミングで発注をかけます。
歯科医院は、年度末には確定申告をおこないます。利益を確定するため、院内に実際にある在庫を数える実地棚卸を必ず実施します。実地棚卸では、在庫の数を数えるだけでなく、在庫の状態も確認します。歯科の棚卸の特性として、開封済みの歯科材料は、棚卸資産から除外する必要があります。実地棚卸のタイミングで使用期限を過ぎた歯科材料をはじめとする不良在庫は、通常の在庫とよりわけ、処分を検討します。実地棚卸をこまめにすることで在庫管理の精度はあがりますが、診察と並行しての棚卸はスタッフに大きな負担がかかります。
実地棚卸の詳しい説明はこちら
歯科医院で使用する歯科材料の点数は膨大なため、日常的な残数チェックや発注には労力が必要になります。
歯科医院の在庫管理の効率を上げるためによく使われているツールを紹介します。
歯科医で抱える在庫の種類は以下のように分類されます。全体的に扱う品目が多いのが特徴です。
▼歯科の管理品目
歯科医院が抱えている在庫管理についての課題は次のようなものがあります。
担当スタッフに業務が集中している(在庫管理の作業負担)
現場のあらゆるモノをIoTで見える化し、発注を自動化するDXソリューション「スマートマットクラウド」を使えば、貴院でも簡単に自動化が可能です。スマートマットの上に管理したいモノを載せるだけで設置が完了。
あとはマットが自動でモノの在庫を検知、クラウド上でデータを管理し、適切なタイミングで自動発注してくれます。
「スマートマットクラウド」は、メール・FAXに加え、医薬品やディスポーザブル製品の受発注などに広く使われている標準商品コード「メディコード」を使ったAPI連携により、貴院で現在お取引のあるCiモール、FEEDデンタル、P.D.R.オンラインなどの主要ディーラーに対し自動で発注を行うことができます。
貴院のスペースや使用状況、導線に合わせた設置が可能です。
スマートマットクラウドは、現在多くの歯科医院に導入いただいています。導入をきっかけに歯科医院経営の強化に貢献できた事例をご紹介します。
【動画】阿南歯科院長からみる在庫管理の課題とスマートマットクラウドのすごさ
▼歯科用消耗品の管理(医療法人まほうつ会様)
治療で使用するグローブやデンタルエプロン・紙コップといった消耗品を棚に小さいサイズのマットを並べて管理しています。
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▼医療材料の管理(阿南歯科医院様)
治療に使う医療材料をスマートマットで管理。引き出しの中に設置しスペースを有効活用しています。
クリニックで使用しているお客様の声をもとに、スマートマットクラウド導入による効果をまとめました。
院長
歯科医
スタッフ(歯科衛生士・歯科助手)
歯科衛生士の離職問題|採用が難しい歯科衛生士に長く働いてもらうには?
歯科医院の5S|院内の環境整備をすすめる5S活動とは
歯科医院の棚卸【目的と経営に与える影響・やり方・課題・効率化する歯科DX】
国民皆歯科健診|歯科経営への影響とは?新規患者に選ばれるためにやるべきこと
歯科医院の発注ノート|手書きのノートによる在庫管理の課題を解決する方法とは?
歯科医院×バーコード在庫管理【方法とやり方・メリット・デメリット・発注・在庫管理を自動化するIoT】
現場のカイゼン活動にお困りの方へ
在庫のリアルタイム把握でボトルネックが分かる!