不明瞭だった安全在庫を数値化して無駄な在庫を可視化

貴社の事業内容について教えてください

長野県、上諏訪にあります「浜の湯」という12階建て、340名収容の温泉旅館を経営しております。客室に加え、料亭、カラオケラウンジや、おみやげ処も併設しています。

一番の課題としては、今抱えているアメニティなどの在庫数が適正かどうかがわからなかったことですね。

コロナ禍で状況が変わっているにも関わらず、一番の繁忙期である夏の花火のシーズンに合わせて過剰に在庫を抱えてしまっていました。

このくらい確保しておけば大丈夫だとされる「安全在庫」も”過去の経験値”を元にしたもので、そもそも適正かどうかわからない状態でしたね。 また、仕入れ業者さんから、補充のタイミングと補充量を提案されるのですが、ここでも「安全在庫」が不明瞭だったために、業者さんの言われるがままに、在庫を仕入れていました。

プライベートでインスタグラムを見ていたときに、たまたま広告で出てきて知りました。そのときは詳細までは見ておらず、「重さを検知して在庫管理をするなんて、良いところに目をつけたな〜」なんて思っていただけでしたね。

それから、コロナ禍で営業自粛があったり、旅行を控える方も増え、稼働率も不安定になってときに、在庫の見直しをしようと思いまして。何か在庫管理に良いツールを探そうと考えていたときに、「そういえば、前にインスタで在庫管理ツール見かけたな」と思い出しまして、すぐに検索して、自分から連絡をとりました。

インスタグラムで見かけたときに、良さそうなサービスだったので、潜在意識のどこかにスマートマットクラウドが残っていたのかもしれませんね。（笑）

他の在庫管理システムのことも調べていて、少し知識もありました。ですが、私が見たほとんどの在庫管理システムは、棚卸の際にQRコードのようなものを使用し、自分たちで数えて数量を把握しなければいけないものがほとんどでしたね。

弊社の場合、適正な在庫数を知りたかったので入出庫の動きをなるべくデータ化したいと思っていましたが「在庫が減る度QRコードを通すのはあまり現実的ではないな」と思っていました。

その点、スマートマットクラウドは、商品の重さで自動計測しているため、入出庫のデータも自動化できるのは便利だなと思い、採用を決めました。

スマートマットクラウド管理画面

弊社には、アメニティなど在庫管理している商材が300点ほどあります。その中でも日々頻繁に在庫変動のあるシャンプーやボディソープなどの商材や、ティッシュなど数量が多い商材に、スマートマットクラウドをまず50枚導入してみました。

データもとれるようになり、導入効果が感じられたので追加導入し、現在は計100枚で100点管理しています。

スマートマットクラウドで取得できる入出庫のデータをもとに、安全在庫の計算式をあてはめて適正在庫を割り出しています。課題としてあった”在庫を適正化”するためその値に近づけるように調整しています。

また、自動発注のところはまだ連携していませんが、在庫が自分で設定した数量を下回った時点でメール通知が来るようになっています。今のところは自動発注機能を使用しなくても十分便利ですね。

設置風景

月1回の棚卸は、スマートマットクラウドで管理していないものについては、QRコードを使用する別の在庫管理システムで数えています。

また、スマートマットクラウドのデータを別の在庫管理システムにAPI（ソフトウェアの機能を共有できる仕組み）で連携し、スプレッドシートで一括取得できるようにしているので、作業時間がグンと短縮されました。

現在の在庫状況がわかるようになりましたので、算出した安全在庫と比較して無駄な在庫が統計的にわかるようになりました。

繁忙期に合わせて過剰に仕入れていたことに加え、コロナの影響もあって、安全在庫より10倍近くの過剰在庫を抱えていたことに気づくことができました。

また、繁忙期などの季節変動があっても、スマートマットクラウドは日次でデータが取れるので、便利です。例えば直近2ヶ月だけで見て、今の時期にあった安全在庫がきちんとわかるようになるのは良いですね。

毎月行っている棚卸作業に関しても、エクセルを使っていた以前と比べ、数を数えなくて良い分、作業時間と労力はかなり改善されました。

その上、自動なので正確性も担保されていますし、担当者だけではなく、管理画面上から関係者みんなが確認できるのも良い！その効果を本当に実感しています。