在庫管理術

在庫管理の標準化|属人化のデメリットや業務標準化を実現する方法とは?

在庫管理の標準化

属人化しやすい在庫管理業務

事業主様に在庫管理の課題についてヒアリングすると、「業務の属人化」が非常に多く上がってきます。特に発注のタイミングや発注量の決定は、担当者が行い、それ以外の人は内容を把握していないというケースが多いのが実情です。
発注や管理業務の属人化のリスクと、標準化をすすめる方法について紹介します。

在庫管理の属人化のデメリットとは?

在庫管理業務の属人化は次のようなリスクをはらんでいます。

在庫管理属人化のデメリット

  1. 担当者の休職・退職による混乱
  2. 業務負担の偏り
  3. チェックや評価のもれ 
  4. 業務のブラックボックス化 

担当者の休職・退職による混乱

在庫管理業務の内容が共有されていないと、急に担当者が休職、退職したときに高い確率で混乱が生じるという大きなデメリットがあります。

確実な在庫管理業務の引継ぎは難しく社内にノウハウが蓄積されていないため、品切れや過剰在庫といった問題が発生しやすくなります。

業務分担の偏り


担当者は多くの場合、本来の業務と兼任で在庫管理業務を行っています。結果、担当者には、作業負担が重くのしかかります。

また在庫管理業務を滞りなく遂行することで評価されることは少ないのに、品切れ等問題が発生した時は、担当者が責任を追求されることが多く、担当者の心的負担早期離職の原因ともなっています。

チェック・評価のもれ


属人的な在庫管理が常態化すると、管理者にとって自社で行われている在庫管理の内容が適正かどうかを正確に評価するのが難しくなります。

正当なチェックや評価がなされないと、管理内容に問題があっても改善に遅れが発生します。多くの企業ではその点が過剰在庫の原因となっています。

業務のブラックボックス化

特定の人しか在庫管理の詳細がわからないと、担当者と納入業者の癒着、横領など内部不正が起こりやすくなります。

在庫管理業務が属人化しやすい理由

多くの企業では先に挙げたようなリスクがあることを認識しつつ、業務分担ができずに在庫管理の属人化を黙認しているケースが見受けられます。


在庫管理業務が属人化しやすく、標準化しにくい理由は次のポイントにあります。

業務標準化が進まない原因

  • 非生産的業務に多くの人員をさけない 
  • 需要予測を勘に頼っている
  • 適正な発注量がわからない
  • 発注点が把握しにくい

このような問題の解決方法を表にまとめてみました。

課題 解決方法
多くの人員を割くことができない 作業の自動化・外注
需要予測を勘に頼っている 在庫変動データ収集・分析
適正な発注量がわからない 在庫変動データ収集・分析
発注点が把握しにくい 発注点アラート機能のあるツール導入

在庫管理業務を標準化する方法

在庫管理業務を標準化することが、過剰在庫をはじめとする在庫管理の諸問題を解決する近道です。
業務の属人化を解消するには、以下の手順で進めていきましょう。

在庫管理標準化の方法

在庫管理業務標準化の方法

  • 業務の棚卸:現在おこなっている在庫管理業務の種類や内容、作業時間、コストを洗い出す 
  • 業務の見える化:無駄な業務がないか、効率化できる点がないか分析し、フローにまとめる
  • マニュアル化:在庫管理の手順書を作成し共有する
  • アウトソーシング:必要があれば実地棚卸や配送等に専門知識のある外部機関に委託する
  • 作業の自動化:ルーティン業務はAI、IoT、RPAの等ツールを導入する

次のセクションでは、業務標準化を実現できる在庫管理専用IoTシステムを紹介します。

在庫管理業属人化を解消するIoTツール


重量型IoTの在庫管理スマートマットクラウドは、在庫確認・発注・棚卸といった一連の業務を自動化。担当者の大きな負担となっていた在庫情報の共有も簡単にでき、適正な発注量を割り出すのに必要なデータも収集できます


従業員は手間のかかる発注点管理も、発注量を割り出す計算からも解放され、本来の業務に集中できます

つまりスマートマットクラウドを導入するだけで、在庫管理業務の標準化が実現できます。

導入するだけで業務の標準化が実現「スマートマットクラウド 」

自動発注もできる在庫管理システムスマートマットクラウド スマートマットクラウドは、株式会社スマートショッピングが運用するIoT機器スマートマットを利用した在庫管理・発注自動化サービスです。

今までありそうでなかったスマートマットが重さで在庫を検知するというシンプルな仕組みを利用して、残量/残数をスマートマットクラウドに保存。

タグやバーコードの貼り付け・読み取りなどの作業負担もなく、管理画面から実在庫の自動記録、確認ができます。

また、現場への導入に向けては、専門のカスタマー・サクセス担当が、お客様を厚くサポートします。

オフィスのコピー用紙、倉庫や工場の小さなネジ類、 冷蔵庫の見えない食材、遠方のお客様先に設置した自社製品など、業種・品目を問わず幅広い場面に対応。CSVやAPIを利用し、生産・在庫管理・購買システムとの連携も可能です。

スマートマットクラウドの主な機能と特徴は以下の通りです。

機能 スマートマットクラウド
計測最大重量 A3サイズ:100kgまで/A4サイズ:30kgまで/A5サイズ:5kgまで
マルチマット 複数台による計測可
在庫管理 可能
棚卸 可能
接続方法 Wi-Fiで接続
海外での利用 可能な地域あり
冷凍室での利用 可能
発注方法 メール、FAX、インフォマート、メディコード
発注方式 不定期定量発注と定期不定量発注の2種類
在庫量の遠隔監視 可能
アラート機能 在庫が少なくなったタイミングでのメール通知

※2021年9月現在の情報です。

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