欠品が与えていた様々な影響をなくし、院内環境と診察の質を向上。スタッフも専門性のある業務に集中

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みどりの歯科医院

業種:歯科医院

「私たちは安心と心地よさを提供し、あなたと共に豊かな人生を歩みます」という理念のもと、患者さまだけでなくスタッフにも満足してもらえる医院作りに取り組んでいる香川県坂出市の「みどりの歯科医院」。
今回は院長の蔦川裕来先生、副院長の蔦川路子先生にスマートマットクラウド導入の効果についてお話をお伺いしました。

  • 課題として深刻だったのは欠品、欠品が与える影響の範囲が大きかった
  • ミスを防ぐようオペレーション改善を試したが、人の手が介入しているうちはミスを防ぎきれなかった
  • 発注を自動化することで専門性を発揮できる業務、本来の業務に集中できるようになった
  • 欠品による院内の雰囲気悪化が改善され、診療やお客様のサービスの向上へと繋がった

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スマートマットクラウド導入前の在庫管理・発注の課題を教えてください

診療業務に追われながらの発注作業で、欠品が発生していた

蔦川 路子 副院長:

治療をする際に、マスクやグローブなどを使おうとしたら見当たらない。在庫管理や発注作業は基本的には診療スタッフが本来の業務の合間に行っていたので、確認すると「在庫が切れているので、今から急いで発注すれば、今日届きます」というようなことがありました。

使いたい備品がないということ自体大きな問題なのですが、スタッフが治療の手を止めて、急いで発注作業を行う必要があったということも課題だったと思います。

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使用頻度が高く、欠品しがちなグローブなどの消耗品をスマートマットクラウドで管理

オペレーションの改善だけでは欠品を防ぐことができなかった

蔦川 路子 副院長:

管理している資材や消耗品がなくなったら、目印としてそこに小さいボードのような札をつけて管理していました。

在庫管理は週に何日と特に決めていたわけではなく、〝在庫の残りがこれくらいになったら注文する〟この仕組みで行っていたのですが、そこは人が行うというアナログな方法なので、どうしても間違いやミスが発生します。

欠品や問題が起きた場合は、みんなで「仕組みを見直してみよう」と改善策を考え、実行していました。

それでも、実際には使用していた札が落ちてしまって気づかない…といった人の手では防ぎようのないミスが起きてしまうこともありました。改善策を試しても、どうしてもミスが防ぎ切れない。こういう場合、スタッフからも「どうしたら良いんでしょう」という声が上がっていました。

蔦川 裕来 院長:

そうなると、スタッフは「なぜこれで間違いが起きたのか」と、どうしても自分で自分を責めてしまいます。そういう風潮になってきたのを私自身も感じ、「これは良くないな」と思い始めました。

蔦川 路子 副院長:

急いで発注している時は、発注時はもちろん、注文した資材や消耗品が届くまで「無事に届くか」「必要な日までに間に合うか」などと、気にしてる時間が長く、ストレスなんですよね。

本来の業務に集中してもらうためには、こういったストレスを取り除くことも必要だと感じていました。

欠品が与える影響の範囲が大きかった

蔦川 裕来 院長:

歯科医院は、患者さんの悩みや症状に寄り添うことが、最も大事だと考えています。

私たちもそうですが多くの歯科医院は、丁寧にカウンセリングをし、できるだけ最善のサービスを提供したいという気持ちで仕事をされてると思います。

ですが、欠品があると、最高のサービスが提供できない、いわば機会損失に繋がってしまいます。このリスクはとても大きいので、回避したかったですね。

蔦川 路子 副院長:

また、診療中にグローブの欠品に気づき、自分のサイズではないグローブで代用して診療を続けるしかないということもありました。

でも、これでは自分自身が心地良く診療できない、妥協しているという気持ちが拭えません。こういう気持ちで診療することに違和感を感じていました。

私自身のこのような思いが、一緒に仕事してるスタッフに伝わったり、場合によっては患者さんに「万全じゃないかも」という雰囲気として出てしまう…。

欠品には、このような心理的な負担があることも目に見えない問題だと思っています。

欠品による機会損出以上に、スタッフのストレスを取り除いてあげたり、最善の治療と、スタッフのストレスを除いて院内の雰囲気をよくすることに価値があると考えています。

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冷蔵庫に保管しなければならない材料もスマートマットクラウドなら管理可能

在庫管理や発注に追われ、本来の業務に集中できない環境を改善したかった

蔦川 裕来 院長:

やはりスタッフには、自分の仕事に満足して、やりがいを感じてもらいたい。

そのためには、在庫管理や発注業務に多くの時間を費やすのではなく、専門性を発揮し、本来の業務や患者さんのケアに集中できる現場の環境を整えてあげなければという思いも強かったです。

蔦川 路子 副院長:

