受注管理とは｜定義や業務の課題、エクセルや受注管理システムについての徹底ガイド

受注管理とは？

受注管理とは、企業が顧客からの注文を受けて出荷・納品まで対応する一連の業務を指し、販売管理の中核を担う重要なプロセスです。 注文内容の確認、在庫確認、納期調整、受注伝票や請書の発行など、社内外の関係部門と連携しながら進行します。

近年では、取引のスピード化・多様化・人手不足の影響から、受注管理には正確性・迅速性・効率性が求められています。 特にエクセルや手作業で対応している企業では、入力ミスや伝達漏れ、納期遅延といった課題が生じやすく、受注業務のデジタル化・自動化が進められています。

また、見積提出や契約対応などの営業業務と密接に関係するため、受注管理の質は顧客満足度や継続取引にも直結する重要業務といえます。 

販売管理業務全体の流れのなかで、受注管理はステップ②に位置付けられます。

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受注管理の具体的な仕事内容

受注管理の具体的な仕事内容と業務フローは以下の通りです。

①見積もりの作成

初めての取引する場合や取引価格に変動がある場合、見積書を作成し、提出（送付）。

②契約締結

見積もり金額や取引条件の同意が得られたら、契約締結を行う。締結前には後々のトラブルを防ぐためにも商品の保証期間や納期、支払い方法、支払日などをしっかり確認。

③注文書の確認や登録

注文が確定したら、注文書の内容を確認し、登録。

④在庫の確認

注文を受け付けた商品の在庫を確認し、在庫が不足している場合や受注生産品の場合には発注する。

⑤納期の確認や連絡

在庫があってすぐに出荷できる状態であれば、注文書の期日を確認して納品予定日の連絡。反対に在庫不足などで指定納期に間に合わない場合には、納期の調整を行う。

⑥受注伝票の作成

受注した内容を、自社に残す書類である受注伝票を作成する。

⑦注文請書の作成

注文を受領したことを、取引先に報告する注文請書を作成する。

受注管理のやり方・方法【エクセル・アプリ・受注管理システム】

ご紹介したように、受注管理は多岐にわたる上に、ミスが許されない企業や会社にとっては大変重要な仕事です。

会社の規模や業務内容にもよりますが、主に以下のような方法で受注管理を行っています。

手書き

電話・FAX・メールなどで送られてくる注文内容を手書きで伝票に記録する。ただし現在この方法は非効率であり、デジタル化・システム化が進んでいます。

エクセル

クセルの受注管理表やテンプレートを使用。フリーのテンプレートも数多く存在します。 とはいえ、受注件数が多い場合やリアルタイムな情報共有が必要な現場において、エクセルでは限界が生じつつあります。<

受注管理システム

受注管理業務の一連の流れを同一システムで取り扱い、受注情報の一元管理や自動処理、リアルタイム連携により、ミス削減と業務効率化を実現します。

受注管理アプリ

スマートフォンやタブレットで操作できる受注管理アプリを使用することで、外出先や倉庫などでもリアルタイムに受注確認・登録ができ、業務の機動力が向上します。

受注管理の課題

上述したような方法で行う受注管理ですが、注意点や課題・デメリットもあります。具体的には…。

このように受注管理は大変な業務だからこそ、多くの課題を抱え、効率化がなかなか進まないという声も多数あがっているようです。

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