在庫管理術

サイボウズ Office【機能・在庫管理の方法・使い方・料金やコース・評判・メリット・デメリット・IoT在庫管理との比較】

サイボウズ Office

サイボウズ Officeとは

サイボウズ Officeとは、サイボウズ株式会社が提供している〝誰でも・いつでも・どこでも使える〟多くの中小企業に支持されている純国産のクラウド型グループウェアです。

〝誰でもかんたんに使える〟にこだわって開発され、1997年の発売以降、日本人の働き方に合ったグループウェアの開発を続けて、20年以上、累計導入社数は69,000社を突破(2021年6月時点)。

この記事では、サイボウズ Officeの機能や価格・料金プラン、在庫管理の方法から評判やメリット・デメリットまでわかりやすく解説していきます。

また、在庫管理ツールとして、サイボウズ Officeと一緒に比較検討されることの多い話題のIoT機器「スマートマットクラウド」との比較も。在庫管理ツール選びにお悩みの方、必見です。

グループウェア:ネットワークを使用し、情報共有やコミュニケーションを行い、業務効率を上げるツールの総称。

サイボウズOfficeの基本機能一覧

サイボウズオフィスの機能

まずは、サイボウズ Officeでできることや、基本機能をチェックしてみましょう。

  • トップページ

    サイボウズ Officeにログインすると最初に表示される「トップページ」では、その日の予定や、自分宛の連絡・申請などをまとめて確認。

  • グループスケジューラー

    個人の予定管理や、チームの予定を共有。

  • 情報発信

    日々の売上報告、社内行事に関するお知らせなど、全ユーザーに向けた情報発信。

  • ファイル管理

    文書やデータを共有、最新のファイルが必要なときに見つかる。

  • 大切なやりとりが埋もれないメッセージ

    ユーザーにメッセージを送ルことができるアプリケーション。

  • いつでも快適に使えるメール

    ブラウザ上で動くので、サイボウズ Officeにログインできる環境であれば、いつでもどこでも利用可能。

  • スマートフォンからでも申請・決裁可能!ワークフロー

    「稟議書」「交通費申請」「休暇申請」などの申請・決裁を簡単に電子化。

  • 簡単に作成・共有できる報告書

    商談報告や打ち合わせ議事録など、様々な文書をフォーマット化して共有。

  • アドレス帳

    企業や個人の連絡先を管理・共有。スケジュールや報告書と連携して、顧客に関する情報を一元管理。

  • 電話メモ

    決まったフォーマットに沿って入力するだけで、外出中・離席中のメンバーに伝言を送付。電話メモが登録されたユーザーは、スマートフォンアプリやメールで、折り返し先や伝言の通知をすぐに受け取り。

  • プロジェクト

    タスクごとに掲示板を立ててやりとりできるので、プロジェクトに関する情報ややりとりを一元管理。進捗をチャートで管理。

  • ToDoリスト

    トップページやスケジュールと連動し、タスクの〆切を表示。後で確認したいメールや、任されたタスクの漏れ・見落としを防止。

  • タイムカード

    ログイン時間と連動して勤怠管理。

  • カスタムアプリ(プレミアムコース限定)

    日報・顧客台帳、商談進捗管理、共有タスク管理、社内Q&Aなど、標準機能にはない「アプリ」を作成・カスタマイズ。

  • スマホやタブレットでも使用可能

    パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットなどさまざまな端末から快適に利用可能。

  • システム管理

    システムの導入経験やITの専門知識がなくても無理なくシステム管理が可能。

  • オプション・連携ツール

    ディスク増設やセキュアアクセス(クライアント証明書によって接続元を認証する仕組み)など、追加で便利なオプションを利用可能。

サイボウズOfficeの在庫管理アプリ

サイボウズOfficeの在庫管理アプリ

サイボウズ Officeで在庫管理を行うには、上記の機能でご紹介したプレミアムコース限定のカスタムアプリの「在庫管理」機能を使います。

この在庫管理アプリで入荷、出荷を登録し、集計機能を使って現在庫を把握することができます。

集計機能を利用すれば、リアルタイムの在庫状況を確認が可能、グラフ表示を設定することで、状況を視覚的に表示する事ができます。

サイボウズ Officeの在庫管理アプリの使い方やマニュアル

サイボウズOfficeの在庫管理アプリの使い方では、サイボウズ Officeの在庫管理アプリの使い方を見ていきましょう。

入荷、出荷の内容を登録する

①「在庫管理」アプリを開き、画面左上の「レコードを登録する」をクリック

⬇️
②入力項目に必要事項を登録する

⬇️
③「登録する」を押して完了

集計機能を利用する

①アプリ名の右横にある[運用管理]をクリック

⬇️
②[詳細設定] > [画面表示]内の「集計」アイコンをクリック

⬇️
③「追加する」を押して項目に従い設定を行う

⬇️

④「追加する」を押して完了

さらに詳しい方法は、サイボウズ Office公式サイトのマニュアルページを見てください。

サイボウズ Officeの在庫管理に役立つその他のカスタムアプリ

サイボウズ Officeには、上記でご紹介した在庫管理アプリの他にも以下のような在庫管理に役立つカスタムアプリが勢ぞろい!