そもそも在庫管理や発注業務は本来の診療業務ではありません。あくまでもスタッフは本来の業務の合間に行ってくれています。

しかしその中で、欠品やミスが起こると、患者さんに迷惑をかけてしまうばかりか、ストレスになり、なんとなく院内の雰囲気が悪くなってしまう…。それって誰一人として幸せなことではないと思います。

欠品が与える影響は、機会損失によるコスト面だけでなく、スタッフの労力・心的負担による院内の雰囲気の悪化、患者さんに対しての最適な治療ができない、質の悪化…と影響の範囲がとても大きいことを痛感しました。

スマートマットクラウドを導入しようと思ったきっかけを教えてください

スマートマットライトのAmazonの自動発注を実際に使って便利さを知った

蔦川 路子 副院長:

スマートマットクラウドを知ったきっかけは、多分Facebookとかの広告だったと思います。

たまたま知り合いの先生が導入されているというお話を聞いて、実際に拝見させてもらいに行きました。

そこで、具体的なイメージが湧いたので、ホームページをチェックして、導入事例集なども興味深く拝見させてもらいました。

また、スマートマットクラウドを教えてくれた先生から「家庭用の商品もある」と伺って、その家庭用のスマートマットライトを試しに家で使ってみることにしたんです。

スマートマットライトのAmazonの自動発注を実際に使ってみて、自宅でいつも飲んでいる炭酸水が届いて、「すごい!」と便利さを体感しました。

もちろん、スマートマットライトとスマートマットクラウドでは、機能的な違いはあると思いますが、活用方法だったり、自動で届く便利さというのは導入の大きな要因になりました。

蔦川 裕来 院長:

デジタルを活用した在庫管理の方法というのは、ほかにもたくさんあると思います。

しかし、いくらデジタルとはいえ、何かの操作をするなど、どこかに人の手が入りますよね。

その操作があるということは、忙しければ操作自体を忘れてしまう危険性は排除できません。そこはやはり心配です。

スマートマットクラウドは、「在庫を取る際に操作をする必要がない」という点が決め手でした。

スマートマットクラウドを実際に導入して変わったこと、導入してよかったことを教えてください

在庫チェックのオペレーションが不要に。欠品のストレスもなくなった

蔦川 裕来 院長:

使用頻度の高い、グローブやマスクなど消耗品や消毒滅菌関係、物販関係をスマートマットクラウドで管理しています。

在庫管理や発注のオペレーションがなくなったので、ミスがなくなったとスタッフから聞いています。

「在庫が欠品しないのが当然」という状態が維持できているので、気にすることがなくなったのは大きな成果です。

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歯ブラシなどの院内物販品もスマートマットクラウドで管理。購入したいお客様に確実に提供

誰が見ても発注・在庫状況がわかるようになった

蔦川 路子 副院長:

また、在庫管理・発注状況を担当者しか在庫状況を把握していないという点も課題として捉えていました。

スマートマットクラウドの導入後は、ミスがなくなり、誰もが一目で在庫状況がわかるようになったのも大きなメリットです。

歯科DX化をこれからすすめるクリニックの先生にひと言

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蔦川 裕来 院長:

歯科医院で、デジタルで何かするとなると、気になるのは使いこなせるか?の問題です。

これまでデジタルにあまり関わってこなかったスタッフも多いので、新しい技術やシステムに苦手意識があるようです。

だからこそ、使い方が簡単であることが大前提になります。操作が単純で明快、簡単であればあるほど苦手意識を持たずに使えますから。

導入後も大幅なオペレーションの変更などもなく、今まで通り運用できているのも大きいですね。

スマートマットクラウドは、導入ハードルも低いですし、困ったらいつでも聞いて、すぐ返事をいただける。システムや仕組みというのももちろん大事なんですが、使いやすさとかサポートがしっかりしている点もおすすめしたい点ですね。

蔦川 路子 副院長:

また、スタッフが専門性を発揮できる業務に時間を使えるということがすごく大事だなと思っていますので、スマートマットクラウドは、それを実現するための一つのツールではあるということは間違いないと思います。

在庫管理・発注業務を自動化することによって、今まで手書きなど、スタッフ一人一人が手で行っていた作業負担がなくなり、ミスも起こらなくなっています。

院内の雰囲気を快適にし、皆を幸せにしてくれるツールは、ありそうで意外とない気がします。

スマートマットクラウドを導入することで、欠品を防ぎ、スタッフには本来の業務に集中してもらうことが可能になりますので、診療や患者さんのサービスの質を高め、スタッフの皆さんに長く働いて貰える院内環境作りに取り組んでいけると思います。

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インタビューのご協力ありがとうございました。今後も歯科医院の業務効率化のお手伝いができるように努めてまいります。

みどりの歯科医院|スマートマット導入の概要

導入目的
在庫管理・発注の自動化、欠品の解消、院内環境改善
設置場所
院内倉庫
管理商材
医療用の消耗品、歯科材料、院内販売商品

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