在庫管理の標準化｜属人化のデメリットや業務標準化を実現する方法とは？

属人化しやすい在庫管理業務

事業主様に在庫管理の課題についてヒアリングすると、「業務の属人化」が非常に多く上がってきます。特に発注のタイミングや発注量の決定は、担当者が行い、それ以外の人は内容を把握していないというケースが多いのが実情です。
発注や管理業務の属人化のリスクと、標準化をすすめる方法について紹介します。

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在庫管理の属人化のデメリットとは？

在庫管理業務の属人化は次のようなリスクをはらんでいます。

▶ 属人化が引き起こすリスクと解消するための5ステップを詳しく見る

担当者の休職・退職による混乱

在庫管理業務の内容が共有されていないと、急に担当者が休職、退職したときに高い確率で混乱が生じるという大きなデメリットがあります。

確実な在庫管理業務の引継ぎは難しく、社内にノウハウが蓄積されていないため、品切れや過剰在庫といった問題が発生しやすくなります。

業務分担の偏り

担当者は多くの場合、本来の業務と兼任で在庫管理業務を行っています。結果、担当者には、作業負担が重くのしかかります。

また在庫管理業務を滞りなく遂行することで評価されることは少ないのに、品切れ等問題が発生した時は、担当者が責任を追求されることが多く、担当者の心的負担や早期離職の原因ともなっています。

チェック・評価のもれ

属人的な在庫管理が常態化すると、管理者にとって自社で行われている在庫管理の内容が適正かどうかを正確に評価するのが難しくなります。

正当なチェックや評価がなされないと、管理内容に問題があっても改善に遅れが発生します。多くの企業ではその点が過剰在庫の原因となっています。

業務のブラックボックス化

特定の人しか在庫管理の詳細がわからないと、担当者と納入業者の癒着、横領など内部不正が起こりやすくなります。

在庫管理業務が属人化しやすい理由

多くの企業では先に挙げたようなリスクがあることを認識しつつ、業務分担ができずに在庫管理の属人化を黙認しているケースが見受けられます。

在庫管理業務が属人化しやすく、標準化しにくい理由は次のポイントにあります。

このような問題の解決方法を表にまとめてみました。

在庫管理業務を標準化する方法

在庫管理業務を標準化することが、過剰在庫をはじめとする在庫管理の諸問題を解決する近道です。
業務の属人化を解消するには、以下の手順で進めていきましょう。

▼在庫管理業務標準化の方法

▶ 関連記事：「属人化の解」

在庫管理の標準化についてよくある質問（FAQ）

Q1. 在庫管理の5要素とは？

一般的に在庫管理の5要素は「入庫管理」「出庫管理」「保管管理」「棚卸管理」「発注管理」とされます。属人化が起きやすいのは特に「発注管理」で、発注タイミングや発注量の判断が特定の担当者の経験則に依存しやすいためです。標準化を進める際は、この5要素それぞれについて業務の棚卸から着手すると抜け漏れが防げます。

Q2. 標準化ルールとは？具体的に何を決めればいい？

標準化ルールとは、誰が担当しても同じ品質・手順で在庫管理業務を遂行できるよう明文化した基準のことです。具体的には「発注点」「発注量」「棚卸の頻度・手順」「在庫の置き場所・ロケーションルール」などをマニュアル化することを指します。

Q3. なぜ在庫管理は標準化・属人化解消が難しいのですか？

主な理由は、①在庫管理が定型業務でありながら評価されにくく人員を割きにくい、②需要予測を勘や経験に頼りがちでデータ化されていない、③適正発注量や発注点が数値として可視化されていない、の3点です。

これらはいずれも「人に依存せずデータで判断できる仕組み」がないことが原因であり、IoTやシステムによるデータ収集・自動化が解決の近道になります。

Q4. 在庫管理を「見える化」するにはどうすればいい？

在庫管理の見える化とは、在庫数量の推移や発注状況をリアルタイムでデータとして把握できる状態にすることです。IoT重量計やRFID、バーコード、画像認識カメラなど、在庫の増減を効率的にデータ化する手段はいくつかあり、業種や管理対象物によって適した方法は異なります。

重要なのは、手作業の台帳や記憶に頼らず、担当者以外でもクラウド上のグラフやデータで状況を確認できる仕組みを作ることです。これにより、属人化の温床となっていた「担当者しか状況がわからない」状態を解消できます。 

 在庫管理の標準化を支援する「スマートマットクラウド 」

現場のあらゆるモノをIoTで見える化し、発注を自動化するDXソリューション「スマートマットクラウド」を使えば、簡単に自動化が可能です。スマートマットの上に管理したいモノを載せるだけで設置が完了。

あとはマットが自動でモノの在庫を検知、クラウド上でデータを管理し、適切なタイミングで自動発注してくれます

さまざまな自動発注に対応

お客様の発注先に合わせた文面でメール・FAXの送信が可能です

在庫圧縮を促進

推移を把握できるグラフで適切な在庫量を判断し、在庫圧縮を促進します

置く場所を選びません

スマートマットはA3サイズ〜A6サイズまでの4サイズ展開。ケーブルレスで、冷蔵庫・冷凍庫利用も可能。

API・CSVでのシステム連携実績も多数

自社システムや他社システムと連携を行い、より在庫管理効率UPを実現します。

AI x IoTで在庫最適化をし続けられる

スマートマットは、最新データ（入出庫の理論値ではなく、現場の実数データ）を溜め続けます。

そして、その大量データをAIが監視・解釈・検知。問題をタイムリーに抽出して改善を提案するので、常に在庫の最適化をし続けることができます。

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スマートマットクラウドで属人化の課題を解消した成功事例

▼勘や経験に依存した属人化を解消（株式会社シンデン様）

在庫確認・発注が特定の担当者に集中。勘や経験に依存した属人化により、精度のばらつきや将来の人手不足・技能継承に不安があった。スマートマットクラウド導入によって、発注・在庫管理が人に依存しない仕組みとなり、将来の人手不足に向けて業務が回る体制が整った。

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▼曖昧だった最小閾値（しきいち）もデータ化（名古屋ボデー株式会社）

最小閾値が判明し、適切なタイミングでの発注が可能になった。

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