自動発注で定時退社。担当者の負担を軽減し在庫情報の正確な共有ができるように

【動画】阿南治院長先生によるインタビューはこちら

スマートマットクラウドを導入する前の在庫管理の課題はどのようなものだったのでしょうか？

院内で材料の置き場所が雑然としていて、あいまいなところがありました。だいたいの置き場は決まっていたのですが、管理する在庫の点数が本当に多く、乱れた部分がどうしても出てしまって。他のスタッフから質問を受けた時に、「どこに何があるか伝えづらいな」と思うことがありました。

阿南歯科には、「エコ」という在庫管理プロジェクトがあります。導入前から在庫管理の方法はプロジェクトで決め、みんなで統一するように気をつけていました。

しかしマニュアルがなく、どうしても詳しい人に在庫についての質問が集中してしまいます。また新しいスタッフが入った時は、頭の中に入っている情報を口で説明するため、伝えきれない部分があると感じていました。

在庫は注文する材料を覚えておいて、ノートにまとめて発注していました。

以前、最後のひと箱を使い切ったら空き箱を専用のボックスに入れ、担当がそれを見ながら書き出して注文するようにしたのですが、箱をゴミとして捨ててしまうケースが出てしまい、正確に管理するのは難しかったです。

担当者は頭の中に「この在庫はあったかな」、という考えがいつもありましたね。

スマートマットクラウドの運用方法について教えてください

院内に230枚のマットを分散して設置しています。本当はひと部屋に材料がまとまっていたら、もっと管理しやすいかもしれませんが、引き出しやキャビネットの中にもマットは置けるので便利ですね。

引き出しの中に設置されたA5サイズのスマートマット 

受付で販売するケア用品やエプロン、手袋や、ノズルなど治療につかう消耗品をスマートマットで管理しています。動きが大きいものはメール通知にして手動で注文にしていますが、ほとんどのアイテムで自動発注を活用できています。

導入後の感想を教えてください

私たちの残業がほぼなくなりました。

導入前は、なくなってはいけない材料を診療が終わった後に確認していました。本当は診療中にできたら良かったのですが、時間が取れなくて。３人で手分けして在庫を数えて、ノートに書くという作業をしていました。時間にすると2〜30分ぐらいでしょうか。たまにではなくて、ほぼ毎日残業があるのはどうにかしなくては、と思っていたのですが、それが解決しました。

材料も消耗品も種類が多く、欠品しないようにすることがずっと大変でしたが自動発注にほとんど任せられるようになり、以前に比べて本当に業務が楽になりました。

それは嬉しいです。スマートマットクラウドを販売していてよかったです

マットの導入で材料の置き場がきちんと決まったのも、大きな効果ですね。在庫係以外のスタッフもみんな、

「整ったね」

「きれいになったね」

「探しやすくなった」

と喜んでいます。

管理画面の場所の項目を見ればどこにあるのか分かる

導入するとき院内の整理は大変だったのですが、院内の片付けがしっかりできて、どこに何があるのか説明もしやすくなりました。導入できて良かったなと思っています。

インタビューのご協力ありがとうございました。 実際に現場で在庫管理をされている担当者の方から「楽になりました」というお声を聞くことができ、うれしく思います。今後も発注をもっと楽にする新機能を追加し、阿南歯科医院様の在庫管理をサポートしてまいります。