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歯科

阿南歯科医院

自動発注で定時退社。担当者の負担を軽減し在庫情報の正確な共有ができるように

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【動画】阿南歯科院長からみる在庫管理の課題とスマートマットクラウドのすごさ

歯科医在庫管理の方法

歯科医の在庫管理の方法とは

競合が多く、特に都市部では競争が激しい歯科医院。 歯科医経営を健全化するために、在庫管理に力を入れる歯科医院・クリニックが増えています。

歯科医院での在庫管理の方法を、在庫整理発注棚卸と段階別にみていきましょう。


①在庫整理

歯科医院では、スムーズに治療をすすめるため、全ての在庫を整理して収納しておくことが重要です。
ただきれいに並べるだけでなく、在庫ひとつひとつに置き場を決めておき、常に「何がどれだけあるか」が誰でもひと目でわかるようにします。

  ▼鹿児島セントラル歯科様の整理が行き届いた院内の様子

鹿児島セントラル歯科医院事例

在庫管理をすすめる上で、「5S」と呼ばれる「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「」の考え方が基本となります。


5Sの詳しい説明はこちら

②発注

歯科医院では、医療材料や備品を業者(サプライヤー)やメーカーに発注します。
在庫残数を確認して、入荷にかかる時間を考慮にいれ、品切れを起こさないタイミングで発注をかけます。

業者(サプライヤー)への発注日は曜日が決まっていることが多いため、定期発注方式を採用しているところがほとんどです。
定期発注方式では、「発注日直前に残りが何箱以下になっていたら発注」というように、発注点をあらかじめ決めておきます。
発注の方法は、電話やFAX、ウェブ経由など業者によって異なりますが、電話等発注書がいらない注文方式でも発注の記録を残すことで発注済みか確認でき、発注漏れや二重発注を防止できます。

定期発注方式の詳しい説明はこちら

③棚卸

歯科医院は、年度末には確定申告をおこないます。利益を確定するため、院内に実際にある在庫を数える実地棚卸を必ず実施します。
実地棚卸では、在庫の数を数えるだけでなく、在庫の状態も確認します。
歯科の棚卸の特性として、開封済みの歯科材料は、棚卸資産から除外する必要があります。

実地棚卸のタイミングで使用期限を過ぎた歯科材料をはじめとする不良在庫は、通常の在庫とよりわけ、処分を検討します。
実地棚卸をこまめにすることで在庫管理の精度はあがりますが、診察と並行しての棚卸はスタッフに大きな負担がかかります。


実地棚卸の詳しい説明はこちら

不良在庫の詳しい説明はこちら


歯科医の在庫の特徴と気をつけるポイント

歯科医在庫管理の課題

歯科医で抱える在庫の種類は以下のように分類されます。全体的に扱う品目が多いのが特徴です。

歯科の管理品目

  • 歯科材料:種類が多く、似た製品や改良品が多いため誤って発注しやすい
  • 器具・備品:保管庫、診察室と置き場所が複数になることが多く管理しにくい
  • 消耗品:グローブやエプロンは「個」、「ケース」など単位を間違うと過剰在庫や品切れに直結する
  • 医薬品:使用期限や返品期限のある在庫、ロット管理の必要な在庫を含む
  • 受付事務用品:在庫を使いきらないうちにフォーマットの変更がありロスが出やすい
  • オーラルケア商品:受付に置く院内物販品と検診に使用するものがある

 

また歯科医、歯科衛生士、技工士が使用するものを歯科助手が在庫を数えて発注するという具合に、使用者と管理する人が異なるケースが多いのも、歯科医院での在庫管理を難しくしているポイントです。

 

  • 使用する人と発注担当者のコミュニケーションがうまくいかないと、誤発注や品切れが発生しやすい
  • 在庫管理する人が複数いる場合は、申し送りを徹底しないと発注の重複が起こりやすい
  • 経験者を採用しても、新人スタッフが院内のルールを把握して1人で発注できるようになるまで時間がかかる

 

