“数える仕事”をなくすホテル在庫DX。棚卸はCSV確認だけ、発注判断は閾値通知でほぼゼロへ

 貴社の事業内容について簡単に教えてください

当ホテルは1983年に開業し、今年43年目を迎えます。本館とANNEX（別館）を合わせた客室は総数1,618室。新宿エリアでも最大級の規模を誇り、藤田観光グループの中でもフラッグシップ的な存在として位置づけられています。

以前はビジネスホテルの色が濃かったのですが、コロナ後はインバウンドが戻り、海外のお客さまも増えてきています。

新宿は来訪者数が多いエリアで、JR、各線の乗降者数も多く、新宿という街の人気とともに、ホテルの利用者も多い状況ですね。目の前に都庁が見えるロケーションや、東京マラソンのスタート地点が近いことも、改めて新宿の中心でお客さまをお迎えするホテルだと感じます。

 スマートマットクラウド導入前の在庫管理の課題を教えてください

本館1,281室分の物量をアナログ管理。
棚卸・発注の負担と“スキル人材不足”が属人化を招いていた

課題はやはり物量です。本館1,281室分のアメニティや備品を、限られた人で管理しなければならない。ひと言で言えば“人手不足”に見えるかもしれませんが、人数が足りないというより、在庫管理に割ける人、スキルを持つ人が足りない感覚が強かったですね。

棚卸は月1回ありますが、導入前は対象品目の棚卸に3日かかっていました。2名体制でほぼ張り付きで作業していました。また、清掃会社側でも、21フロアに分散している備品を1日がかりで棚卸をしており、ホテル全体として棚卸の負担が大きい状態でした。

発注はもっとアナログで、日々現場で“そろそろ無いかも”と気づいた人がホワイトボードに書き、月2回の発注日にまとめて入力する運用です。ただ、発注のタイミングでは在庫が動いているので、改めて倉庫へ見に行って確認し、行ったり来たりの繰り返しになっていました。半日近くかかることもあり、月トータルで6時間程度は発注関連に時間を取られていたと思います。

実は昔から“重量で数を推定する”工夫は現場でやっていました。箱の重さや1本あたりの重さを計算し、グラム単位で割り戻して個数を出す。けれど全部手作業で、記録も手書き。異常値が出たら原因探しで夜までかかることもあり、担当者の負荷とヒューマンエラーのリスクが常に懸念点としてあがっていました。

以前は手作業で行っていた重量計による在庫管理を、スマートマットクラウドでデジタル化。担当者の負荷軽減とヒューマンエラーのリスク低減を実現

やり方が決まっているわけではなく、“気づいた人が書く、担当が確認する”という運用でした。だからこそ、誰がどの在庫をどれくらい見ているのかも曖昧で、ベテランの経験に頼る部分が大きかったと思います。

スマートマットクラウドを知ったきっかけは何だったのでしょうか？

棚卸に時間がかかっている課題について、JTB商事さんと打ち合わせする中でスマートマットクラウドの話が出たのが最初のきっかけでした。

本部側が“それなら現場で直接話を聞いてみよう”と背中を押してくれて、導入検討が進みました。

スマートマットクラウドを選んだ決め手は何でしたか？

 現在スマートマットクラウドでどういった物品を管理していますか？

まずはアメニティから優先導入。
回転が早く、数えづらい消耗品を中心に運用

今はフロント管理のアメニティ類が中心です。歯ブラシやヘアブラシ、カミソリ、コットン類など、サイズが小さくて数が多い消耗品ほど、目視で残数をつかみにくいと感じていました。

しかも日々の出入りがかなり激しいので、“いつの間にか減っていた”“気づいた時にはギリギリだった”ということが起きやすい領域でもありました。

スマートマットで管理しているのは、フロント脇に置かれるアメニティ類。小型で種類が多く、回転が早いため、在庫数の把握が難しかった

導入してどのような効果や改善が見られましたか？

棚卸も発注も“データを見るだけ”へ。
対象品目で工数削減、負担とヒューマンエラーが激減

棚卸は本当に景色が変わりましたね。今はスマートマットを設置している品目（全体の約25％）に関しては、CSVにて出力し、残数と発注履歴を照合しています。体感としては数分で終わります。設置している品目に限れば、棚卸工数は大幅削減できていると思いますね。

最初は、データだけで本当に大丈夫か半信半疑でした。3回ほど、CSVの数値と目視をきちんと照合して精度を確認しました。その結果、“これならスマートマットの数値で十分いける”という確証が持てた。ここが大きかったですね。

また、これまでは、月次・季節ごとの使用量データが十分に取れておらず、繁忙期と閑散期で在庫をどう変えるべきか、管理が甘い部分があったと思います。欠品を避けるために多めに在庫を持つ傾向もあり、過剰在庫の可能性を否定できなかった。

今はスマートマットのデータで使用実績を数字として追えるので、繁忙期・閑散期ごとの適正在庫の“答え”を探れるフェーズに入っています。欠品リスクを抑えながら、同時に過剰を減らす。その土台ができた感覚ですね。

スマートマットクラウドを今後どのように活用していく予定ですか？

アメニティ以外へ拡大し、21フロアを一元管理へ。
さらにグループ全体の標準化・最適化も視野に

今はアメニティだけですが、帳票類やパンフレットなど紙類、清掃用資材などにも広げたいと考えています。本館での運用が固まったらANNEX（別館）、そして21フロアの各ステーションへと展開し、ホテル全体で一元管理できる形にしていきたいです。

さらに、藤田観光グループには他のホテルや事業所も多数あります。各拠点の消耗品在庫を可視化し、集中購買システムに集約していくことで、グループ全体の在庫・コスト最適化や発注の標準化につなげられるはずです。

インタビューへのご協力、誠にありがとうございました。新宿ワシントンホテルさまでは、本館1,281室の運営を支えるアメニティ在庫の棚卸・発注がアナログかつ属人的で、“数える仕事”が大きな負担となっていました。スマートマットクラウド導入後は、重量ベースの管理を自然な形でデジタル化でき、設置品目に限れば棚卸・発注の工数を大幅削減。「やり切って帰れる」働き方と、データに基づく適正在庫づくりの土台につながっています。今後の対象拡大やグループ展開に向けても、現場の省力化と安定運営に貢献できるよう、引き続き伴走してまいります。