在庫管理システム

人的労力に偏ったアナログな在庫管理の状態から在庫管理システムを導入した際に、どのような効率化を果たせば理想的なのかを説明します。

また在庫管理システムの特徴・メリットとともに、在庫管理をシステム導入する際の注意点も解説。在庫管理システムの導入を検討されている方はぜひご一読ください。

システム導入前のアナログな在庫管理

アナログな手段を用いた在庫管理では、「見に行く」、「カウントする」、「伝票 / 棚札等を手書きする」、「回収する」、「入力する^＊1」などの工数には人的労力が必要です。

さらには、消費量や在庫量をもとに次回必要となる数量を「人の頭で考え、発注する」という工数が加わります。このように人的労力に偏った在庫管理の手法では、納品・入出庫管理・出荷・棚卸・発注の各プロセスで以下のような工数や課題が生じます。

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 納品

 入出庫管理

 出荷

 棚卸

※実地棚卸をした際の実在庫数と理論在庫^＊3が一致しなければ、以下のように過去の履歴を遡って原因を究明したり、修正したりする必要があります。これには膨大な時間を要し、棚卸では実在庫との乖離をいかに抑えるかが大きな課題です。

 発注

小規模店舗やスーパー・ドラッグストア等の小売業に始まり、製薬・食品・化学工業・自動車・機械などの製造業、病院やクリニック・調剤薬局などの医療関連、果ては物流業やインフラ業において、在庫管理の重要な工数や課題は業種別に異なります。

しかしながら人的労力に偏ったアナログな状態であれば、スタッフの負担が大きい、ムダな工数が多く対費用効果が悪い、作業者・計画者でバラつきやクセが出るため各プロセスが属人化しやすいという点では同じ課題を抱えています。

＊1：この場合はエクセルなどの表計算ソフトを利用
＊2：棚札や入出庫伝票、帳票といったモノ。手書きで記入する
＊3：この場合、表計算ソフト上で納品・出庫・出荷履歴等を基に計上されている在庫数量の履歴
＊4：発注残管理とは発注済みかつ未納品分を考慮し、次の発注数を決めたり、現場に伝達したりすること

在庫管理システムとは？分かりやすく解説

在庫管理システムとは、人的労力の偏りが大きい在庫管理のアナログな手法を解決するために提供されているシステムです。

在庫管理システムでは、IoT機器や電子機器、在庫管理に特化したソフトウェア、AI学習ロジックを活用。人手や目視で行っていたモノの識別作業やカウント、経験則に頼っていた発注工程をシステムが代わりに行うため、在庫管理の効率化が図れます。

特徴① クラウドを介したSaaS型システム提供が多数派

企業向けの在庫管理システムはクラウドを利用したSaaS型^＊5であることが数多く見られます。ブラウザやアプリからクラウド上の在庫管理システムの利用が可能です。

クラウドタイプなら、サーバーやストレージといった情報処理に関するインフラの設置・運営は不必要です。さらにSaaS型であれば、在庫管理に特化したシステムの自社構築や、表計算ソフトを最大限に活用^＊6した在庫管理表を自作する必要はありません。

さらにソフトウェアのライセンス購入やインストールの必要がなく、アカウントさえ保有していれば、どんな端末からも利用可能であったり、利用端末の変更が容易な点がメリットです。また通信環境が整っていれば、どこでもサービスを利用できます。

支払契約はサブスクリプション形式が大半を占めます。拡張機能の追加や情報処理スピード等のスペック向上には、グレードを上げて契約更新するだけでOK。また逆に自社の在庫管理と適合しなければ、契約を中止すればよいという小回りの良さもあります。

＊5：必要な機能を備えたエンドユーザー向けのソフトウェアの提供形態。
＊6：エクセルの拡張機能やマクロ、セルへの集計・参照機能等のコマンド、Microsoft用PC言語VBAを活用

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特徴② 「モノ」を管理するには何かしらのプロダクトが必要

在庫管理は財務や人事・稟議等とは異なり、伝票や書類、契約書のやり取りだけで済む業務ではありません。

データ処理や情報交換・分析・管理に必要なソフトウェアだけではなく、実態としての「モノ」を扱うため、在庫管理システムにはモノを識別するプロダクトが必要であると覚えておきましょう。

