社内と委託業者先の在庫状況を“見える化”して属人化を解消。導入初年度で約3,000万円の購入費抑制へ
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株式会社東京電機は1920年の創業以来、非常時にも安定して電力を供給できる自家発電装置のリーディングカンパニーとして、永年の経験と実績を積み重ね信頼性の高い製品の提供に努めています。今回は、取締役 経営管理・資材担当の渡島啓介さま、資材グループ グループリーダー 次長の吉岡大輔さまにお話を伺いました。
御社の事業内容について簡単に教えてください
当社は1920年、当時の東京市・南千住で、小型発電機用モーターなどの製造を目的に創業しました。戦後には本社機能を含めて茨城県へ移転し、1955年には第一次南極観測船「宗谷」に発電装置を納入した実績もあります。
その後、1975年に（一社）日本内燃力発電設備協会の認証を取得したことを契機に、非常防災用発電装置の製造・販売を本格的に開始。
現在は非常用発電装置に加え、移動電源車なども含め、非常時に安定して電力を供給できる自家発電装置のリーディングカンパニーとして、長年の経験と実績に基づいた信頼性の高い製品提供に努めています。
同社が製造する非常防災用発電装置
スマートマットクラウド導入前の在庫管理の課題を教えてください
資材業務が属人化し、担当者しか「探せない・判断できない」状態
担当者不在で業務停止・在庫は過剰傾向…適正化が進まない構造
ひと言で言うと、資材業務の属人化が大きな課題でした。導入前は、各担当者が“担当部品の職人”のような状態で、その担当者に聞けば何でも分かる反面、担当者がいないと周りは誰も分からない、という状況でした。
これまではそれでも何とかやってきましたが、コロナ禍の時から問題が顕在化し始めました。体調不良などで出社できない担当者が出ると、1週間にわたり発注業務が止まったり、受入業務で「この納品はいつ注文したものか」「納品書と数量は合っているのか」を調べられずに業務が滞ることも…。
担当者が不在になると判断ができない、業務が進まない、というリスクを抱えているのは、組織として脆い状態だと感じ、まずこの属人化を解消したいと考えていました。
また、棚卸をすると、システム上の数値と実棚の数量に乖離が大きく、どちらかというと過剰傾向が強いことが分かっていました。
例えば、在庫回転率で見てもイレギュラーな数値が出たり、非担当者の目で見ても「この部品は本当に今こんなに必要なのか？」と思う量がありました。調べてみると、半年先に使う予定の部品がすでに入荷されている、といったケースもあり、リードタイム的に見ても“今ここにある必要がない在庫”が工場内に散見されました。
自社内だけではなく、委託業者の在庫にもスマートマットを設置されていますが、そちらはどのような課題がありましたか？
支給部品の「足りない」が週4〜5日発生
委託先の在庫が見えず、確認工数と棚卸負担が膨張
委託先へ当社から無償で部品を支給し、加工・組立をしてもらっているのですが、以前は「支給部品が足りない」という連絡がほぼ毎日来ていました。週5日のうち4〜5日は、メールや電話で「この前渡しましたよね」「確認します、ありました／やっぱりありません」といったやり取りをしていて、非常に非効率な状態になっていました。
このような状態になっていた原因は、受注生産ではあるものの、委託先には月産量に合わせて部品を“まとめて”支給していたことにあります。その結果、委託先の現場では部品が混ざりやすく、「どれがどの製品の分で、何個あるのか」が分かりづらい状態になっていました。本来はロット番号や製作番号などユニット単位で分けて渡すのが望ましいのですが、そこまで手が回らず、部品単位で来月分を一括で預ける形になっていました。
紙でのやり取りも試しましたが効果が薄く、委託先側でも棚卸に時間がかかっていて、運用自体が回っていない感覚がありました。
スマートマットクラウドを知ったきっかけは何だったのでしょうか？
展示会に足を運んだり、Webで探したりしながら在庫管理の手段を探していました。
その時に何かの記事でスマートマットクラウドが紹介されているのを見て「面白そうだ」と感じ、上司に相談したところ「面白いと感じるならコンタクトしてみれば」と背中を押してもらい、ホームページ経由で問い合わせたのがきっかけです。
導入するにあたって他に検討した方法・ソリューションはありますか？
