歯科医院経営と在庫管理

• 保管：納品されたものを定位置に移動、残数チェック、状態チェック、温度管理
• 発注：材料屋の担当者や、歯科通販サイトを通じて必要数を発注
• 棚卸：少なくとも年1回（決算月）に、院内にある在庫数を数える作業

• ５S：院内に「整理・整頓・清掃・清潔・しつけ」の考え方を定着させる
• 定数管理：使用する物品ごとに保管する数を決める
• 定置管理：アイテムごとに置き場所を固定する
  
  

在庫管理をすすめる上で、「5S」と呼ばれる「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「躾」の考え方が基本となります。

歯科医院の5Sの詳しい説明はこちら

③棚卸

歯科医院は、年度末には確定申告をおこないます。利益を確定するため、院内に実際にある在庫を数える実地棚卸を必ず実施します。実地棚卸では、在庫の数を数えるだけでなく、在庫の状態も確認します。

歯科の棚卸の特性として、開封済みの歯科材料は、棚卸資産から除外する必要があります。実地棚卸のタイミングで使用期限を過ぎた歯科材料をはじめとする不良在庫は、通常の在庫とよりわけ、処分を検討します。

実地棚卸をこまめにすることで在庫管理の精度はあがりますが、診察と並行しての棚卸はスタッフに大きな負担がかかります。

実地棚卸の詳しい説明はこちら

歯科医院の在庫管理を効率化するツール

歯科医院で使用する歯科材料の点数は膨大なため、日常的な残数チェックや発注には労力が必要になります。

歯科医院の在庫管理の効率を上げるためによく使われているツールを紹介します。

歯科医院の在庫管理のやり方【ステップ別手順】

歯科医院で在庫管理を仕組み化するには、「とりあえず発注ノートで管理する」という状態から脱して、誰が担当しても同じ品質で回せる手順を院内に定着させることが重要です。以下の5ステップで順番に整備していきましょう。

ステップ１：管理品目を洗い出す

まず院内で使用しているすべての物品をリストアップします。歯科材料・消耗品・医薬品・備品・院内物販品など、カテゴリ別に整理して「何を管理するか」を明確にすることが出発点です。

品目数が多い歯科医院では、まずABC分析を活用して使用頻度の高い品目（Aランク）から着手すると、効果が出やすくなります。

ステップ２：定数と発注点を設定する

各品目について「いくつあれば十分か（定数）」と「いくつになったら発注するか（発注点）」を決めます。発注点は、発注してから納品されるまでのリードタイムと、その間の消費量を考慮して設定します。

定数・発注点は物品管理表に記載しておくと、誰でも発注タイミングを判断できるようになります。

ステップ３：保管場所を固定する（定置管理）

在庫ひとつひとつに置き場所を固定し、「何がどこにいくつあるか」を誰が見ても一目でわかる状態をつくります。置き場所が流動的だと、在庫を見つけられずに新しいものを開封してしまう「ダブり開封」や、不良在庫の発生原因になります。

保管場所の整備は、歯科医院の5S活動（整理・整頓・清掃・清潔・躾）の考え方を基本にすすめると定着しやすくなります。

ステップ４：発注ルールを標準化する

「誰が・いつ・どのように発注するか」を明文化して院内で共有します。担当者だけが発注方法を知っている状態（属人化）は、退職・休職時に大きなリスクになります。

現在、発注ノートで管理している歯科医院が多い一方、ノートへの記入漏れや二重発注が発生しやすいという課題があります。発注ルールを標準化した上で、在庫管理ツールの活用も検討すると効果的です。

ステップ５：棚卸で精度をチェックする

定期的に実地棚卸を行い、管理表上の在庫数と実際の在庫数のズレを確認します。ズレが見つかった場合は原因（使い忘れの記録・紛失・廃棄など）を調べ、管理ルールの改善につなげます。

歯科医院の棚卸の詳しい手順はこちらの記事で解説しています。