- 必要な範囲の備品管理ができているか
- 十分な精度で備品管理ができるいるか
- 本来は必要でない管理をおこなっていないか
社内の備品は日々増減があり、持ち出しや返却によってその位置も変化します。
紙やExcelの備品台帳によるアナログな備品管理では正確な管理が難しく、特定の人に管理負担が集中しやすくなります。時間も手間もかかる備品管理はバックオフィス業務の中でも特にDX化をすすめたい業務なのではないでしょうか。
備品管理のDX推進をする際に知っておきたい、備品管理DXツールの種類とその特徴、備品管理ツールの選び方、備品管理DXツールを選ぶ際の注意事項について解説します。
社内の備品管理を効率化できる、間違いないシステムを選びましょう。
DX推進の方法ですが、まず現時点で行なっている備品管理の業務の内容を見直しをします。
のチェックを行います。
備品管理の担当者、備品を使う従業員の両方からヒアリングをおこない、現時点の備品管理の課題を洗い出します。導入するDXツールを比較し選定する際は、この課題を解消できるかどうかが判断基準となります。
備品管理DXツールは、クラウド型の備品データベースが備品台帳の役割を果たし、備品の情報を管理するのが基本です。アプリ機能がある製品は、より備品情報の社内共有が簡単になります。
それに加えて次のようなデジタル技術を使って、備品管理を効率化します。
管理する備品や管理内容によって、複数のツールを使い分けることも可能です。
自社の行なっている備品管理の目的にそった製品を選ばないと、DX推進そのものが失敗に終わるリスクが高まります。
備品管理ツール選びで失敗しないためのポイントを整理しましょう。
一口に備品管理システムといっても、さまざまな製品があり、製品によって機能が異なります。社内で必要な備品管理機能を備えていることが必須条件になります。
検討しているDXツールを導入すると、運用にどのくらい負荷がかかるのか、コストが発生するのか、事前に検討する必要があります。
備品管理システムを導入すると、必ずしも管理にかかる時間が短縮される訳ではありません。
例えばバーコード管理をする場合は、管理物品にバーコード印刷して貼り付けたり、それを読み込む作業が新たに発生します。
RFIDはバーコードよりも作業効率は向上しますが、ICタグを管理する対象にとりつける必要があるため、ランニングコストが他のツールに比べると割高になります。
備品管理システムが会計システム等、社内の既存システムと連携できるかどうかも確認します。社内のITスキルを持つ人材のリソースも考え、無理なく運用できるか確認も必要です。
「スマートマットクラウド」は数量が日々変化する備品の在庫管理を見える化・自動化できる在庫管理システムです。
管理したい備品をスマートマットに載せておくと、あらかじめ設定してあった量より減った際に、管理者にメールを送信します。実際に備品置き場に見に行く必要がなく欠品する前に補充することができるため、補充が必要な消耗品管理に最適です。
現場のあらゆるモノをIoTで見える化し、発注を自動化するDXソリューション「スマートマットクラウド」を使えば、社内の備品管理を効率化できます。スマートマットの上に管理したいモノを載せるだけで設置が完了。
あとはマットが自動でモノの在庫を検知、クラウド上でデータを管理し、適切なタイミングで自動発注してくれます。
お客様の発注先に合わせた文面でメール・FAXの送信が可能です
推移を把握できるグラフで適切な在庫量を判断し、在庫圧縮を促進します
スマートマットはA3サイズ〜A6サイズまでの4サイズ展開。ケーブルレスで、冷蔵庫・冷凍庫利用も可能。
自社システムや他社システムと連携を行い、より在庫管理効率UPを実現します。