ハンディターミナルやRFIDのほか、規模は違いますが簡易版の自動倉庫のような提案も聞きました。ただ、予算感やフィット感を考えると、私の中で「これだ」というものがなかなかありませんでした。
スマートマットクラウドを選んだ決め手は何でしたか？
“重さで在庫を測る”発想が目から鱗
ブラウザで見える化でき、属人化解消にも効く「手頃で大きい効果」
「重さで管理する」という発想が、率直に“目から鱗”でした。当たり前のようで、今まで気づいていなかった管理方法だなと…。
さらに、PCやタブレット・スマホから管理画面を見られて、いつでもどこからでも在庫の見える化ができるので、課題だった属人化解消にも効くと感じました。導入のハードルが低く、手頃なのに効果が大きそうだ、というのも決め手です。
加えて、エスマットの営業担当の方が気さくに相談に乗ってくださり、伴走してくれたことも安心材料でした。
現在スマートマットクラウドでどういった物品を管理していますか？
制御盤まわりの電子部品を中心に約300品目を見える化
電子部品全体の約1/3を管理し、委託先在庫も遠隔把握
主に管理しているのは、非常用発電装置に搭載する制御盤まわりの電子部品です。現在は全体で約300品目を対象に運用しています。
感覚としては、電子部品全体のうちスマートマットクラウドで見える化しているのは約3分の1程度。残りは従来の管理方法と併用しながら進めています。
また、先ほどもお話したように社内だけでなく委託先にもスマートマットを設置し、当社から無償支給している部品についても在庫状況を遠隔で把握できるようにしています。
スマートマットを設置している在庫棚の一部
導入してどのような効果や改善が見られましたか？
在庫の見える化で発注判断が変わり、初年度で約3,000万円の購入費を抑制
“可視化”が効いて、属人化した判断が標準化に切り替わった
一番大きかったのは、「見える化」によって発注と在庫の判断が変わったことです。導入初年度で、約3,000万円の購入費の抑制効果が出ました。正直、最初は計算を疑って桁を数え直したほどで、「今までどれだけ余計に買っていたのか」が数字で突きつけられた感覚でした。
運用面では、属人化の解消に向けた改善も進みました。
これまで担当者の経験と勘に依存しがちだった適正在庫の判断が、スマートマットクラウド上の在庫データを共通言語にすることで、周囲も状況を把握できるようになり、担当者不在時の業務停止リスクを下げられています。
「番地がない棚」から、置き場を定義する運用へ
属人化の根を断ち、社内で“どこに何があるか”が共有される状態に
もう一つ大きいのは、在庫の社内共通化の起点になったことです。そもそも部品棚に「番地」の概念がなく、どこに何があるかは担当者の頭の中にある…これが属人化の根本でした。
スマートマット導入をきっかけに置き場を定義し、誰でも「どこに行けばあるか」が分かる状態へ。資材グループだけでなく他部門も閲覧できるため、社内全体の見える化・共有化が進んだ実感があります。
スマートマット導入により在庫の置き場が定義され、棚の整理整頓が進んだ
具体的には、どのような取り組みや方法によって、約3,000万円もの購入費の抑制を実現されたのでしょうか？
導入後は、スマートマットクラウドの管理画面で在庫の動きがグラフで見えるので、その推移を見ながら担当者が少しずつ発注点を下げていきました。そうやって運用を続けていくうちに、『スマートマットを置いていない在庫はどうなんだろう？』というところも気になってきて、担当者が自分たちで発注点を考えて調整してみたんです。実は、スマートマットを置いていない在庫のほうが在庫金額が高いものが多かったようで、効果も大きかったと聞いています。今後は、そういったところにもマットを広げていく予定です。
担当者がよく言っていたのは、スマートマットクラウドの導入によって「誰かに見られている」という緊張感が生まれたということです。これまで担当者の裁量で判断できていた部分が、データとして見える化され、周囲からも状況が見えるようになった。その“可視化”が、担当者にとって良い刺激になり、結果として発注判断や在庫の持ち方を見直す方向に働いたのだと思います。
さらに、デジタル人材育成の面でも変化が見えています。現在のスマートマットクラウドの運用担当者は電子部品のプロではある一方、PC業務が得意というタイプではありませんでした。それでも今年度は、アクセスポイントの変更なども本人主導で、手順書を見ながら対応できるようになってきています。