在庫管理アプリと組み合わせて利用すれば、より効率的な在庫管理を行うことができます。

  • 工数管理

    日々の業務の作業時間を簡単に記録・管理。

  • 商品マスタ

    各商品の情報を保存・更新。

  • 納品管理パック

    受注から請求までのスケジュールを共有するためのアプリパック。「商品マスタ」や「顧客台帳」と連動しているので、カレンダー表示で発送日や納品日を確認可能。

  • クレーム管理

    顧客からのクレームや意見を管理。

この他にも、さまざまなカスタムアプリがあるので、自社の在庫管理に生かせるかどうかをチェックしてみましょう。

サイボウズ Officeの価格・料金プラン【詳細・オプション・無料お試しプラン】

サイボウズの料金プランサイボウズ Office クラウド版は、

  • 初期費用は無料

  • 最低契約期間は1ヶ月

  • 契約は5ユーザーから

と価格面で導入しやすいのが特徴です。そして、以下の2種類のコースが用意されています。

ぞれぞれの詳細は以下の通り。

スタンダードコース プレミアムコース
1ユーザーあたり
月額500円
(年額5,880円/1ユーザー)
※契約は5ユーザーから
1ユーザーあたり
月額800円
(年額9,405円/1ユーザー)
※契約は5ユーザーから
標準機能をすべて利用可能 標準機能に加え、カスタムアプリを利用可能
(100種類以上のテンプレートから選択可能、アプリ作成数無制限)
ディスク容量5GB×契約ユーザー数 ディスク容量5GB×契約ユーザー数
セキュリティ設定
(IPアドレス制限、BASIC認証)
セキュリティ設定
(IPアドレス制限、BASIC認証)
無料便利ツール
(スマートフォン専用アプリ「サイボウズ Office 新着通知」「サイボウズ KUNAI」、リマインダー「Cybozu Desktop 2」など)
無料便利ツール
(スマートフォン専用アプリ「サイボウズ Office 新着通知」「サイボウズ KUNAI」、リマインダー「Cybozu Desktop 2」など)

*2021年6月時点(価格はすべて税抜き)

オプションサービス

セキュアアクセス ディスク増設 10GB
+月額250円
1ユーザーあたり
(年額2,940円/1ユーザー)
+月額1,000円
(年額11,760円)

*2021年6月時点(価格はすべて税抜き)

月額サービスと年額サービスの違い

  • 月額サービス

    解約の申込みがない限り、毎月自動で契約を更新。解約したい場合は、解約希望月の末日までに解約手続きを行いましょう。

  • 年額サービス

    自動更新ではないため、次年度以降も継続する場合は、更新手続きが必要。解約を希望する場合は、サービス終了日で自動的に解約に。自身での解約手続きは不要。ただし、サービス期間途中で利用を停止しても、返金はありません。

無料お試しプラン

サイボウズ Officeでは、プレミアムコースの内容が今すぐ無料で試せるプランを用意しています。

具体的には、30日間無料の専用環境ですべての機能を試すことができます

お試し期間中はユーザー数無制限。プレミアムコースでサービスを利用でき、プレミアムコースでは、スタンダードコースで利用できる標準機能に加え、「カスタムアプリ」の利用も可能

まずは、このお試しプランで自社の業務内容とマッチするかをしっかり見極めましょう。

サイボウズ Officeの評判

サイボウズOfficeの評判在庫管理ツールを導入する際に気になるのが、実際使った人の口コミや感想などの評判です。

ここでは、レビューサイトに掲載されているサイボウズ Officeの良い評判・悪い評判の両方をいくつかピックアップしてご紹介します。

サイボウズ Officeの良い評判

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小売/流通

グループウェアで「在庫管理」ができるなんて思ってもいませんでした。今では「なくては困るもの」として重宝しています。

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メンテナンス業

『在庫管理アプリ』では商品の入出荷や在庫の確認、生産の段取りなどを管理し、『クレーム管理アプリ』では情報の蓄積や集約を行っています。営業も含め、離れている工場間でも在庫の状況も常にリアルタイムで共有できるようになりました。