歯科医療現場の在庫管理を楽にするスマートマットクラウドとは

スマートマットクラウド

アイテム数が多く在庫管理が難しいという歯科医の声に応え、パッケージ型の歯科医専門の在庫管理システムが登場しています。 しかし大掛かりなシステムのため導入費用がかかったり、導入しても在庫の登録や出庫作業にこれまでとと変わらない労力がかかるため、導入に踏み切れない歯科クリニックも多いのではないでしょうか。


初期の導入費用をおさえて導入でき、在庫管理と発注にかかる手間と時間を大幅に削減する在庫管理システムがあります。


スマートマットクラウド」は重量型IoT。デバイスの上に在庫を乗せるだけで、その残量を計測します。導入によって、アイテムごとの置き場が定まり、院内の整理整頓が定着すると非常に好評です。

歯科専用の診療材料や医療消耗品は品目数が多く、定期的に残量をチェックする作業が大変でしたが、スマートマットクラウドは在庫のチェックを自動化。あらかじめ決めた在庫量を下回るとアラートしてくれるだけでなく、自動発注までこなします。

多くの在庫管理システムのデータは入出庫数を元に割り出した理論在庫ですが、スマートマットクラウドは実在庫を計測。棚卸の際に手でひとつずつ在庫を数える必要はもうありません。

スマートマットクラウドは、歯科医院・クリニックの在庫整理・発注・棚卸の課題を解決し、在庫管理にかかる労力を大きく軽減します。


スマートマットクラウドの導入のきっかけ

お客様の実際の声をもとに、歯科医のスマートマットクラウド導入のきっかけを以下にまとめました。

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歯科医院

受付スタッフ

日々の在庫の数量確認にかなりの時間を取られている

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歯科クリニック

歯科医

診療業務に必要な材料が欠品してしまい、患者さんに迷惑がかかることがあった

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歯科医院

院長

スタッフも経営者も在庫を気にする必要がなくなり、精神的負担が軽くなった。導入してから、在庫管理にかけていたコストの大きさに気づいた。

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矯正専門医

歯科医

矯正歯科は口コミが大切。物品管理業務の負担を減らし、スタッフの接客接遇を強化したい。

スマートマットクラウドの導入事例

計測商品(例)
紙エプロン・うがい用コップ
マスク・グローブ
注射針
鎮痛剤
ゼラチン貼付剤
矯正材料(ブラケット・アーチワイヤー・パワーチェーン・バッカルチューブ等)
消毒液
ガーゼ・コットン
シーラント材・セメント
診察券・薬袋・リーフレット
物販用の歯ブラシ・デンタルペースト・フロス
除菌用アルコール・清掃用洗剤・トイレットペーパー
置き場所(例)
院内倉庫
診察室
技工室
受付
キャビネットの中

▼歯科用消耗品の管理(医療法人まほうつ会様

医療法人まほうつ会導入事例

治療で使用するグローブやデンタルエプロン・紙コップといった消耗品を棚に小さいサイズのマットを並べて管理しています

 

▼診療で使う消耗品の管理(ひょうたんやまヒロ歯科様

ひょうたんやまヒロ歯科様導入風景

歯科医院内倉庫にて治療に使う消耗品や販売用のオーラルケア用品をマット管理、タブレットで在庫確認しています

スマートマットクラウド導入による効果

歯科医でのスマートマット導入効果

クリニックで使用しているお客様の声をもとに、スマートマットクラウド導入による効果をまとめました。

院長
消費期限ロスや過剰な在庫が減り、棚卸業務が飛躍的に楽になった
在庫情報が紙ベースからデータになり、確定申告がスムーズにできる
在庫管理の業務負担が軽くなり、現場の従業員満足度が向上した
歯科医
自動発注で品切れがなくなり、治療が予定通り進められる
訪問診療や学会などの外出先から院内の在庫を確認でき、時間を有効に使える
スタッフ
在庫確認に取られる時間が大幅に減り、患者対応に時間を割けるようになった
動きが少ないが切らしてはいけない少量の在庫品を自動で確実に発注でき安心
通常業務が終わってから在庫数量をカウントしていたので、残業が減った

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