背景には、「自分が管理しているから頑張る」という当事者意識が育ってきたことがあると感じています。
委託先へのスマートマット設置については、どのような効果や改善がありましたか？
委託先在庫も見える化し、「足りない」連絡は“ほぼ毎日”→月1〜2回に
棚卸・日々の管理もデータ基準へ、“数える仕事”を軽量化
また、委託先への支給品管理でも効果がありました。導入前は「足りない」という連絡がほぼ毎日来ていましたが、導入後はブラウザで先方の在庫が見えるようになり、連絡頻度は月1〜2回程度まで減少しました。双方で在庫が見えるので、支給側も「今10個あるはず」と根拠を持てるようになり、やり取り自体が整理されました。
委託先からの相談内容も「今の生産が止まる」から「次の生産で不足しそうなので早めに入れてほしい」という、前向きな内容に変わってきています。
加えて、棚卸や日々の管理工数も軽くなっています。すべてを手で数えて転記するのではなく、データをベースに確認・判断できる領域が増えたことで、現場の“数える仕事”の負担を減らしつつ、在庫の過不足を早めに捉えられる状態に近づいてきたと感じています。
工場が“ショールーム化”する副次効果も
取引先が興味を示し、「管理ができていて安心」につながる可能性
また、外部への波及もありました。取引先や協力会社がマットを見ると「何これ？」と興味を示されることが多く、話題性も感じています。
工場見学や監査的な場面でも、「管理ができていて安心」という印象につながり得るので、結果的に受注面の信頼にも寄与する可能性があるので、波及効果にも期待しています。
取引先や協力会社との話題づくりにもつながり、工場としての信頼獲得といった波及効果も
経営視点で見たときに、在庫金額を約3,000万円削減できたことによって、会社としてどのような変化や効果がありましたか？
経営視点で見えた3つの変化
デジタル化・資金繰り・人的リソースの有効活用へ
経営の立場から見ると、今回の導入で見えてきた変化はいくつかあります。
まず、これまでアナログで属人的に行われていた在庫管理がデジタル化されたことで、誰もが適正な在庫水準を数字として把握できるようになりました。「どれくらい持てばいいのか」という判断が、経験や勘ではなくデータを根拠にできるようになったのは、組織としての大きな前進です。
その結果として約3,000万円の購入費抑制につながり、これまで過剰在庫に眠っていた資金の流出が抑えられるように。浮いた分を設備投資や他の経営課題へ充てられるようになり、資金繰りにも確かな余裕が生まれています。
加えて、担当者が特定の部品管理に常につきっきりになる必要がなくなったことも大きな変化です。これまで在庫の把握や発注判断に割いていた時間や人手を、より付加価値の高い業務へ振り向けられるようになっており、人的リソースの有効活用という面でも効果を実感しています。
在庫の見える化は現場の効率化にとどまらず、経営レベルでの改善にも確実につながっていると感じています。
同じように在庫で悩む企業に対して、「ここが一番変わる」と伝えたいポイントは何ですか？
属人化に悩んでいる中小企業さんは多いと思います。導入するかどうかは最終判断としても、まずは相談してみるのが良いのではないでしょうか。アドバイスをもらえたり、導入できれば課題解決に向かっていく可能性が高いと感じています。
スマートマットクラウドを今後どのように活用していく予定ですか？
汎用品（ボルト・ナット）を中心に管理対象を5〜6倍へ拡大
“消耗品扱い”を見える化し、原価・資金繰り・人員配置まで改善へ
来期は、ボルト・ナットなどの汎用品（いわゆるマーケット品で、ホームセンターでも購入できるような部材）を中心に、スマートマットクラウドの管理対象を5〜6倍に拡大したいと考えています。
今期は汎用品を30〜40品目ほどテスト運用しましたが、7月から半年ほどで約100万円の効果が見えてきました。汎用品で同じように結果を出せれば、運用としても一番大きい手応えになると感じています。
また、汎用品はこれまで在庫管理の対象外、いわば消耗品扱いになっていましたが、発電装置を作る上では欠かせない部品です。ここを見える化して運用できるようにすることで、現場の意識も変えていきたい。
加えて、在庫管理のデジタル化が進めば、適正な原価計算にもつながり、無駄な資金流出を抑えて資金繰りに余裕を生む効果も期待しています。さらに、担当者が“部品に張り付く”状態から解放されれば、人員配置や人件費の有効活用にもつながると捉えています。