サイボウズ Officeの悪い評判

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食品工場

私どもの会社のスタッフは、やはりITリテラシーが低くて。なかなか、カスタムアプリを使いこなすことができていません。

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電気・電子メーカー

在庫管理に特化したものではないから仕方がないのですが、在庫切れのアラートや自動発注などの機能はやはりあったほうがいい。

サイボウズ Officeの評判は概ね良いものが多いようですが、一部では、「使いこなすことができない」「欲しい在庫管理機能がない」といった口コミも見受けられました。

システムを簡単に使いこなせるなら問題がないかもしれませんが、「システムは苦手」という人には、ややハードルが高いかもしれません。

サイボウズ Officeのメリット

  • リアルタイムで在庫状況の確認ができる

  • 在庫状況の伝達漏れを削減

  • 受注傾向がわかるので、適正在庫を維持できる

  • 納品日や棚卸日などの予定を一覧で管理、全員に伝達できる

サイボウズ Officeの注意点・デメリット

  • 棚卸や在庫の確認は目視かバーコードなどで行う必要がある

  • 必要事項を登録する手間がかかる

  • 在庫管理に特化しているわけではないので、在庫切れアラートや自動発注などの機能はない

次の項では、人力や手間もかからず、遠隔管理も可能なIoT機器について詳しく解説していきます。

IoT機器は、在庫管理の有効な解決策に

在庫不足は売上の減少に、過剰在庫は倉庫スペースの圧迫や在庫ロスに繋がるため、在庫管理は必要不可欠な業務です。

新型コロナウイルス、人手不足などさまざまな問題に直面している状況下において、いかに効率化して正確に在庫管理を行うことができるかが重要となります。そこで注目され、近年続々と各企業で導入されているのが在庫管理の自動化であり、その最も有効な方法として以下の2つが大きなキーワードとされています。

DX(デジタルトランスフォーメーション)

企業の営みや産業全体をデジタルの力でよりよくしていく取り組み

IoT(Internet of Things)

IoT=「モノのインターネット化」

IoT機器を導入することにより、「自動化」や「見える化」が可能になり、棚卸、現場作業の改善、在庫管理、工程管理、品質管理なども効率的に行えるようになります。

このように稼働状況や生産状況、在庫などのデータを分析することで、人力では発見しにくい問題や傾向なども把握できるようになり、生産性の向上やロスタイムの削減につながります。

デジタルテクノロジーを駆使して、企業経営や業務プロセスそのものを根本的に改善していくDX(デジタルトランスフォーメーション)を実現するためにIoTは欠かせない要素となります。

また、新型コロナウイルス対応などで業務に忙殺されている医療分野や調剤薬局、リモートワークを取り入れたい現場スタッフをサポートすることも大いに期待されています。

次の章では置くだけで在庫の見える化が可能!今、話題のIoT機器「スマートマットクラウド」をご紹介します。

在庫切れアラートや自動発注機能も搭載!スマートマットクラウド

スマートマットクラウドの特徴は以下の通り。

  • スマートマットクラウドの上に在庫を乗せるだけで重さで在庫を検知

  • タグやバーコードの貼り付け・読み取りなどの作業負担は一切なし

  • スマートマットを複数組み合わせて、大きな商品の在庫管理も可能

  • 発注方法は、メール、FAX、インフォマート、メディコードに対応

  • 冷凍室利用(マイナス15度以上)もOK

  • CSVやAPIを利用し、生産・在庫管理・購買システムとの連携も可能

  • 現場への導入に向けて、専門のカスタマー・サクセス担当が、お客様を厚くサポート

サイボウズ Officeとスマートマットクラウドの比較表

サイボウズOfficeとスマートマットクラウドの比較サイボウズ Officeとその他の在庫管理のソリューションとして多くの企業や会社が導入の際に比較検討しているIoTソリューション「スマートマットクラウド」を比較し、まとめました。

  サイボウズ Office スマートマットクラウド
在庫の管理方法

目視もしくは手動でQRコードやバーコードをスキャン ※別途ハンディターミナル必須

自動で数量計測
業務負担 ×(毎回目視で確認またはスキャン) ◎(無人で自動計測)
遠隔管理 ×(現場で毎回目視で確認またはスキャン) ◎(リモートで確認OK)
棚卸の作業 目視もしくは手動でQRコードやバーコードをスキャン ※別途ハンディターミナル必須 自動で数量計測

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