◆モノ自体の識別に利用する媒体

◆コードやタグを認識する機器

◆単体で識別可能なプロダクト

在庫管理システムを導入するメリット

在庫管理システムを導入により、人的労力の偏りが大きいアナログな手法を自動化したり、デジタル化したりされるため、以下のようなメリットが見込まれます。

在庫管理システムでは前述の媒体等を用いて、品目の識別やカウントを自動化。そのため在庫管理に掛かる工数やコストを削減し、さらに人的負担やヒューマンエラーの軽減に貢献します。

また工数削減や時間短縮により生じた余剰のリソースは、他の重要業務や本来の業務に回せます。特に棚卸の時間短縮は、店舗営業や工場操業に対する影響を最小限に抑えます。

さらに膨大な入出庫履歴や消費データを分かりやすく纏めたり、AI分析したりすることも可能。これらによる適正在庫の維持や在庫圧縮など、キャッシュフローの正常化に繋がるメリットも見逃せません。

在庫管理システム導入における注意点

自社の在庫管理に適さないシステムを選んでしまう

在庫管理システムを導入する前に、自社の在庫管理業務の内容・フローを詳しく確認しましょう。自社の業務フローとかけ離れた業務フローがシステム上で想定されている場合、システムそのものが定着せずにムダになるかもしれません。

例えば、社内で既に利用している何かしらのシステム^＊7会社が「在庫管理システム」を提供していると、カンタンに手を出しがち。資料請求やコンタクトをとるハードルが低く、サプライヤーとの関係性によっては割引されるケースがあるのが要因です。

しかしこのような場合、サプライヤーは在庫管理に特化した企業ではないため、在庫管理の専門家が不足し、サポート体制が不十分であるリスクを孕んでいます。

他には、競合他社が特定の在庫管理システムの導入に成功したと聞くと、同じ在庫管理システムを導入するケースがあります。同じような製品を扱う企業だとしても、自社の業務フローにフィットするとは限りません。

＊7：人事・会計システムやタスク共有チャート・社内チャット系のSaaS型システムでしばしば見受けられる。クラウドを介した利便性のよさがハードルを下げる。

 自社の在庫管理業務の見極めには？

自社の在庫管理について、まずは変更するのがほぼ不可能なポイントから把握しましょう。倉庫や保管場所、一時仮置き場がどこにどれだけあり、何をどこに置けば業務上の利便性が高いのかといった辺りになります。

その次にある程度は変更が可能ではあるが、作業スタッフの協力が必須である「どのタイミングにモノを動かしているか」「実地棚卸のサイクルや方法」を確認しましょう。

現場の流れも見極め、なるべく既存の業務フローを大幅に変更せずに工数・時間を削減できる在庫管理システムを導入すべきです。業務フローの大幅な変更が必要になると、スタッフの拒否感が大きく、教育やシステムの定着に時間が取られます。

 デジタル人材やサポート体制は充分か

ここ最近の在庫管理システムはSaaS型であれ、オンプレミスのソフトパッケージであれ、ある程度のITリテラシーがあれば、使いこなせるような仕様となっています。

但し、在庫管理を一元管理する場合は問題なくとも、モノの流れが目まぐるしく変わる製造業・医療等では現場スタッフも在庫管理システムにアクセスし、情報の入力や更新を行います。社内のサポートスタッフだけでなく、サプライヤー側のサポート体制が万全かどうかも確認しましょう。

 AIのブラックボックス化

在庫管理システムにAIが搭載されている場合、過去数ヵ月分以上の消費履歴や発注履歴から消費予測を立てたり、適正在庫の診断をしたりします。

ただし、このAI診断が過去の履歴データを的確に拾っているか可視化できない場合や、今まで人が予測していた結果とAI診断の結果が大きく乖離する場合、AIのリコメンドが信頼できないというケースがあります。

これをAIのブラックボックス化と言います。AIが搭載されていても結局、人の考えや経験や勘で発注アクションを起こしたり、一年の予算や売上の基になる消費予測を立てたりする状況に陥ります。